Rundum digital Individuelle Digitalisierungsberatung AKDB-Mitarbeitende wie Günter wissen, welche digitalen Lösungen genau zu Ihrer Kommunalstrategie passen. Und unterstützen Sie bei der Auswahl von op- timalen Förderprogrammen. Damit Sie für Ihre Bürger rundum digital aufgestellt sind. www.akdb.de/loesungswelt

Inhalt Ausgabe 03/2025 – März E-Government Digitalisierung: Drei Schlüsselbe- reiche bestimmen die erfolgreiche Verwaltung 2.0 ............................ 8 Interview: Tanja Sepke, dataport.kommunal, über notwendige Investitionen in die Digitalisierung................. 10 Smart City: Rechtliche Fragestellungen für smarte Städte und Regionen ................. 12 Titel Personalwesen: Fokus auf gezielte Weiterbildung und Kompetenzförderung richten .... 14 Interview: Franziska Schott, Stadt Schorndorf, berichtet von den Erfahrungen mit KI im Personalbereich .................... 16 Hannover: Personalmanagement neu ausgerichtet ........................ 20 Interview: Julian Damm, Stadt Borken, über Bewerbungen per WhatsApp ................................. 22 Informationstechnik Clouddienste: Hybride Modelle für mehr digitale Souveränität .. 24 Interview: Norbert Rheindorf, Nagarro, erklärt, worauf es bei der Umsetzung des digitalen Gewerbesteuerbescheids ankommt ................................... 26 Interview: Monika Schmidt, TEK-Service, stellt die Kooperation mit B_I Medien vor ............................................. 28 Dokumentenmanagement: Georgsmarienhütte optimiert Prozesse für medienbruchfreies Arbeiten ..................................... 30 Interview: Torsten Petersson, Kreis Ostholstein, spricht über das ECM-System enaio, das vor 25 Jahren eingeführt wurde....... 32 Plattformen: Behördenüber- greifende Zusammenarbeit erleichtern ................................. 34 Meldewesen: Pilotprojekt, das die Register zweier hessischer Meldebehörden an das Identitäts- datenabrufverfahren beim BVA anbinden will, steht vor uner- warteten Hürden ....................... 36 Politik: Warum es problematisch ist, das Merkmal „Geschlecht“ als Anfragekriterium für die einfache Melderegisterauskunft zu streichen ............................... 38 Praxis Heidelberg/Karlsruhe: Voicebots verbessern den Bürgerservice .... 40 Bad Oeynhausen: Zur Abwicklung von Widersprüchen im Rahmen der Grundsteuer- reform kommt KI-Prozessauto- matisierung in Kombination mit einem lokalen LLM zum Einsatz ....................................... 42 Spezial E-Payment: Markt für Bezahl- systeme unterliegt einem raschen Wandel ......................... 44 Kasse: Wie sich die Zunahme des bargeldlosen Zahlungsverkehrs im Kontext der Gebührenkasse auf die Kommunen auswirkt ..... 46 Schwarzwald-Baar-Kreis: Zahlungsabwicklung mit Kassenautomat .......................... 48 Interview: Joachim Schmalzl, EPI und DSGV, spricht über die Eignung von Wero für Kommunen ................................ 50 Rubriken: Editorial ...................................... 3 News ........................................... 6 IT-Guide .................................... 51 Vorschau, Impressum ............... 58 Personal finden und binden Fachkräftemangel und Budgetknappheit zwingen Verwaltungen, von traditionellen Personalstrate- gien abzurücken. Schorndorf setzt auf KI-Unter- stützung, Borken auf Bewerbungen per Whats- App und Hannover richtet sein Personalmanage- ment strategisch neu aus. ab Seite 14 4 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

News News-Ticker Sachsen: Neue CIO für den Freistaat Daniela Dylakiewicz ist neue CIO des Freistaats Sach- sen. Sie strebt nach eigenen Angaben eine enge Zusam- menarbeit mit den Kommunen des Landes an. • www.sk.sachsen.de OZG: Aufenthalt erreicht Milestones Das OZG-Projekt „Aufenthalt“ hat die Vorgaben des OZG-Verwaltungsabkommens erfüllt. Inzwischen nut- zen über 270 Ausländerbehörden die digitalen Dienste. • https://mik.brandenburg.de Nürnberg: Werbung für Onlineservices 215.000 Behördengänge könnten in Nürnberg pro Jahr online erledigt werden. Eine Kampagne wirbt jetzt für die digitalen Bürgerservices. • www.nuernberg.de Freiburg: Sensoren für Sicherheit In der Freiburger Innenstadt sollen künftig Sensoren die Bewegungsströme der Besucher messen. Notfälle sollen so schneller erkannt werden. • www.freiburg.de Bayern Digitaler Datenaustausch Im Freistaat Bayern werden wich- tige Dokumente zwischen den Äm- tern für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, Grundbuchämtern und Notaren digital übermittelt. Möglich wird dieser beschleunigte digitale Datenaustausch durch den Einsatz des besonderen elektroni- schen Behördenpostfachs (beBPo), das sich durch besondere IT-Sicher- heit auszeichnet und rechtssicher ist, wie das Bayerische Staatsministeri- um der Finanzen betont. Bereits seit vielen Jahren gibt es einen vollauto- matischen Datenaustausch zwischen Grundbuch und Liegenschaftska- taster. Das neue Verfahren kommt nun dort zum Einsatz, wo aus recht- lichen Gründen noch Urkunden und amtliche Dokumente ausgetauscht werden müssen. „Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen profi- tieren von der Beschleunigung des Grundstücksverkehrs. Das ist ein weiterer wichtiger Schritt zur Digita- lisierung der Verwaltung in Bayern“, so Finanz- und Heimatminister Albert Füracker. www.stmfh.bayern.de Bonn X nur noch im Notfall Hannover Chatbot zur Grundsteuer Die Stadt Bonn hat seit Anfang Februar ihren Kanal beim Kurznach- richtendienst X (ehemals Twitter) ruhend gestellt. Der Kanal bleibt nach Angaben der Stadt bestehen, soll aber künftig nur noch für Eil- meldungen in Notfällen genutzt werden, etwa bei Bombenfunden oder bei größeren Schadensereignis- sen. Mit diesem Schritt schließt sich die Bundesstadt anderen Kommu- nen an, die sich von der Plattform zurückgezogen haben. Darunter sind beispielsweise der Kreis Soest, Städte wie Karlsruhe und Mainz und verschiedene staatliche Institutio- nen auf Landes- und Bundesebene. In den vergangenen Monaten habe sich die Plattform X zunehmend zu einem Ort entwickelt, an dem Desinformation, Hassrede und un- demokratische Tendenzen verstärkt auftreten, so die Stadt Bonn zur Erklärung ihres Schritts. www.bonn.de Die Landeshauptstadt Hannover hat einen auf Künstlicher Intelli- genz basierenden Chatbot in Be- trieb genommen, der Fragen zur Grundsteuerreform beantwortet. Der digitale Assistent, der sich derzeit in einer Pilotphase befindet, gibt Auskunft zu verschiedenen Aspekten der Grundsteuer: Bürge- rinnen und Bürger können zum Bei- spiel fragen, an wen sie sich wenden müssen, wenn der Bescheid vom Fi- nanzamt falsche Daten enthält oder der Grundsteuerbetrag zu hoch ist. Der digitale Assistent erklärt auch das neue Berechnungsmodell für die Grundsteuer und informiert über Einspruchs- und Zahlungs- fristen. Während der Pilotphase wird der Chatbot nach Angaben der Stadt kontinuierlich optimiert. Die Stadtverwaltung bittet die Nutzer ausdrücklich um Feedback, um den innovativen Service zu verbessern. www.hannover.de KGSt KI im Personalmanagement Die Kommunale Gemeinschafts- stelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat ihren Bericht „Künstli- che Intelligenz im Personalmanage- ment“ vorgelegt. Dieser beleuchtet die verschiedenen Einsatzmöglich- keiten von KI entlang des gesamten Personalmanagement-Zyklus – von der Personalplanung über die Per- sonalgewinnung und -auswahl bis hin zur Personalentwicklung und -bindung. Dabei werden sowohl Chancen als auch mögliche Risiken und ethische Aspekte diskutiert. „Künstliche Intelligenz wird die Ar- beitswelt in den kommenden Jahren grundlegend verändern. Gerade für Kommunen, die oft unter Personal- mangel und knappen Ressourcen leiden, bietet KI enorme Chancen. Mit unserem Bericht wollen wir die Kommunen ermutigen und befähi- gen, diese Potenziale zu nutzen“, sagt Klaus Effing, Geschäftsführer der KGSt. Künstliche Intelligenz könne Personalverantwortliche von vielen zeitraubenden Routineauf- gaben entlasten. So bleibe mehr Zeit für die wertschöpfende Arbeit mit den Menschen. Gleichzeitig sei es wichtig, dass der Einsatz von KI verantwortungsvoll und nach ethischen Grundsätzen erfolgt. Dafür wolle der Bericht besonders sensibilisieren. www.kgst.de 6 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Digitalisierung Drei Schlüssel Klaus Werner Die Herausforderungen des digitalen Wandels sind komplex, die Chancen jedoch immens. Für eine erfolgreiche Verwaltung 2.0 sind drei Schlüsselbereiche entscheidend: digitale Souveränität, Cybersicherheit und Künstliche Intelligenz. der digitalen Welt zu bewahren und durchzusetzen. Wir benötigen einen klaren rechtlichen Rahmen, der unsere europäischen Werte widerspiegelt. Dieser Rahmen muss einerseits . I A - o t t n A / m o c . e b o d a k c o t s Entsprechende Projekte zwischen Industrie, Forschung und Start-ups können dazu beitragen, digitale Innovationen schneller zur Markt- reife zu bringen. Die Telekom un- terstützt solche Initiativen aktiv, beispielsweise durch ihre T-Labs, die unter anderem In- novationen im Bereich des Quantumnetzes, also die Integration von Quantentechno- logien in kommerzielle Telekommunikations- netze, und im Bereich Cybersicherheit vo- rantreiben. Darüber hinaus hat der Kon- zern mit Teuken-7B als erstes Unternehmen ein kommerzielles An- gebot von OpenGPT- X. Dieses KI-Modell Made in Ger- many stärkt digitale Souveränität für Behörden und Unternehmen. Eine souveräne digitale Verwal- tung braucht eine leistungsfähige und sichere Infrastruktur. Der Ausbau von Glasfasernetzen und 5G-Technologie ist dabei von entscheidender Bedeutung. Die Telekom investiert massiv in diese Bereiche, um eine zukunftssichere Grundlage für die Digitalisierung Deutschlands und der Verwaltung zu schaffen. B ei der Digitalisierung braucht die öffentliche Verwaltung den entschei- denden Sprung nach vorne. Seit vier Jahren leben wir in Europas digita- ler Dekade. Mit diesem Politikpro- gramm plant die EU-Kommission den digitalen Wandel in Europa bis 2030. An dieser Aufgabe gilt es, gemeinsam und noch intensiver zu arbeiten. Die He- rausforderungen sind komplex. Jedoch sind die Chancen, die sich daraus ergeben, im- mens. Drei Schlüssel- bereiche sind für eine erfolgreiche Verwal- tung 2.0 unerlässlich: digitale Souveränität, Cybersicherheit und der Einsatz Künstlicher Intelligenz. D i e d i g i t a l e S o u v e r ä n i t ä t Deutschlands und Europas muss in den Mittelpunkt all unserer Be- mühungen rücken. Es geht darum, unabhängiger von Technologien anderer Wirtschaftsräume zu wer- den und verstärkt auf eigene euro- päische Entwicklungen zu setzen. Dies ist nicht nur eine technolo- gische Herausforderung, sondern eine strategische Notwendigkeit, um unsere Werte und Standards in Europas digitale Dekade für mehr Souveränität. Innovationen fördern, andererseits aber auch den Schutz von Daten und Privatsphäre gewährleisten. Die DSGVO war hier ein wichtiger erster Schritt. Wir müssen jedoch weitergehen und spezifische Rege- lungen für neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) oder Smart-City-Lösungen auf Basis des Internets der Dinge entwickeln. Um digitale Souveränität zu er- reichen, ist eine interdisziplinäre Zusammenarbeit unerlässlich. Co- Creation steht für dieses Prinzip. 8 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Interview Wie Digitalisierung hilft Die Digitalisierung hilft den Kommunen, Ressourcenengpässe auszugleichen. Sie erfordert allerdings Anfangsinvestitionen. Warum diese gerechtfertigt sind, erläutert Tanja Sepke, Abteilungsleiterin Kommunale Geschäftsfeldentwicklung bei dataport.kommunal. Frau Sepke, bundesweit erschweren knappe Ressourcen den Kommunen zu- nehmend die Aufgabenerfüllung. Welche Auswirkungen hat das Ihrer Beobach- tung nach? Die Ressourcenknappheit betrifft insbesondere den finanziellen und den personellen Bereich. Zu den personellen Herausforderungen zählt der demografische Wandel. Hinzu kommt der zunehmende Fachkräftemangel, der es erschwert, vakante Stellen zu besetzen. Diese personellen He rausforderungen wirken sich direkt auf die Leis- tungsfähigkeit der Kommunen aus. Die finanziellen Ressourcen wiederum werden durch sinkende Steuereinnahmen, steigende Sozi- alausgaben und die zunehmende Schuldenlast knapp. All das wird sich in den kommenden Jahren kaum zum Besseren wenden. Inwiefern beeinflusst der Fachkräfte- mangel die digitale Transformation in den Kommunen? Da es den Kommunen an Fachkräf- ten für IT und digitale Technologien sowie für Projektmanagement, Change Management und Prozess- optimierung mangelt, verzögert sich die Entwicklung und Umset- zung digitaler Dienstleistungen. Dies wiederum erschwert es den Kommunen, zeitnah effizienter und bürgerfreundlicher zu werden. Durch die jahrelangen Engpässe entstehen zudem immer mehr Wissenslücken. Es bleibt noch we- niger Zeit, das vorhandene Personal gründlich zu schulen, was sich ne- gativ auf die Entscheidungsfindung bei digitalen Strategien auswirken kann. Was sind die häufigsten Vorbehalte ge- genüber der digitalen Transformation? Oft wird angenommen, dass sie zu teuer ist. Zwar ist eine Anfangsin- vestition erforderlich. Langfristig führt die digitale Transformation allerdings zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und verbes- serten Dienstleistungen, was die anfänglichen Ausgaben rechtfer- tigt und sogar amortisieren kann. Um Kosten zu sparen, empfiehlt sich übrigens die interkommunale Zusammenarbeit. Gleich mehrere Kommunen können dann die glei- che Lösung nutzen und sich bei Personalengpässen übergreifend aushelfen. Häufig wird außerdem angenommen, dass die digitale Transformation eine reine Techno- logiefrage ist. Tatsächlich geht es aber vor allem darum, wie Techno- logien genutzt werden können, um Dienstleistungen zu verbessern, Prozesse zu optimieren und somit l a n u m m o k . t r o p a t a d Tanja Sepke eine innovative Verwaltungskultur zu fördern. Mit welchen Lösungen unterstützt Data- port die Kommunen? Dataport verfügt über ein breites Produktportfolio speziell für Kom- munen. Mit dITBetrieb bieten wir beispielsweise eine Lösung für eine sichere IT-Infrastruktur in den Verwaltungen. Sie deckt von der Beschaffung und Einrichtung der Endgeräte über den sicheren Be- trieb der Fachanwendungen bis hin zum Virenschutz alles Wichtige ab. Auch das komplette Outsourcing des IT-Betriebs ist möglich. Ein an- deres Beispiel ist die dDataBox. Sie gewährleistet einen sicheren Da- tenaustausch ohne E-Mail-Versand, unsichere Plattformen oder Daten- 10 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Smart City Rechtliche Fragen Lisa Angela Gut/Jana Kutscher/Sophia Weber Was ist bei der Vergabe von innovativen Lösungen zu beachten? Wie können Kommunen mit- einander kooperieren? Und wie kann sichergestellt werden, dass Daten rechtssicher erhoben werden? Auch mit solchen Fragen müssen sich smarte Städte und Regionen beschäftigen. Die FAQ beantworten generelle vergaberechtliche Fragestellungen bis hin zu spezifischen Themen wie zur Beschaffung von innovativen Lösungen und Open-Source-Soft- ware. Im Bereich Smart City geht es oft um technische Neuerungen. Hier stellt sich häufig die Frage, wie I m Bereich Smart City stehen Kommunen nicht nur vor tech- nischen Herausforderungen, auch rechtliche Hürden und Vorga- ben sind zu meistern. Um hier Un- terstützung zu bieten, begleitet die Kanzlei Becker Büttner Held als Teil der Koordinierungs- und Transfer- stelle Modellprojekte Smart Cities die vom Bund geförderten M o d e l l p r o j e k t e Smart Cities. Zudem bereitet sie zentrale Rechtsfragen für a l l e K o m m u n e n auf. In diesem Zu- sammenhang sind die FAQ „Recht“, das vom Bundes- institut für Bau-, Stadt- und Raum- forschung (BBSR) he rausgegebene Dossier „Koopera- tionen zur Umsetzung von Smart- City-Projekten“ und eine Musterko- operationsvereinbarung erschienen. Smart-City-Projekte warten auch mit rechtlichen Hürden auf. Leistungen ausgeschrieben werden können, die erst noch entwickelt werden müssen und deren Inhalte noch nicht konkret beschreibbar sind. Drei Verfahren bieten sich an: das Verhandlungsverfahren, der wettbewerbliche Dialog oder die Innovationspartnerschaft. Alle drei Verfahren sind in den FAQ über- blicksartig beschrieben. Mit Blick auf mögliche Betreiber- modelle für Smart-City-Projekte muss eine Kommune entscheiden, Die FAQ „Recht“ sind eine Zu- sammenstellung von Antworten auf konkrete Fragen der Modellprojekte Smart Cities. Sie haben also eine hohe praktische Relevanz für alle Kommunen, die sich im Bereich Smart City engagieren, und gliedern sich in drei Bereiche: Vergaberecht, Betreibermodelle und Datenschutz. . i k i D / m o c . e b o d a k c o t s welche Rolle sie einnehmen möch- te: Beispielsweise kann der Betrieb durch einen Dienstleister erfolgen, die Komponenten, Lösungen und Software verbleiben jedoch bei der Kommune. Es ist aber gleichfalls denkbar, dass auch der Betrieb durch die Kommune selbst er- folgt. Bei der Wahl eines Betreibermodells ist das Ge- meindewirtschaftsrecht zu beachten. Es gilt, wenn sich Kommunen und kommunale Unternehmen wirtschaft- lich betätigen möchten. Bei Smart-City-Projekten können sich zudem neue Geschäftsmodelle ergeben, zum Beispiel Einnahmen über geschaltete Werbung bei einer Smart-City-App. Wer Fördermittel für Smart- City-Projekte erhält, muss in diesen Fällen genau prüfen, ob die Förderbedingungen die Ge- winnerzielung erlauben, und darf auch das Beihilferecht nicht aus den Augen verlieren. Denn dieses kann dem eigenen Handeln Gren- zen setzen. Auch die Frage, unter welchen Bedingungen eine Kommune für die Mitnutzung von smarten Lösungen Gebühren verlangen kann, stellt sich in der Praxis der Smart-City-Kommunen häufig. In 12 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Personalwesen Fähigkeiten fördern Marc Oliver Nissen Fachkräftemangel und Budgetknappheit zwingen Verwaltungen, von traditionellen Perso- nalstrategien abzurücken. Statt starrer Anforderungsprofile und Formalitäten sollte der Fokus auf der gezielten Weiterbildung und Kompetenzförderung von Mitarbeitenden liegen. D er öffentliche Dienst kämpft mit einem zu- nehmenden Fachkräfte- mangel bei gleichzeitig sinkenden Personalbudgets. Die Dynamik des Arbeitsmarkts und der Wettbewerb um Talente machen es notwendig, traditionelle Personalstrategien zu überdenken. Starre Anforde- rungsprofile verlieren in diesem Zusammenhang an Bedeutung. Stattdessen rücken Fähigkeiten als flexible und zeitgemäße Währung in den Vordergrund. Diese werden idealerweise durch gezielte Weiter- bildungen erworben. Die Leistungsfähigkeit deutscher Kommunen und ihr Beitrag zur Bewältigung zentraler Herausfor- derungen wie Klimawandel und Digitalisierung hängen maßgeblich von den personellen Ressourcen in der Verwaltung ab. Das betrifft sowohl die Anzahl der verfügbaren Stellen als auch die Qualifikationen und Fähigkeiten des Personals. Allerdings gehen rund zwei Drittel der Kommunen laut KfW-Kommu- nalpanel davon aus, dass knappe Finanzmittel die Personalsituation in planungsrelevanten Bereichen weiter verschärfen werden. Zudem sind fast 30 Prozent der Beschäf- tigten im kommunalen Dienst bereits 55 Jahre oder älter und werden in den kommenden zehn t t a t s k r e w t s a r t n o c / m o c . e b o d a k c o t s . Gezielte Weiterbildung ist das Gebot der Stunde. Jahren altersbedingt ausscheiden, was den Druck auf die Nachbeset- zung der Stellen erheblich erhöht. Gleichzeitig ist die Arbeit in der Verwaltung komplexer geworden, was die Nachfrage nach hochquali- fizierten Fachkräften weiter steigen lässt. Angesichts der zunehmenden Komplexität der Aufgaben wird es für Kommunen daher immer wich- tiger, Fachkräfte mit spezifischen Fähigkeiten einzusetzen. Mit Blick auf diese doppelte He- rausforderung – Fachkräftemangel und Budgetknappheit – ist die Weiterentwicklung des Personal- bestands das Gebot der Stunde. Durch gezielte Weiterbildung wer- den Mitarbeitende fit gemacht für neue Herausforderungen und sich wandelnde Aufgabenbereiche. Die richtigen Personen kommen an die richtigen Stellen und tragen zu ei- ner leistungsfähigeren Verwaltung bei. Gleichzeitig macht eine aktive Weiterbildungsstrategie den öffent- lichen Dienst zu einem attraktiven Arbeitgeber, der sich engagiert um die Fortentwicklung seiner Arbeits- kräfte kümmert und flexible Kar- rierechancen bietet. Ein wichtiger Pull-Faktor auf dem Arbeitsmarkt, auf dem der öffentliche Dienst mit der Privatwirtschaft insbesondere um höher Qualifizierte konkurriert und oftmals aufgrund von Image- problemen wie „schlechtere Be- zahlung“ oder „starre Hierarchien” den Kürzeren zieht. Hochwertige Weiterbildungsangebote im On- linebereich bieten eine Möglichkeit, 14 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Interview KI schafft Entlastung Die Stadt Schorndorf setzt unter anderem im Personalbereich auf Künstliche Intelligenz. Über die Vorteile und bisherigen Erfahrungen berichtet Franziska Schott, stellvertretende Leiterin des Fachbereichs Personal und Organisation, im Kommune21-Interview. Frau Schott, um die Mitarbeitenden im Personalmanagement zu unterstützen, setzt die Stadt Schorndorf seit einiger Zeit auch auf Künstliche Intelligenz. Wie kam es dazu? Die Idee, Künstliche Intelligenz im Personalmanagement unserer Stadt einzusetzen, entstand Ende 2022 durch erste Berührungspunkte mit ChatGPT. Ein Newsfeed brachte damals Meldungen über einen KI-gesteuerten Chatbot, der men- schenähnliche Antworten geben kann. Neugierig probierte ich das Tool aus – und schnell wurde klar: Das brauchen wir für unsere Arbeit. Ähnlich ging es unserem Leiter der Stabsstelle Digitalisierung, Philipp Stolz. In Gesprächen mit Kolle- ginnen und Kollegen tauchte das Thema immer wieder auf. Während erstes Schwerpunktthema wählte. Damit nahm das ganze Vorhaben richtig Fahrt auf. An welchen Stellen im Personalmanage- mentzyklus wird die KI in Schorndorf konkret eingesetzt? Wir haben zum Beispiel ein Jahr lang das KI-gestützte Tool Aivy ge- testet, das uns bei der Bewerberaus- wahl half. Dadurch erhielten wir da- tenbasierte Einblicke und konnten fundiertere Entscheidungen treffen. Im Bereich Personalmarketing und Weiterbildung dient ChatGPT als intelligenter Assistent, insbeson- dere bei der Planung und Durch- führung von Workshops sowie bei internen Fortbildungen. Aber auch im Erstellen von Stellenausschrei- bungen ist es uns eine große Hilfe. f r o d n r o h c S t d a t S Franziska Schott die richtige Formulierung einer Stellenausschreibung nachdenkt, seufzt der Kollege nebenan über die immer gleichen Standardtexte. Die KI hilft uns genau hier – sie nimmt uns Routineaufgaben ab und schafft Raum für das Wesentliche. „Die KI nimmt uns Routineaufgaben ab und schafft Raum für das Wesentliche.“ einige ChatGPT bereits für private Zwecke nutzten – zum Beispiel zur Reiseplanung, stellten wir uns in der Verwaltung die Frage: Wie kann uns das Tool konkret unterstützen? Und dürfen wir es einfach in der Arbeit verwenden? Diese Überle- gungen führten dazu, dass unser neu gestartetes Format Brunch and Learn Anfang 2023 ChatGPT als Bei der Personalbindung und bei Alltagsschreiben erleichtert uns KI die tägliche Kommunikation – sei es beim Formulieren von Glück- wunschschreiben oder anderen wiederkehrenden Texten. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Abwechslung und Quali- tät. Man kann es sich so vorstellen: Während eine Kollegin noch über Was war zu tun, um dem Einsatz von KI in Schorndorf den Weg zu ebnen? Um den stadtweiten Einsatz von KI zu ermöglichen, hat die Stabsstelle Digitalisierung gezielt entsprechen- de Rahmenbedingungen geschaffen. Ein erster wichtiger Schritt war das Brunch-and-Learn-Format, bei dem sich Mitarbeitende in lockerer 16 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Interview Bei der Erstellung der Dienstanwei- sung war es uns und dem Personal- rat besonders wichtig, Ängste ge- genüber KI gar nicht erst entstehen zu lassen. Deshalb sind Schulungen verpflichtend, bevor zum Beispiel ChatGPT in der Arbeit genutzt wer- den darf. In zwei Stunden werden zunächst die theoretischen Grund- lagen zu KI vermittelt, bevor wir mit praktischen Beispielen die An- wendung zeigen – natürlich immer im Einklang mit den Regelungen der Dienstanweisung. Gerade das die Arbeitsbelastung nachhaltig zu reduzieren. Zur Recruiting-Unterstützung nutzt Schorndorf ebenfalls eine KI-Lösung, dabei kommen auch Gamification- Elemente zum Einsatz: Wie genau kann man sich das vorstellen? Wir setzen im Recruiting auf die KI-gestützte HR-Software Aivy, die wissenschaftlich fundierte, daten- schutzkonforme Lösungen bietet, um eine bessere und objektivere individuelle Stärken einzugehen – ein klarer Vorteil gegenüber rein lebenslauforientierten Auswahl- prozessen. Welche Vorteile zieht die Stadt aus der neuen Art der Bewerbersuche? Durch den Einsatz von KI in der Be- werbersuche profitieren wir vor al- lem bei zwei Punkten: einer attrak- tiveren und breiteren Ansprache so- wie fundierteren Entscheidungen. Gamebased Assessments machen „Gamebased Assessments machen den Bewerbungsprozess moderner und ansprechender.“ praktische Ausprobieren hat dazu beigetragen, dass ChatGPT gro- ßen Anklang gefunden hat. Stand heute haben wir bereits mehr als die Hälfte unserer Mitarbeitenden geschult. Ein wesentlicher Erfolgs- faktor ist die enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichsleitungen, die uns aktiv unterstützen und bei Unsicherheiten direkt in ihren Be- reichen reagieren können. Unsere Botschaft ist klar: KI soll entlasten, nicht ersetzen. Angesichts der Tat- sache, dass wir künftig nicht mehr alle Stellen besetzen können, bietet sie uns eine wertvolle Lösung, um Profil Schorndorf Bundesland: Baden-Württemberg Landkreis: Rems-Murr-Kreis Einwohnerzahl: 40.000 Oberbürgermeister: Bernd Hornikel (parteilos) Web-Präsenz: www.schorndorf.de Weiteres Projekt: Die Stadt Schorndorf hat vor rund einem Jahr ihre Poststelle digitalisiert. Alle ein- gehende Post wird seitdem eingescannt und digital an die zuständigen Fachbereiche übermittelt. Personalauswahl zu ermöglichen. Mit wenigen Klicks wird dabei zunächst ein objektives Anforde- rungsprofil für die offene Stelle erstellt. Dazu befragt Aivy mindes- tens drei Expertinnen und Experten über einen speziellen Fragebogen. Auf Basis dieses Profils schlägt das Tool dann Gamebased Assessments vor – spielerische Challenges, die gezielt die für die Stelle relevanten Eigenschaften testen. Was bringt das? Bewerbende erhalten ein persön- liches Stärkenprofil, das ihnen wert- volle Einblicke in ihre Fähigkeiten gibt. Und wir als Stadt sehen, wie gut die Person zur ausgeschrie- benen Stelle passt. Während der Bewerbungsphase behalten wir den persönlichen Austausch bei, indem wir die gesamte Kommunikation weiterhin über unser Bewerberma- nagementsystem abwickeln. Am Ende steht eine fundierte Entschei- dung: Passt die Person zur Stelle? Gleichzeitig ermöglicht uns das Verfahren, im Gespräch gezielt auf den Bewerbungsprozess moderner und ansprechender, insbesondere für jüngere Zielgruppen. Dadurch erreichen wir mehr potenzielle Be- werbende und erhöhen die Chance, passende Talente für uns zu gewin- nen. Und dank der objektiven An- forderungsprofile und der spieleri- schen Eignungsdiagnostik erhalten wir eine bessere Einschätzung der tatsächlichen Fähigkeiten – unab- hängig von formalen Qualifikatio- nen oder klassischen Lebensläufen. Das führt zu einer nachhaltigeren Personalauswahl und langfristig höherer Jobzufriedenheit. Wie würden Sie die bisherigen Erfahrun- gen der Stadt Schorndorf mit den KI- basierten Lösungen im Personalbereich zusammenfassen? Unsere bisherigen Erfahrungen mit KI-basierten Lösungen im Perso- nalbereich sind vielversprechend, aber noch nicht optimal integriert. Inhaltlich bieten die Tools wertvol- le Unterstützung, doch es gibt noch zu viele Brüche in den Abläufen, was den Aufwand aktuell recht 18 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Hannover Prozesse vereinfacht Maren Warnecke Die Stadt Hannover arbeitet an der Neuausrichtung ihres Personalmanagements. Zentraler Bestandteil ist die Einführung eines digitalen Bewerbungsmanagementsystems und eines modernen Karriereportals. Beide Maßnahmen wurden 2024 realisiert. D i e Re k r u t i e r u n g u n d langfristige Bindung von Fachkräften sind entschei- dend, um die Funktionsfähigkeit des öffentlichen Diensts nachhaltig zu sichern. Daher arbeitet die nie- dersächsische Landeshauptstadt Hannover (LHH) unter dem Titel „Zukunft Personal – Masterplan 2025“ intensiv an der Neuausrich- tung ihres Personalmanagements. Ein zentraler Bestandteil des Kon- zepts ist die Einführung des digi- talen Bewerbungsmanagementsys- tems NOLIS | Recruiting und eines modernen Karriereportals. Nach umfassender Vorbereitung wurden beide Maßnahmen im vergangenen Jahr erfolgreich realisiert. „Damit soll eine hohe Prozess- qualität und die unmittelbare Aus- kunft über den Bewerbungsstand gewährleistet werden. Wir verbes- sern die Qualität und Effektivität der Fachkräftegewinnung und ge- stalten unser Personalwesen ser- viceorientierter“, erklärte Matthias Görn, Fachbereichsleiter Personal und Organisation bei der LHH, bei einer Pressekonferenz im vergan- genen Jahr. Mit rund 12.000 Mitarbeitenden ist die Stadtverwaltung Hannover eine der größten Arbeitgeberinnen der niedersächsischen Landes- r e v o n n a H t d a t s t p u a h s e d n a L Hannover: Serviceorientierung im Recruiting verbessert. hauptstadt. Entsprechend heraus- fordernd war die Einführung einer neuen Recruiting-Software. „Die hohe Anzahl der betroffenen und zu involvierenden Personen, die teils zentralen und teils dezentra- len Strukturen sowie die insgesamt circa 20 Personalstellen haben dem Projekt eine hohe Komplexität verliehen“, erinnert sich Franziska Siebert, Leiterin des KarriereCen- ters der LHH. In enger Zusammenarbeit mit Softwareanbieter NOLIS wurde da- her ein maßgeschneiderter Projekt- plan erstellt, der sich aufgrund der spezifischen Rahmenbedingungen deutlich von anderen Einführungs- projekten abhob. „Uns war von Anfang an klar, dass unsere übliche Vorgehensweise bei der Einführung von NOLIS | Recruiting für die Lan- deshauptstadt Hannover nicht zum gewünschten Ergebnis führen wür- de. Während wir in anderen Projek- ten regelmäßig zwischen zehn und 50 Personen schulen, brauchte es hier ein Schulungskonzept für mehr als 350 Personen. Hinzu kamen notwendige Weiterentwicklungs- maßnahmen an der Software, um den Anforderungen einer Verwal- tung dieser Größenordnung gerecht zu werden“, erklärt Kira Metzlaff, Produktmanagerin von NOLIS | Recruiting. Ein wesentlicher Faktor war dabei die Erweiterung der ohnehin schon umfassenden Berechtigungssteue- rung. Während in vielen Kommu- nen die Verwaltung und Organisati- on von Stellenbesetzungsverfahren zentral gesteuert wird, ist diese Aufgabe bei der LHH aufgrund der 20 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Interview Mobile Recruiting Seit August vergangenen Jahres nimmt die Stadt Borken Bewerbungen auf offene Stellen auch per WhatsApp entgegen. Julian Damm, Leiter des Fachbereichs Personal, Organisation, Zentrale Dienste, spricht über erste Erfahrungen. Herr Damm, die Stadt Borken nimmt seit August 2024 Bewerbungen auf offene Stellen auch per WhatsApp ent- gegen. Was sprach dafür, dieses Angebot zu machen? Bereits seit 2018 setzen wir ein On- linebewerbungsportal für unser Re- cruiting ein. Die Einführung eines Mobile-Recruiting-Systems war für uns der nächste logische und wich- tige Schritt, um Bewerberinnen und Bewerber schnell und einfach errei- chen zu können. WhatsApp wird in Deutschland fast flächendeckend verwendet. Auch zur Jobsuche nutzen Bewerberinnen und Bewer- ber zunehmend mobile Endgeräte wie das Smartphone oder Tablet. Ist die passende Stelle gefunden, ist die WhatsApp-Bewerbung ein möglicher schneller Weg. Der kurze Draht ist heute oftmals entschei- dend. Auf dem Bewerbermarkt gilt es, Barrieren für die Bewerberin oder den Bewerber abzubauen und die Reaktionszeiten zu verkürzen. Im WhatsApp-Chat mit der Stadt- verwaltung werden schrittweise für den Bewerbungsprozess relevante Daten durch einen Chatbot abge- fragt: Bewerberinnen und Bewerber können sich dort vorstellen und Unterlagen wie den Lebenslauf unkompliziert hochladen. Es findet also ein virtuelles Gespräch statt, das auch unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortge- setzt werden kann. Alles in allem also eine unkomplizierte Art der Bewerbung. Wie lautet Ihre Zwischenbilanz? Wir sind froh über die Einführung der WhatsApp-Bewerbung und möchten auch weiterhin daran festhalten. In einigen Stellenbeset- zungsverfahren konnten wir bereits die Anzahl der Bewerbungen durch das Mobile-Recruiting-System erhö- hen. Dies gilt insbesondere für Be- rufsgruppen, die ein einfaches Be- werbungsverfahren gewohnt sind, also vor allem im handwerklich- technischen Bereich oder bei den Praktikantinnen und Praktikanten. Gab es Hindernisse, die im Vorfeld nicht abzusehen waren? Die über WhatsApp eintreffenden Bewerbungen unterscheiden sich oftmals qualitativ von den regulären Onlinebewerbungen, die über unser Bewerbermanagementsystem ein- gehen. Der große Vorteil liegt darin, dass wir eine breitere Zielgruppe erreichen und Bewerbungen schnel- ler erhalten. Allerdings fehlen häufig wichtige Unterlagen wie der Lebenslauf oder Nachweise über berufliche Qualifikationen, da diese bei einer WhatsApp-Bewerbung e z e i m a d e M i / n e k r o B t d a t S Julian Damm nicht verpflichtend und auch nicht immer direkt auf dem mobilen Endgerät verfügbar sind. Um dieses Problem zu lösen, haben wir den Bewerbungsprozess optimiert und zusätzliche Fragen in den Whats- App-Chat integriert – beispielswei- se zur erlernten Berufsausbildung. So können wir frühzeitig prüfen, ob eine Bewerbung vielversprechend ist und gegebenenfalls fehlende Unterlagen anfragen. Was würden Sie anderen Kommunen raten, die mit dem Gedanken spielen, einen solchen Service anzubieten? Machen Sie sich über die zuvor ge- nannten Hindernisse Gedanken und stellen Sie sich darauf ein, dass sich die Bewerbungen vermutlich von den regulären Bewerbungen unter- 22 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Clouddienste Datenhoheit behalten F. Abolhassan / C. Knackfuß-Nikolic Da die Abhängigkeit von außereuropäischen Tech-Giganten zum Risiko für sensible Verwal- tungsdaten werden kann, muss der Public Sector seine digitale Infrastruktur souverän ausbau- en. Mit hybriden Cloudmodellen können eigenständige und marktfähige Lösungen entstehen. tät mit der Datenschutz-Grundver- ordnung (DSGVO), indem die Da- ten ausschließlich in europäischen Rechenzentren gespeichert und ver- arbeitet werden. Hinzu kommt ein flexibles Ressourcenmanagement: Unabhängige Cloudlösungen stärken Europas digitale Souveränität. Je nach Auslastung ist es möglich, die benötigten Cloudressourcen zu skalieren, sodass nur Kosten für die tatsächlich benötigten anfallen. Standardisierte Schnittstellen er- leichtern außerdem die behörden- übergreifende Zusammenarbeit. Eine zentrale Hilfestellung sind souveräne Cloudlösungen, die spe- ziell auf die Anforderungen öffent- licher Einrichtungen zugeschnitten sind. Mit ihnen behalten die Behör- den beispielsweise im gesamten Prozess – von der Speicherung bis zur Verarbeitung – die volle Hoheit über ihre Daten. Auch garantieren solche Anwendungen die Konformi- Um eine Auswahl an Lösungen mit diesen und weiteren vorteilhaf- ten Kriterien zu generieren, wurde das EU-Förderprogramm 8ra ins Leben gerufen. Die Initiative will eine souveräne europäische Cloud- Edge-Infrastruktur aufbauen und vereint dazu über 150 europäische Partner. Da sie sichere Cloud- und Davon können auch Kommu- nen auf unterschiedliche Weise profitieren. Um Daten in Echtzeit zu erhalten, braucht es – wie bei herkömmlichen Cloudsystemen – Sensoren, die beispielsweise in Straßen, Ampeln oder öffentlichen Verkehrsmitteln installiert werden. Anders als herkömmliche Cloud- 24 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de D ie digitale Transformation der öffentlichen Verwal- tung ist eine vielschichtige Herausforderung. Zum einen müs- sen die Behörden ihre Dienstleis- tungen im Sinne der Bürgerinnen und Bürger modernisie- ren, die leicht zugängli- che und sichere digitale Services erwarten. Zum anderen muss der Pub- lic Sector seine digitale Souveränität stärken. Um so mehr gilt das mit Blick auf die geopoliti- schen Spannungen und zunehmenden Cyber- bedrohungen: Europa muss seine digitale Zu- kunft selbstbestimmt gestalten. Die Abhängigkeit von außereuropäischen Tech-Giganten kann demgegenüber zum Risiko für sensible Verwaltungsdaten werden. Wie gelingt öffentlichen Einrich- tungen dieser Spagat? a y a t t i t r A / m o c . e b o d a k c o t s . Edge-Technologien auf europäi- scher Ebene fördert, trägt sie zur Entwicklung neuer digitaler Dienst- leistungen bei und unterstützt sogar die Optimierung des Ener- gieverbrauchs der Datenwirtschaft. In Summe entsteht ein Ökosystem, das Innova- tionskraft mit europäi- schen Werten verbindet. Durch die Verbindung des Edge Computing mit einer europäischen C l o u d e n t s t e h t e i n leistungsstarkes Cloud- Edge-Kontinuum, das schnelle Reaktionszei- ten bei hoher Daten- sicherheit ermöglicht. Das System unterstützt sowohl lokale Echtzeitanalysen als auch die übergreifende Datenverarbeitung und stärkt so die Innovationskraft öffentlicher Institutionen. Zusätz- lich verbessert es deren Effizienz und Widerstandsfähigkeit.

Interview Die kritische Masse erreichen Von der flächendeckenden Einführung des digitalen Gewerbesteuerbescheids profitieren Kommunen, Unternehmen und Steuerberatungen. Norbert Rheindorf, Line of Business Pu- blic Sector beim HKR-Hersteller Nagarro, erklärt, worauf es bei der Umsetzung ankommt. Herr Rheindorf, vor einem Jahr ist der digitale Gewerbesteuerbescheid gestar- tet. Wie fällt Ihr Zwischenfazit aus? Ein Drittel der HKR-Hersteller hat auf die Lösung umgerüstet, und rund 100 Kommunen in un- terschiedlichen Bundesländern haben die Umsetzung pilotiert, umfassend getestet und das Ganze erfolgreich in die Praxis überführt. Das sind gute Zahlen, aber das Po- tenzial ist natürlich viel größer. Im nächsten Schritt kommt es darauf an, Erfahrungswerte zu nutzen und eine kritische Masse zu erreichen. Außerdem müssen Kommunen, die das Projekt bereits umgesetzt haben, mehr Steuerpflichtige und Steuerberater darauf aufmerksam machen, damit es flächendeckend bekannt wird. Inwiefern unterscheidet sich der neue vom alten Prozess? Seit einem Jahr können Steuerpflich- tige direkt bei der Abgabe ihrer Ge- werbesteuererklärung den digitalen Gewerbesteuerbescheid über das ELSTER-Portal beantragen. Dazu müssen sie einfach bei Mein ELSTER den so genannten Elektronischen Zustellwunsch auswählen. Sie erhal- ten den Bescheid dann nicht mehr per Post, sondern als PDF-Dokument mit eingebettetem XML (PDF/A-3) o r r a g a N in das Postfach des ELSTER-Un- ternehmenskontos. Der maschinell lesbare, einheitliche XML-Datensatz ermöglicht eine direkte Weiterver- arbeitung in den unterschiedlichen Softwarelösungen der Unternehmen und Steuerberatungen. Unterneh- men können die Bescheide einfach und effizient durch den elektroni- schen Abgleich überprüfen und op- tional digital widersprechen. Welche Vorteile bietet die Einführung den Kommunen? Norbert Rheindorf Der digitale Gewerbesteuerbescheid verallgemeinert, verkürzt und opti- miert verwaltungsinterne Prozesse. Unter anderem können Vorgänge zwischen Steuer- und Kassenamt leichter zugeordnet werden. Das Abtippen und Anheften von Infor- mationen entfällt komplett. Neue Möglichkeiten beim Suchen und Filtern von Bescheiden nach be- stimmten Kriterien verbessern zu- dem das Dokumentenmanagement. Unserer Erfahrung nach reduziert sich der monatliche bürokratische Aufwand um mehrere Stunden. Dadurch werden ohnehin knappe personelle Ressourcen für weitere Projekte im Zuge des OZG frei. Au- ßerdem schafft das standardisierte und automatisierte Vorgehen mehr Transparenz. Der größte Vorteil ist, dass sich Kommunen zu einem attraktiven und konkurrenzfähigen Standort entwickeln können. Der digitale Gewerbesteuerbescheid wird neuerdings als Fachmodul vom IT-Stan- dardisierungsvorhaben XUnternehmen umgesetzt. Was bedeutet das? Zum einen wird dadurch eine ver- bindliche Nutzung und kontinuier- liche Pflege des Datenmodells ge- schaffen. Zum anderen ermöglicht die Teilnahme an einem solchen XÖV-Standard auch nachhaltig eine reibungslose Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen. Somit können alle Verwaltungsprozesse, die im Zusammenhang mit der Gewer- besteuer stehen, vereinfacht und automatisiert werden. Durch die Einbindung im XRepository werden 26 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Interview Gute Kombination Das Unternehmen TEK Service kooperiert jetzt mit B_I Medien und kann so die beiden Themenfelder E-Einkauf und E-Vergabe in Kombination anbieten. Im Interview erläutert Monika Schmidt von TEK-Service die Hintergründe und Vorteile dieser Partnerschaft. Frau Schmidt, die Kombination von E-Einkauf und E-Vergabe ist ein nahe- liegender Gedanke, den TEK-Service nun mit B_I Medien umsetzt. Was waren die Hauptbeweggründe für diese Partnerschaft? Grundsätzlich verbindet der E-Einkauf die ihm vor- und nach- gelagerten Themenfelder E-Vergabe und E-Abrechnung. Möglich wird das durch automatisierte Prozesse und elektronisch verarbeitbare Daten des E-Einkaufs. So sor- gen wir beispielsweise seit über zehn Jahren für die elektronische Abrechnung unserer Kunden im XRechnungs- oder ZUGFeRD- Format. Ebenso erzeugen wir für die Ausschreibungsvorbereitung unserer Kunden elektronische Leistungsverzeichnisse. Allerdings konnten wir bislang dem Wunsch unserer Kunden, Ausschreibung und Vergabe in deren Auftrag vorzunehmen, nicht nachkom- men, da unser Geschäftsmodell auf Lieferantenneutralität basiert. Indem wir nun mit B_I Medien zusammenarbeiten, verknüpfen wir nicht nur unsere technologischen Potenziale, sondern können auch die beiden Themenfelder E-Einkauf und E-Vergabe in Kombination als Serviceleistung anbieten, ohne dass wir in die Vergabe oder Lieferan- tenentscheidung involviert sind. Welche konkreten Vorteile bietet die Kombination für Verwaltungen und Organisationen der öffentlichen Hand? Indem wir gemeinsam mit unseren Partnern E-Einkauf und E-Vergabe verbinden, lassen sich beide The- menfelder digital steuern. Das schafft Arbeitserleichterung, Zeiter- sparnis und Transparenz und führt zu Daten, die sich wiederum auto- matisiert weiterverarbeiten lassen. Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Digitalisierung der Einkaufs- und Vergabeprozesse? Technologie, Service und Know- how sind da. Mindestanforderung ist ein Internetzugang. Wir sehen die größten Herausforderungen da- rin, dass sich Entscheidungsprozes- se über die Jahre eingefahren haben und an papier- oder excelgestützten Gewohnheiten und Abläufen fest- gehalten wird. In Zeiten knapper Personalressourcen und eines kom- plexer werdenden Vergaberechts steigt zunehmend der Bedarf an Serviceleistungen und Unterstüt- zung in der Verwaltung. Es braucht Mut, die externe Einsicht zuzulas- sen, neue Wege zu gehen und etwas anderes auszuprobieren. Können Sie uns den Ablauf beschreiben, wie ein elektronisch erzeugtes Leistungs- I G A E C V R E S - K E T Monika Schmidt verzeichnis von der Erstellung bis zur finalen Rückführung ins Einkaufsportal funktioniert? Wie genau unterstützt TEK-Service die Verwaltungen bei der Prozessabwicklung? Wir erzeugen elektronische Leis- tungsverzeichnisse aus unserem TEK-Einkaufsportal entweder auf Zuruf durch den Kunden oder auf Basis des im Einkaufsportal inte- grierten Vertragsmanagements. Wir übermitteln dann das Leistungs- verzeichnis zur Überprüfung und Anpassung an den Kunden. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, passen wir das Leistungsverzeichnis an die Anforderungen der anstehen- den Ausschreibung oder Vergabe an. Der Kunde führt anschließend den Upload des Leistungsverzeich- nisses sowie der Rahmenverträge 28 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Dokumentenmanagement Reibungslose Abläufe Katharina Hässler Die Stadt Georgsmarienhütte setzt auf das DMS enaio. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister ITEBO konnten zentrale Prozesse optimiert werden, was ein medien- bruchfreies Arbeiten und eine effizientere Sachbearbeitung ermöglicht. D ie niedersächsische Stadt Georgsmarienhütte setzt bereits seit mehreren Jahren auf das Dokumentenmana- gementsystem (DMS) enaio. Nach dem von 2020 bis 2022 erfolgten Implementierungsprozess kamen sukzessive neue Fachschränke hin- zu, die das Unternehmen ITEBO für die Stadtverwaltung entwickelte. Hierzu zählte etwa die allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV). „Die Einführung der ASV war nur der Anfang“, erinnert sich Bettina Meyer, die als Verantwortliche in der IT-Abteilung den Implemen- tierungsprozess begleitete. „Wir haben gemeinsam mit ITEBO die spezifischen Anforderungen der Fachbereiche analysiert und sukzessive passende Lösungen entwickelt. Dazu gehören unter an- derem die Elterngeldanbindung als Vorbereitung auf ElterngeldDigital, die Einführung der Wohngeldakte zur Vorbereitung auf den digitalen Wohngeldantrag sowie Objektak- ten für verschiedene Bereiche wie Tiefbau, Ordnung, Stadtplanung, Sport und Bildung und das Zentrale Gebäudemanagement (ZGM).“ Der aktuelle Stand der in Ge- orgsmarienhütte implementierten Lösungen umfasst neben der allge- meinen Schriftgutverwaltung eine Vielzahl spezialisierter Anwendun- n e t t O s a l k i N / e t t ü h n e i r a m s g r o e G t d a t S Die Digitalisierung der Verwaltung stößt auf Zuspruch des Stadtmaskottchens. gen. Hierzu zählen beispielsweise das Ratsinformationssystem mit Schnittstelle zum Fachverfahren, die Hausakte, das Gebäudemanage- ment, die Vollstreckungsakte mit Schnittstelle zum Fachverfahren, die Kassenakte mit Schnittstelle zum Fachverfahren, die Vertrags- akte als Instrument zum Vertrags- management oder der digitale Post- eingang. Zusätzlich wurden neue DMS-Tools und Schnittstellen ein- gerichtet. Eines dieser Tools ist der Mitzeichnungsworkflow, der eine schnelle und effektive verwaltungs- weite Zusammenarbeit ermöglicht. Um den digitalen Wandel zusätzlich voranzutreiben, wurden zahlreiche weitere Maßnahmen ergriffen, welche die Verwaltungsprozesse effizienter gestalten. „Unser Ziel war es, reibungs- lose Abläufe zu schaffen, die den Arbeitsalltag der Sachbearbeiterin- nen und -bearbeiter erleichtern“, erklärt Bettina Meyer. Ein Beispiel dafür ist die Einführung des enaio- Serienbriefs. Dieser ermöglicht die Erstellung, den Druck und die Ablage von Serienbriefen direkt aus der Akte heraus. Das spart Zeit und vermeidet Medienbrüche. Ein weiteres Projekt ist die Anbindung von OpenR@thaus an das DMS. Die Stadt Georgsmarienhütte führt diese derzeit als Pilotprojekt gemeinsam mit ITEBO durch. Die neue Schnittstelle ermöglicht eine medienbruchfreie Weiterverarbei- tung eingehender Onlineanträge. Das reduziert die Anzahl der zu bearbeitenden Eingangsportale. 30 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Dokumentenmanagement Für alle ein Gewinn Seit einem Vierteljahrhundert verwendet der Kreis Ostholstein ein ECM-System. Im In- terview berichtet Torsten Petersson vom Fachdienst Personal und Organisation über die Anfänge der Verwaltungsdigitalisierung und die Bedeutung von Schulungen. Herr Petersson, der Kreis Ostholstein setzt seit 25 Jahren das Enterprise- Content-Management(ECM)-System von Optimal Systems ein. Was hat die Entscheidung damals ausgelöst? gut funktioniert. Andere Bereiche folgten. Hervorzuheben ist, dass wir von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchweg positive Rückmeldungen bekommen haben. n i e t s l o h t s O s i e r K In den 1990er-Jahren nahm bei uns die Zahl der Kraftfahrzeuge enorm zu. Das führte zu einem drastischen Anstieg der Papierakten im Bereich der Kfz-Zulassung. Die Aktenpa- ternoster im Obergeschoss der Kfz- Zulassungsstelle waren randvoll, und der Einsatz weiterer Aktenpa- ternoster war aus statischen Grün- den nicht möglich. Es war klar, dass wir eine digitale Lösung brauchten. Mikrofilm oder ähnliche Ansätze kamen für uns nicht infrage. Op- timal Systems vertrieb damals ein Gerät, das wie eine Jukebox aussah. Auch wenn die technischen Mög- lichkeiten noch begrenzt waren, haben wir den Sprung gewagt und die ersten Schritte in Richtung pa- pierloses Arbeiten gemacht. Im Jahr 2000 stiegen Sie auf das ECM enaio (damals noch ECM OS-DRT) um. Welcher Bereich wurde zuerst digitali- siert und wie lief die Umsetzung? Wir haben im Kfz-Bereich ange- fangen. Digitalisiert wurden die Kfz-Zulassung, Führerscheine, Bußgelder und Verkehrsüberwa- chung. Das hat von Anfang an sehr Was waren die entscheidenden Etappen des Digitalisierungsprozesses der vergan- genen 25 Jahre? Am Anfang war die Entwicklung sehr langsam. Bis zum Jahr 2018 gab es nur 0,375 Stellen für die IT- Digitalisierung im gesamten Haus – eine echte Herausforderung. Mit der politischen Aufwertung der Digitalisierung kam Bewegung in die Sache. Seitdem haben wir viele spannende Projekte umgesetzt, darunter ein Leuchtturmprojekt im Jugendamt. Ein entscheidender Erfolgsfaktor war, dass wir immer nah an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geblieben sind. Wir haben regelmäßige Schulungen eingeführt, von den Grundlagen- bis hin zu Fortgeschrittenenkur- sen. Das hat die Akzeptanz enorm erhöht. Gerade während der Coro- napandemie haben viele gemerkt, wie wichtig digitale Akten sind – Homeoffice ohne Aktenberge war ein Gamechanger. Torsten Petersson Uns war von Anfang an klar, dass die Einführung digitaler Prozesse nur funktioniert, wenn die Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter überzeugt sind. Das bedeutet: Jede Schulung muss auf deren Bedürf- nisse zugeschnitten sein. Deshalb haben wir ein Konzept entwickelt, das viel tiefer geht als ein standardi- sierter Ansatz. Unsere Schulungen sind nicht nur individuell auf den Kreis Ostholstein zugeschnitten, sondern berücksichtigen auch die unterschiedlichen Vorkenntnisse und Bedürfnisse der Teilnehmen- den. Worin genau unterscheidet sich Ihr An- satz von einem standardisierten? Wie haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Einführung digitaler Prozesse reagiert? Ein Standardansatz funktioniert bei uns nicht, weil unsere Mitar- 32 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Dokumentenmanagement Leichtere Zusammenarbeit Siegfried Kaiser Moderne Informationsplattformen wie nscale eGov erleichtern die behördenübergreifende Zusammenarbeit, indem sie eine medienbruchfreie Datenübermittlung ermöglichen. D ie digitale Transformation schreitet in deutschen Behörden zwar langsam, aber dennoch stetig voran. Im Zuge dessen gewinnt die behördenüber- greifende Zusammenarbeit immer mehr an Bedeutung. Bei vielen Geschäftsgängen – etwa beim Aus- stellen eines Reisepasses oder einer Melderegisterauskunft – handelt es sich um Verfahren, die Behör- den eigenständig und reibungslos bearbeiten können. Schwieriger wird es, wenn ein mehrstufiger Verwaltungsakt vorliegt, wie bei- spielsweise bei der Beantragung einer Baugenehmigung. In einem solchen Fall können die Datenüber- mittlung zwischen Behörden und das Aggregieren von Informationen aus verschiedenen Häusern Pro- bleme bereiten. Abhilfe schaffen moderne Informationsplattformen wie nscale eGov, die der Hersteller Ceyoniq speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt hat. Die E- Akte-Lösung ermöglicht effiziente und medienbruchfreie behörden- übergreifende Geschäftsgänge. Ein Grund für die Schwierigkeiten bei der behördenübergreifenden Kollaboration sind häufig fehlende Schnittstellen für einen schnellen und sicheren Datenaustausch. nscale eGov erleichtert die Zusammenar- beit, da es über entsprechende zer- tifizierte Schnittstellen verfügt. Der besondere Clou: Externe Behörden, die ein anderes E-Akten System nutzen, können Daten trotzdem effizient, vollständig und sicher übermitteln. Die Sachbearbeiterinnen und -be- arbeiter der federführenden Behör- de in einem Geschäftsprozess kön- nen mithilfe von nscale eGov einen Laufweg anlegen, an dessen Bear- beitung nicht nur interne, sondern auch externe Stellen beteiligt sind. Die Hoheit über den Geschäftsgang bleibt dabei zu jedem Zeitpunkt bei der initiierenden Behörde verortet und läuft in deren lokalem E-Akte- System ab. Für externe, am Geschäftsgang beteiligte Behörden stellt die Lö- sung nscale eGov sämtliche rele- vante Informationen automatisch zusammen, exportiert und verpackt sie in eine xdomea-Nachricht. Xdo- mea – „XÖV-basiertes Dokumen- ten-Management und elektronische Archivierungen“ – ist eine für den elektronischen Austausch von Schriftgutobjekten beziehungswei- se von Metadaten zu Schriftgutob- jekten verbindliche, behördenspe- zifische Sammlung von Standards, die auf der Auszeichnungssprache XML aufbauen. jegliche Anforderungen an Daten- schutz und Informationssicherheit vollumfänglich erfüllt. Externe Bear- beiter können die xdomea-Nachricht problemlos entpacken, in ihr System importieren und einen eigenen, internen Laufweg gestalten. Ist die Anfrage erfolgreich bearbeitet, verpacken sie die Daten erneut und senden sie an die federführende Be- hörde zurück, welche die bereitge- stellten Informationen mithilfe von nscale eGov importiert, automatisch als Aufgabe eines mandantenüber- greifenden Workflows identifiziert und sie in den übergeordneten Geschäftsgang eingliedert, sodass dieser weiterlaufen kann. Dabei un- terstützt die Informationsplattform sowohl parallele interne wie auch externe Bearbeitungsschritte, was eine erhebliche Zeitersparnis zur Folge hat. Die initiierende Behörde verwal- tet stets den Geschäftsgang und protokolliert sämtliche Bearbeitun- gen. Dies hat zur Folge, dass Ver- antwortlichkeiten, Zugriffsrechte und der aktuelle Bearbeitungsstatus zu jedem Zeitpunkt sichergestellt sind. So können Behörden man- dantenübergreifende Geschäfts- gänge schnell, sicher und effizient erledigen. Bei der Übermittlung von Daten an eine externe Behörde werden Siegfried Kaiser ist Produktmanager bei der Ceyoniq Technology GmbH. 34 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Meldewesen Hürden der IDA-Anbindung Mario Mütze Das Meldewesen nimmt bei der Registermodernisierung eine Vorreiterrolle ein. Ein Pilot- projekt will nun die Register zweier hessischer Meldebehörden an das Identitätsdatenabruf- Verfahren beim Bundesverwaltungsamt anbinden. Dabei tun sich unerwartete Hürden auf. S eit beinahe 35 Jahren ist das Unternehmen HSH im Bereich des Meldewesens tätig. In Bezug auf das Großprojekt Registermodernisierung kann der Anbieter daher auf einen gewissen Erfahrungsschatz bauen. In der derzeit laufenden zweiten Phase der Registermodernisierung steht vor allem auf der Agenda, das Nati- onale Once-Only-Technical-System (NOOTS) sowie das Identitätsda- tenabruf-Verfahren (IDA) an den Start zu bringen. Nachdem das IDA-Verfahren mit dem Nationa- len Waffenregister (NWR) ganz grundsätzlich erprobt wurde, in- dem zu jedem Datensatz im NWR eine Anfrage an das IDA-Verfahren generiert und bei einem Treffer die vom Bundesverwaltungsamt (BVA) als Betreiber des IDA-Verfahrens gelieferte Identifikationsnummer (IDNr) dem Datensatz im Waffen- register hinzugefügt wurde, steht nun die Anbindung der etwa 5.200 Meldebehörden in Deutschland an. Aber was hat die Aufnahme einer Identifikationsnummer mit der Re- gistermodernisierung zu tun? Mit der Single-Digital-Gateway- Verordnung schreibt die EU den Mitgliedstaaten ins Aufgabenheft, ihren Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen die Verwaltungs- leistungen auch digital anzubieten. i / G o W m o c . e b o d a k c o t s . IDA-Anbindung der Meldebehörden: Nicht so problemlos wie gedacht. Dabei macht sie das Once-Only- Prinzip zur wichtigen Richtschnur: Die Daten der Bürger und Unter- nehmen sollen nur ein einziges Mal von den Verwaltungen erfasst werden. Danach werden sie an die Stellen weitergereicht, die sie be- nötigen. Technische Systeme sollen dieses Once-Only-Prinzip bei der Nutzung des digitalen Leistungs- angebots umsetzen. Um die in den mannigfaltigen Registern und Da- tenspeichern der deutschen Verwal- tung vorliegenden Daten im Sinne des Once-Only-Prinzips nutzbar zu machen, sieht die Registermoder- nisierung vor, den unterschiedli- chen Datensätzen ein eindeutiges Merkmal für die Zuordnung zur Person hinzuzufügen – die Identi- fikationsnummer. Der Roll-out der IDNr, also das Ausbringen in die einzelnen Register, wird derzeit mit dem Meldewesen im Bundesland Hessen erstmals erprobt. Bundesweit kommt dem Melde- wesen eine Vorreiterrolle bei der Registermodernisierung zu. Mit dem „Datensatz für das Meldewe- sen“ gibt es seit über 40 Jahren eine detaillierte Beschreibung jedes einzelnen zu speichernden Daten- felds, das sich auch im deutlich jüngeren Datenübermittlungsstan- dard XMeld widerspiegelt. Insofern sind die Melderegister aller deut- schen Kommunen seit Jahrzehnten strukturell einheitlich aufgebaut. Zudem wurden mit der Einführung des elektronischen Rückmeldever- fahrens und des Datenaustauschs 36 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Meldewesen Effizienz erhalten Arne Baßler / Peter Grundmann Das Merkmal „Geschlecht“ als Anfragekriterium für die einfache Melderegisterauskunft zu streichen, würde auch einen Rückschritt für die Verwaltungsdigitalisierung bedeuten. D ie Bundesregierung hat Mitte Mai vergangenen Jahres den Entwurf eines Dritten Gesetzes zur Änderung des Bundesmeldegesetzes vorgelegt. Ziel ist es, Personen besser vor ei- ner missbräuchlichen Ausforschung ihrer Wohnanschrift zu schützen. Der Bundesrat hatte sodann An- fang Juli 2024 die Streichung des Merkmals „Geschlecht“ als Anfra- gekriterium für die einfache Melde- registerauskunft empfohlen. Die Melderegisterauskunft ist als eine der am stärksten nachge- fragten Verwaltungsservices eine Erfolgsgeschichte der Verwaltungs- digitalisierung. Der Wegfall des Anfragekriteriums „Geschlecht“ würde – aufgrund der damit ein- hergehenden Einschränkung der Nutzbarkeit – zu einem großen Rückschritt bei dieser digitalen Dienstleistung führen. Die durch den Wegfall des Ge- schlechts notwendigen technischen Änderungen bei den Fachverfah- rensherstellern im Meldewesen würden zudem bei allen Kommu- nen, Landesregistern und Portalen zu unverhältnismäßigen Anpassun- gen führen, die hohe Kosten und massive Ausfälle auch bei Anfragen von öffentlichen Stellen nach sich ziehen können. Bei der technischen Änderung zum Inkrafttreten des Bundesmeldegesetzes am 1. No- vember 2015 kam es beispielsweise in mehreren Bundesländern zu besser vor einer missbräuchlichen Ausforschung ihrer Wohnanschrift zu schützen. v o p o P y e r d n A / m o c . e b o d a k c o t s . Merkmal „Geschlecht“ als Anfragekriterium beibehalten. einem monatelangen Stillstand bei der Erteilung von Melderegisteraus- künften. Es musste auf schriftliche Anfragen zurückgegriffen werden. Die nicht unerheblichen Mehrkos- ten hatten damals sowohl Verwal- tung als auch Wirtschaft zu tragen. Das Merkmal „Geschlecht“ als Anfragekriterium für die einfache Melderegisterauskunft sollte daher unbedingt beibehalten werden, um weiterhin die Effizienz und Genau- igkeit der Auskünfte zu gewährleis- ten. Auch um unnötige Bürokratie und Kosten zu vermeiden, sollte die seitens des Bundesrats vorgeschla- gene Änderung nicht umgesetzt werde. Der Gesetzentwurf der Bun- deregierung ist in der vorliegenden Form ausreichend geeignet, um das Ziel zu erreichen, Personen künftig Sollte es doch noch zu Änderun- gen der Anfragekriterien kommen, müssten ausreichende Übergangs- fristen eingeräumt werden. Zudem muss der unverhältnismäßige Mehraufwand durch massive Ge- bührensenkungen kompensiert werden, da die Melderegisteraus- kunft sonst aus Kostengründen nicht mehr genutzt wird – eine komplette Verlagerung zu den am Markt erhältlichen Adressdatenban- ken ist wahrscheinlich. Bereits heu- te wird jede fünfte Melderegister- anfrage aufgrund eingeschränkter Suchmöglichkeiten und zu hoher Gebühren durch andere, nichtstaat- liche Quellen ersetzt. Arne Baßler ist Geschäftsführer, Peter Grundmann ist Leiter Partnermanage- ment bei der RISER ID Services GmbH. 38 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Heidelberg/Karlsruhe Flexible Helfer Carolin Edler-Mende Digitale Telefonassistenten nehmen Anrufe automatisiert entgegen, beantworten Routine- fragen direkt und leiten alles andere vorqualifiziert weiter. So sorgen sie unter anderem in Heidelberg und Karlsruhe für effizientere Abläufe und mehr Bürgerservice. F achkräftemangel, Bud- getkürzungen, steigende Anforderungen und ein kaum mehr zu übersehender Di- gitalisierungsstau – kommunale Verwaltungen stehen zunehmend unter Druck. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stoßen dadurch mehr und mehr an ihre Grenzen, während die Bürgerinnen und Bür- ger mitunter lange auf Antworten warten müssen. Die Einführung neuer Technologien kann Abhilfe schaffen, allerdings gilt es dafür ei- nige Hürden zu überwinden. Denn Kosten, zeitaufwendige Ausschrei- bungen, fehlende Standards, eine komplexe technische Integration und Datenschutzbedenken schre- cken oft ab. Hinzu kommt die Frage nach Zuständigkeiten – meist fehlt es in den überlasteten Verwaltun- gen schlicht an Kapazitäten und Ansprechpartnern. Eine Lösung, die mit überschau- barem Budget und wenig Aufwand den Bürgerservice verbessert, stellen Voicebots dar. Die digitalen Telefonassistenten nehmen Anrufe automatisiert entgegen und können sogar Routinefragen beantworten. Möchte beispielsweise ein Bürger oder eine Bürgerin wissen, auf wann sich wegen eines Feiertags die Müllabfuhr verschiebt, beant- wortet der Bot die Frage direkt. Das t t a p a p p i t / m o c . e b o d a k c o t s . Voicebots können den Bürgerservice verbessern. Anliegen muss nicht mehr manuell bearbeitet werden. Einzige Voraus- setzung: Die Daten sind einmalig im System hinterlegt. Karlsruhe und Heidelberg zählen zu den Städten, die diese Technolo- gie bereits einsetzen. In Karlsruhe automatisiert ein Voicebot rund zwei Drittel aller telefonischen Anfragen. Eingeführt wurde er während der Coronapandemie, um aktuelle Informationen zu Coronaregeln und Öffnungszeiten bereitzustellen. Später wurde er dahingehend erweitert, dass er beispielsweise Fragen zum Füh- rerschein oder Meldewesen beant- worten kann. Besonders hilfreich ist die automatische Weiterleitung: Sollte der Bot keine Antwort wis- sen, leitet er den Anrufer an die zuständige Stelle weiter und fasst das bisherige Gespräch zusammen. So muss das Anliegen nicht erneut erklärt werden. Auch Heidelberg profitierte während der Pandemie von einem Voice bot, der die stark beanspruch- te Corona-Hotline entlastete. Der Bot übernahm häufige Standardan- fragen, sodass sich Mitarbeitende auf komplexere Anliegen und Not- fälle konzentrieren konnten. Ein weiteres Einsatzszenario liefert die Hochwasservorhersagezentrale der Landesanstalt für Umwelt Baden- Württemberg (LUBW). Dank eines Bots können Nutzer per Sprach- steuerung aktuelle Pegelstände der Gewässer in Baden-Württemberg 40 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Bad Oeynhausen KI automatisiert Prozesse P. Höwener / J. Kleinert Zur Abwicklung von Widersprüchen im Rahmen der Grundsteuerreform setzt die Stadt Bad Oeynhausen auf KI-Prozessautomatisierung in Kombination mit einem lokalen LLM. Für die Sachbearbeitenden ist das mit einer deutlichen Zeitersparnis verbunden. n e s u a h n y e O d a B O bwohl die Digitalisierung als Schlüssel zur Moder- nisierung gilt, zeigt der Alltag in der öffentlichen Verwal- tung oft ein anderes Bild: stapel- weise unstrukturierte Schreiben, die per Post eintreffen und immer wieder die gleichen Anliegen ent- halten. Die mühsame Übertragung analoger Inhalte in digitale Systeme raubt nicht nur wertvolle Zeit, son- dern führt auch zu Frustration bei den Mitarbeiterinnen und Mitar- beitern. Dabei kann die Bearbeitung von Anträgen oder Widersprüchen durch Automatisierung wesentlich effizienter gestaltet werden. Angesichts einer drohenden Flut von Widersprüchen im Rahmen der Grundsteuerreform haben Mit- arbeitende aus den Teams Steuern, eGovernment und IT der Stadt Bad Oeynhausen einen Prozess entwickelt, um Daten aus unstruk- turierten Schreiben automatisiert zu erfassen. Die neue Lösung basiert auf der KI-Prozessautomatisierung EMMA des Anbieters Wianco OTT Ro- botics, kombiniert mit einem lokal betriebenen Large Language Model (LLM). Der Prozess läuft dabei wie folgt ab: Zunächst werden einge- hende Widersprüche per Stapel- verarbeitung über die städtischen Großkopiergeräte gescannt. Die Geräte senden die eingescannten Dokumente im PDF-Format auto- matisiert an das E-Mail-Postfach von EMMA. Im nächsten Schritt ruft EMMA die E-Mails ab, spei- chert die Anlagen in einem defi- nierten Ordner und wandelt die PDFs per OCR-Texterkennung in maschinenlesbaren Text um. Der extrahierte Text wird dann von EMMA an ein lokal betriebenes Large Language Model übergeben; in Bad Oeynhausen kommt das Modell Hermes 3 in der Variante 8B zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um eine feingetunte Version des Modells Llama-3.1, das der Konzern META veröffentlicht hat. Ausgeführt wird das Modell mit der Software Ollama auf einem Linux- Server. Abgesehen von EMMA ist die in Bad Oeynhausen verwendete Software quelloffen und unter ver- schiedenen Lizenzen, wie der GPL 3 oder der MIT-Lizenz, veröffentlicht. Der LLM-Server ist vom Internet getrennt, um den Schutz personen- bezogener Daten sicherzustellen. Besonders sensible Steuerdaten können so datenschutzkonform ver- arbeitet werden, da diese zu keinem Zeitpunkt die städtischen Systeme verlassen. In den Datenschutzin- Interne Vorstellung des neuen Prozesses.* formationsblättern der Stadt wird transparent auf den Einsatz der KI- Prozessautomatisierung und eines lokalen LLMs hingewiesen. Ein hinterlegter System Prompt, der als Anleitung für das Verhalten des LLM dient, gibt vor, wie das Modell relevante Stammdaten er- kennen und strukturiert darstellen soll. Gleichzeitig definiert er klare Vorgaben für den Umgang mit fehlenden Daten, um so genannte Halluzinationen, ein typisches Phä- nomen bei LLMs, zu vermeiden. Die vom LLM ausgegebenen struktu- rierten Daten werden anschließend * v.l.: Julia Kleinert, Team Organisation der Stadt Bad Oeynhausen; Patrick Höwener vom Team Steuern 42 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

E-Payment Souverän, sicher, bürgernah Rainer Birkle Mit Onlinebezahldiensten steht und fällt die Attraktivität digitaler Services. Gleichzeitig ist der Markt für Bezahlsysteme einem raschen Wandel unterworfen, den auch die Kommunen im Auge behalten sollten. Gefragt sind zuverlässige, einfache und flexible Lösungen. F ür kommunale Onlinean- gebote ist das E-Payment eine Schlüsselkomponente. Denn bei zwei von drei solcher Services fallen Gebühren an, die rund 70 Prozent der Bürgerinnen und Bürger online bezahlen möch- ten. Der Markt für Bezahlsysteme wiederum verändert sich rasant. Das sollten Kommunen und ihre IT-Dienstleister bei der Wahl ihres Payment-Partners berücksichtigen. Für den Public Sector zeichnen sich derzeit insbesondere drei Trends ab. Zum einen geht die Entwicklung hin zu einem breiteren und flexib- leren Angebot an Bezahlsystemen, wie es die Bürgerinnen und Bürger aus dem E-Commerce gewohnt sind. Um diese Flexibilität ohne Komplexität zu erreichen, soll- ten Kommunen statt einzelner Bezahlverfahren ein zentrales Checkout-System implementieren. GiroCheckout beispielsweise bietet alle relevanten Bezahlverfahren in einer einzigen Anwendung und aus einer Hand. Ob klassische Lastschrift per SEPA-Mandat, Kreditkartenzahlung, PayPal oder bald auch Apple Pay und Google Pay – die Kommune kann einfach festlegen, welche Verfahren sie anbieten möchte. Insofern weitere Bezahlverfahren marktrelevant wer- den sollten, können diese ebenfalls n o m i T / m o c . e b o d a k c o t s . Wero ist das europäische Pendant zu PayPal. über GiroCheckout eingebunden werden. Im Back End bietet das GiroCockpit einen umfassenden Überblick über alle Bezahltransakti- onen – unabhängig vom gewählten Bezahlverfahren. Damit hat die Kommune jederzeit volle Trans- parenz über die online getätigten Zahlungsvorgänge. Zum anderen nimmt die Sensi- bilität der Bürgerinnen und Bürger hinsichtlich der Cybersicherheit zu. E-Payment ist als kritische Kom- ponente in vielen E-Government- Prozessen ein zentraler Baustein für das Vertrauen in diese Services. Wirkt ein Bezahlvorgang unseriös oder treten während des Vorgangs Probleme auf, ist das Vertrauen schnell verspielt. Bürgerinnen und Bürger könnten in der Folge auf die Nutzung von Onlinediensten gänz- lich verzichten. Bezahlfunktionen gehören daher in die Hände von Profis, die über die entsprechende Infrastruktur und die notwendigen Prozesse verfügen, um auch bei Problemen schnell und kompetent reagieren zu können. Im Markt sehr bekannte Payment-Anbieter tragen durch ihren Wiedererkennungswert zusätzlich zum Vertrauen in die angebotenen Bezahlmethoden bei. Drittes Trendthema ist die di- gitale Souveränität. Ihr sind die Kommunen in besonderer Weise verpflichtet. Denn in Zeiten zuneh- mender globaler Unwägbarkeiten 44 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Kasse Workflow im Umbruch Tobias Krumnow Sicher, bargeldlos und bürgerfreundlich zugleich – der Fokus des Zahlungsverkehrs im Kon- text der Gebührenkasse verschiebt sich. Das bringt für die Kommunen Vorteile, wirkt sich aber auch organisatorisch auf die Kassenstruktur aus. I m Zahlungsverkehr zwischen Bürgerinnen und Bürgern, gewerblichen Zahlungspflich- tigen und den Kommunen haben sich die elektronischen Zahlarten mittlerweile durchgesetzt, da sie schnell und einfach am leistungs- erbringenden Verwaltungsarbeits- platz zur Anwendung kommen. Die Girocard deutscher Art ist allerdings rückläufig, da die von den Direktbanken und Sparkassen herausgegebenen neuen Karten zumeist das Merkmal Debit Card tragen. Diese EC-Kartenart ver- langt die Verarbeitung im Sicher- heitsstandard für Kreditkarten. Die von dem Unternehmen EDV Ermtraud vermittelten modernen POS-Terminals werden hierfür automatisch freigeschaltet. Damit kann eine Kommunalkasse zugleich vollwertige Kreditkarten internati- onalen Standards akzeptieren – so beispielsweise die weit verbreiteten Master- und VISA-Karten, die im kontaktlosen NFC-Verfahren vom Terminal gelesen werden. Auch Google Pay und Apple Pay, bei denen ein Kreditkartenzahlweg hinterlegt ist, werden analog ver- arbeitet. Der Bürger hält in diesem Fall einfach sein Smartphone oder die Smartwatch ans Contactless- Feld des Zahlungsterminals. Eben- falls häufig mit dem Mobilgerät d u a r t m r E V D E Via PayPal an der kommunalen Gebührenkasse zahlen. genutzt wird PayPal. Im Internet via App, Benutzername und Pass- wort im Online-Payment verbreitet, wird am Arbeitsplatz eine andere Technik verwendet. PayPal nutzt optische Merkmale anstelle der Funktechnik. Das Kassenprogramm TopCash von EDV Ermtraud über- mittelt dabei einen kameralesbaren QR-Code auf einen Kundenmonitor oder ein Kundendisplay. Dieser enthält den Inhalt einer PayPal- URL, die auf dem entsprechenden Zahlungsvorgang verweist. Der Bürger scannt den QR-Code mit der PayPal-App und zahlt seinen ange- zeigten Vorgang direkt in der App. Der kassierende Mitarbeitende erhält sofortige Rückmeldung zur erfolgten Zahlung in TopCash. Die Verwaltung profitiert so neben der Schnelligkeit, die im Tagesgeschäft nur wenige Sekunden pro Bürger beträgt, auch von der Zahlungsga- rantie des bargeldlosen Vorgangs. Die Zahlung wird revisionssicher in das Kassenbuch geschrieben. Die PayPal-Zahlungen inklusive Zeitstempel und Personendaten sind summarisch sowie im Detail jederzeit auswertbar, sodass die Übereinstimmung mit der PayPal- Provider-Abrechnung geprüft wer- den kann. Neben dem PayPal-Zahlungs- QR-Code weist das Kundendisplay im Tagesgeschäft die bezogenen Leistungen oder Gebühren während des Zahlungsvorgangs aus. Auf der Quittung werden Gebühren, 46 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Schwarzwald-Baar-Kreis Kassensystem zahlt sich aus Sönke Johannsen Zahlungsabwicklungen können beim Landratsamt des Schwarzwald-Baar-Kreises an Kas- senautomaten von CSG Systems vorgenommen werden. Der Einsatz der Kassensysteme bietet den Bürgern eine sichere Zahlungsabwicklung – sowohl bar als auch bargeldlos. D a s L a n d r a t s a m t d e s S c h w a r z w a l d - B a a r - Kreises betreibt seit über fünf Jahren an zwei Standorten Kassenautomaten der norddeut- schen Firma CSG Systems. Die Kassenautomaten vom Typ Maxi- Pay sind sowohl am Standort in der großen Kreisstadt Villingen- Schwenningen als auch in der Außenstelle in Donaueschingen im Einsatz. Geliefert und betreut werden die Kassenautomaten vom Unternehmen Gleichauf, dem lang- jährigen Vertriebspartner von CSG Systems in Südwestdeutschland. CSG Systems arbeitet als Her- steller von Kassensystemen für die öffentliche Hand mit einem deutschlandweiten Netzwerk von Vertriebs- und Servicepartnern, um allen Kunden eine passgenaue Be- treuung vor Ort bieten zu können. Die Vertriebs- und Servicepartner planen ihre Projekte in Eigenregie und können so auf die jeweiligen Besonderheiten der Kunden gezielt und individuell eingehen. Hierzu bemerkt Tea Bayraktar, Kassenleite- rin des Schwarzwald-Baar-Kreises: „Die Abwicklung hat einwandfrei funktioniert. Die Termine wurden eingehalten, die Mitarbeiter waren sehr zuvorkommend.“ Das Landratsamt arbeitet in der Zulassungsbehörde und in der H b m G s m e t s y S G S C Zahlungsabwicklung im Landratsamt nutzt Kassenautomaten.* Führerscheinstelle mit Software der Anstalt für Kommunale Daten- verarbeitung in Bayern (AKDB). Bis zum Jahr 2024 waren die Kas- senautomaten per Schnittstelle an die alte Software OK.Vorfahrt angebunden. Danach wurde im Landratsamt auf die Software OK.Verkehr/Ok.Cash umgestellt und die Kassenautomaten mit der neuen Schnittstelle SKAS ange- bunden. Hierbei werden Nutzdaten zwischen OK.Cash und dem Kas- senautomatensystem ausschließlich verschlüsselt übertragen. Zudem gibt es die Möglichkeit, Bußgeld- bescheide oder andere Bescheide des Landkreises direkt mit dem aufgedruckten QR-Code am Kas- senautomaten einzulesen und ohne Kontakt zu einem Sachbearbeiten- den die entsprechende Zahlung zu leisten. Bei Bedarf stehen die Kolle- gen im Landratsamt aber weiterhin für Fragen bereit und haben dank des Einsatzes der Kassenautoma- ten auch mehr Zeit, sich um die unterstützungsbedürftigen Fälle zu kümmern. Insgesamt 81 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landratsamts Schwarzwald-Baar-Kreis arbeiten mit dem CSG-Zahlungssystem. Im Sozialamt, im Ausländeramt und im Verkehrsamt können über die entsprechenden Schnittstellen Zah- * v.l.: Tea Bayraktar ist Sachgebietsleiterin Kreiskasse, Christopher Rist ist Amtsleiter Kämmerei beim Landratsamt Schwarz- wald-Baar-Kreis 48 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

Interview Payment Made in Europe Wero ist der neue Zahlungsdienst der European Payments Initiative. Die Vorteile für Kom- munen erläutert der EPI-Aufsichtsratsvorsitzende und DSGV-Vorstand Joachim Schmalzl. Herr Schmalzl, nach der Einstellung von Giropay Ende 2024 – immerhin der von Kommunen meistgenutzte Zahlungs- dienst – kommt jetzt Wero. Was kann diese Lösung und was bringt sie perspek- tivisch für Verwaltungen und Behörden? Wero wird Schritt für Schritt zu einem Zahlverfahren für alle Zahl- vorgänge ausgebaut, also auch für Onlinezahlungen oder Zahlungen im Einzelhandel. Da Wero auf dem europäischen Standard SEPA Instant Payments basiert, ist jede Wero-Zahlung im Hintergrund eine Echtzeitüberweisung. Das Geld geht innerhalb von zehn Sekunden rechts- sicher auf dem Empfängerkonto ein – also auch bei der Kommune. Zudem steht hinter Wero mit der European Payments Initiative (EPI) ein großes Konsortium aus derzeit 14 europäischen Bankengruppen und zwei Acquirern. Das verspricht ein europaweit einheitliches Nutzungs- erlebnis und sorgt dafür, dass wir auf lange Sicht im Zahlungsverkehr nicht mehr so abhängig sind von meist US-amerikanischen Technolo- giekonzernen. Das ist gerade vor dem Hintergrund der aktuellen geopoliti- schen Entwicklungen entscheidend. Was ist mit Wero in Deutschland jetzt schon möglich? Schon jetzt können sich Kundinnen und Kunden teilnehmender Banken untereinander Geld senden. Anders als bei anderen Anbietern geht das Geld wie gesagt innerhalb von Se- kunden direkt auf dem empfangen- den Girokonto ein. Dabei ist kein Drittanbieter in Form einer App oder Plattform zwischengeschal- tet. Für den Versand des Geldes reichen eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse – Kundinnen und Kunden können unkompliziert loslegen. Vor welchen Herausforderungen steht Wero bei der Integration in kommunale und behördliche Prozesse? Datensicherheit und der Schutz personenbezogener Daten sind von zentraler Bedeutung im öffentli- chen Sektor. Hier punktet das eu- ropäische Produkt Wero, da es die gleichen Ansprüche erfüllen muss wie die Behörden selbst, etwa bei der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zudem setzt Wero auf bestehende europäische Zahlungs- verkehrsstandards. Dadurch lässt es sich nahtlos in die bestehende Zahlungsinfrastruktur der öffent- lichen Verwaltung integrieren. Das ist wichtig, weil die IT-Systeme in Behörden meist über Jahre hinweg gewachsen sind und auf die Bedürf- nisse der Verwaltung zugeschnitten wurden. Gleichzeitig ist Wero äu- ßerst flexibel: So können QR-Codes auf Rechnungen, Bescheide oder ) V G S D ( d n a b r e v o r i G d n u - n e s s a k r a p S r e h c s t u e D Dr. Joachim Schmalzl Strafzettel gedruckt werden, die von den Bürgerinnen und Bürgern gescannt und bezahlt werden. Im Hintergrund greifen die bekannten Standards ineinander. Und nicht zuletzt spielen transparente und wettbewerbsfähige Kostenstruk- turen eine entscheidende Rolle, da öffentliche Haushalte strengen Budgetauflagen unterliegen. Wie sieht der Entwicklungsfahrplan für die Zukunft aus? Im Jahr 2025 wird Wero erstmals für Onlinezahlungen verfügbar sein – ein entscheidender Schritt, der auch den Weg in die Kommunen und in den Onlinehandel ebnet. Parallel sollen weitere Services in- tegriert werden. Interview: Sibylle Mühlke 50 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

IT-Guide Friedhof • Spezial-Software • E-Procurement • E-Partizipation 4 - D 3 - D 7 - D 8 - D 9 - D 1 - D 5 - D 7 - D 3 - D 6 - D HADES Software GmbH Ansprechpartner: Herr Gerrit Anlauf Jacksonring 15 D-48429 Rheine Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 5971 9871-0 info@hades-software.de www.hades-software.de Barthauer Software GmbH Pillaustraße 1a D-38126 Braunschweig Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 531 / 23533-0 +49 (0) 531 / 23533-99 info@barthauer.de www.barthauer.de AIDA ORGA GmbH Otto-Lilienthal-Straße 36 D-71034 Böblingen Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 7031 / 30460-0 info@aida-orga.de www.aida-orga.de G&W Software AG Ansprechpartner: André Steffin Rosenheimer Straße 141 h D-81671 München Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 89 / 5 15 06-4 +49 (0) 89 / 5 15 06-999 info@gw-software.de www.gw-software.de LogoData ERFURT GmbH Ansprechpartner: Steve Purrotat Maximilian-Welsch-Straße 4 D-99084 Erfurt Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 361 / 5661222 +49 (0) 361 / 5661223 info@logodata.de www.logodata.de DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH Ansprechpartner: Lucas Spänhoff Unter den Linden 24 D-10117 Berlin Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 30 / 374343-810 +49 (0) 30 / 374343-822 vergabestellen@dtvp.de www.dtvp.de subreport Verlag Schawe GmbH Ansprechpartnerin: Daniela Hammami Buchforststraße 1-15 D-51101 Köln Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 221 / 985 78 -28 +49 (0) 221 / 985 78-66 daniela.hammami@subreport.de www.subreportCAMPUS.de TEK-Service AG Ansprechpartnerin: Monika Schmidt Eisenbahnstraße 10 D-79541 Lörrach Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 7621 / 914040 +49 (0) 7621 / 9140429 schmidt@tek-service.de www.tek-service.de leanact GmbH Rebenring 33 D- 38106 Braunschweig Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 531 / 22436214 +49 (0) 531 / 42878895 info@leanact.de www.leanact.de wer denkt was GmbH Ansprechpartner: Dr. Tobias Klug Robert-Bosch-Straße 7 D- 64293 Darmstadt Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 6151 / 6291550 +49 (0) 6151 / 6291551 kontakt@werdenktwas.de www.werdenktwas.de Anzeige f o h d e i r F e r a w t f o S - l a i z e p S Die HADES Software GmbH ist marktführendes Unter- nehmen für Friedhofsverwaltungsverfahren und betreut mittlerweile mehr als 4.000 Anwenderinnen und Anwender in Friedhofsverwaltungen jeder Größe. Mit innovativen Lösungen werden stets neue Maßstäbe gesetzt und so die Digitalisierung moderner Verwaltungen effektiv unterstützt. Ressourcen bündeln, Effizienz steigern und damit Kosten minimieren: Wir bieten innovative Lösungen für das Infrastruk- turmanagement von Ver- und Entsorgungsnetzen. Grundlage ist eine ganzheitliche Datenbankstruktur für die Planung, Verwaltung, Betriebsführung und Instandhaltung von Wasser, Abwasser, Gas, Kabel, Straße und weitere Infrastrukturanlagen. AIDA ORGA bietet für kommunale Einrichtungen modu- lare, paßgenau abgestimmte Lösungen zur Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Zutrittsberechtigung etc., sowie Bauhof lösungen mit bedarfsgerechten Anwendungen zur Produkt zeiterfassung gemäß NKF/NKHR oder Arbeits- und Leistungserfassung im Bauhof mit Maschinen und Fahrzeugen. CALIFORNIA von G&W – Ihre Software zur Optimierung der Prozesse und Kosten von Bau und Unterhalt in Kommunen und kommunalen Eigenbetrieben im NFK: Kostenplanung, AVA, Baucontrolling, Zeitvertragsarbeiten, integriertes Bau- management. Kostenoptimierung bei und mit Rahmenverträ- gen. Arbeiten in der Cloud mit AVA4CLOUD. Seit über 30 Jahren entwickelt LogoData® Softwarelösungen für verschiedene Abteilungen der Jugendämter und freien Träger. Unsere Arbeit umfasst u.a. Installationen, Implementierungen, Schulungen, Weiterentwicklungen und den Support unserer Produkte. Wir sind Ihr zuverlässiger Dienstleister im Bereich Software und Beratung. DTVP bietet eine umfassende E-Vergabe-Lösung für Vergabe- stellen und unterstützt diese bei der elektronischen Durchfüh- rung von Vergabeverfahren. Neben einem breiten Funktions- umfang und offenen Schnittstellen liegen die Besonderheiten des Portals u.a. in der intuitiven Benutzerführung, die ohne Einführungsprojekte verständlich ist. t n e m e r u c o r P - E subreport-Kunden greifen auf 98% aller öffentlichen Aufträge zu. subreport ELViS ist seit 2001 die eVergabe-Plattform mit über 75.000 Bietern, die ohne Schulungsaufwand sofort einsetz- bar ist, anwenderfreundlich und selbsterklärend. Auf subreport CAMPUS tauschen Auftraggeber u.a. Erfahrungen aus, der Lieferantenpool vernetzt Auftraggeber und Unternehmen. TEK-Service AG ist das inhabergeführte Dienstleistungsunterneh- men für E-Einkauf. Seit 2000 arbeiten wir bundesweit für Verwal- tungen und Organisationen. Als lieferantenneutraler Dienstleister bieten wir webbasierende Technologie, umfassende Services, Helpdesk sowie branchenspezifische Beratung und Begleitung im operativen Tagesgeschäft des Einkaufs. Mehr Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Bürgeranliegen! Unser Anliegenmanagement MeldooPLUS ermöglicht Kommu- nalverwaltungen die zeitschonende Bearbeitung von Bürgeran- liegen. Über 95 Verwaltungen bundesweit nutzen bereits die Module Mängelmelder, allgemeine Anliegen und Bürgerbetei- ligung für eine innovative Bürgerinteraktion. n o i t a p i z i t r a P - E Bürgerbeteiligung von A bis Z, digital und vor Ort: Als Full- Service-Anbieter beraten und begleiten wir Kommunen und Landkreise bei Beteiligungsvorhaben und beim Anliegen- management. Unsere digitalen Lösungen sind bei über 130 Kommunen erfolgreich im Einsatz, u.a. in München, Heidel- berg, Wuppertal, Friedrichshafen, Bad Homburg. 52 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

IT-Guide CMS | Portale • Finanzwesen • OZG-Lösungen • Geodaten-Management • Breitband • Apps • RIS • IT-Security Anzeige 3 - D 2 - D 7 - D 4 - D 4 - D 1 - D 1 - D 3 - D 9 - D 9 - D NOLIS GmbH Ansprechpartner: Uwe Warnecke Celler Straße 53 D-31582 Nienburg/Weser Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 50 21 / 88 77 555 +49 (0) 50 21 / 88 77 599 info@nolis.de www.nolis.de xSuite Group GmbH Ansprechpartner: Daniel Petersen Hamburger Straße 12 D-22926 Ahrensburg Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 173 / 7208949 info@xsuite.com www.xsuite.com SEITENBAU GmbH Ansprechpartner: Dominik Kraus Seilerstraße 7 D-78467 Konstanz Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 75 31 / 3 65 98-00 +49 (0) 75 31 / 3 65 98-11 info@seitenbau.com www.seitenbau.com GIS Consult GmbH Schultenbusch 3 D-45721 Haltern am See Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 2364 / 9218-11 +49 (0) 2364 / 9218-72 info@gis-consult.de www.gis-consult.de con terra GmbH Martin-Luther-King-Weg 20 D-48155 Münster Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 251 / 59689 300 +49 (0) 251 / 590 697 05 info@conterra.de www.conterra.de DNS:NET Internet Service GmbH Zimmerstraße 23 D-10969 Berlin Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 30 / 66765-0 +49 (0) 30 / 66765-499 info@dns-net.de www.dns-net.de Smart Village Solutions SVS GmbH Ansprechpartner: Herr Philipp Wilimzig Klein Glien 25 D-14806 Bad Belzig Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 33841 / 63969-0 anfrage@smart-village.app https://smart-village.app Bundesweit vertrauen Kommunen auf E-Government-Lösun- gen von NOLIS. 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GIS Consult ist Ihr Partner für anspruchsvolle GIS- und Daten- bankprojekte, mit Standorten in Haltern am See und Erfurt. Mit Produkten im Infrastrukturmanagement, wie Straßen-, Baum-, Grün-, Spielplatzkataster auf Basis des WebGIS OSIRIS, bieten wir bis zu Portallösungen ein ganzheitliches Portfolio. Mit GeoIT von con terra in die digitale Zukunft: Von anwen- dungszentrierten Apps über Informationsportale bis zum digi- talen Zwilling. Unsere Stärke: maßgeschneiderte, wirtschaftliche und voll integrierte Lösungen, die Ihre Anforderungen erfüllen. Unser ganzheitlicher Full-Service-Ansatz garantiert nachhaltige GeoIT-Lösungen. DNS:NET als Experte für Breitbandausbau und Betreiber von Glasfaserringen investiert gezielt in unterversorgte Regionen und baut eigene Netzinfrastrukturen für HighSpeedInternet auf. Dabei wird auf regionale Kooperation gesetzt, Kommunen und Städte werden zukunftssicher mit Glasfaser erschlossen. Kontakt für Anfragen von Kommunen: glasfaserausbau@dns-net.de Per Pushnachricht mit Bürger:innen kommunizieren: Unser ausgezeichneter Open-Source-App-Baukasten „Smart Village App“ unterstützt Kommunen und Landkreise bei der Entwick- lung und dem Betrieb eigener Apps. Mit über 35 funktionalen Modulen und vielen Schnittstellen ermöglichen wir eine schnelle Erstellung individueller Apps. STERNBERG Software GmbH & Co. KG Ansprechpartner: Jan-Christopher Reuscher Kerkmannstraße 1 D-33729 Bielefeld Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 521 / 97700 0 +49 (0) 521 / 97700 99 info@sternberg24.de www.sitzungsdienst.net STERNBERG bietet mit seinem Sitzungsmanagement SD.NET, dem Gremieninfosystem SD.NET RIM und den RICH Sit- zungsApps für iOS, Android und Windows eine Lösung für die digitale Verwaltungs- und Gremienarbeit. In Politik, Wirtschaft und Bildung arbeiten Sie so plattformübergreifend, nutzen Informationen gemeinsam und optimieren zahlreiche Prozesse. 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Ohne den Einsatz komplexer VPN- Strukturen und natürlich vollständig DSGVO-konform. Ihre Daten – Ihre Regeln! l e a t r o P | S M C n e s e w z n a n F i n e g n u s ö L - G Z O t n e m e g a n a M - n e t a d o e G d n a b t i e r B s p p A S I R y t i r u c e S - T I 54 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

IT-Guide Komplettlösungen 3 - D 3 - D 3 - D 4 - D 4 - D 4 - D 5 - D 5 - D 5 - D 5 - D GovConnect GmbH Jathostraße 11b, D-30163 Hannover Geschäftstelle Oldenburg Ansprechpartner: Jörn Bargfrede Nadorster Straße 228, D-26123 Oldenburg Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 441 / 97353-0 info@govconnect.de www.govconnect.de ekom21 – KGRZ Hessen Ansprechpartnerin: Gabi Göpfert Carlo-Mierendorff-Straße 11 D-35398 Gießen Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 6 41 / 98 30-12 20 +49 (0) 6 41 / 98 30-20 20 ekom21@ekom21.de www.ekom21.de KID Magdeburg GmbH Ansprechpartnerin: Andrea Pape Alter Markt 15 D-39104 Magdeburg Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 391 / 2 44 64-0 +49 (0) 391 / 2 44 64-400 info@kid-magdeburg.de www.kid-magdeburg.de ab-data GmbH & Co. KG Kommunale Systemlösungen Friedrichstraße 55 D-42551 Velbert Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 2051 / 944-0 +49 (0) 2051 / 944-288 info@ab-data.de www.ab-data.de PROSOZ Herten GmbH Ewaldstr. 261 D-45699 Herten Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 23 66 / 188-0 info@prosoz.de www.prosoz.de für den öffentlichen Dienst! JCC Software GmbH Mendelstraße 11 D-48149 Münster Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 251 / 980-1470 info@jccsoftware.de www.jccsoftware.de Anzeige n e g n u s ö l t t e p m o K l Die GovConnect GmbH unterstützt den öffentlichen Sektor kompetent und zuverlässig bei der Verwaltungsdigitalisierung. Das Produktportfolio umfasst u. a. Lösungen aus den Bereichen Ordnungswidrigkeiten, Online-Bezahlverfahren, Hund & Halter sowie OZG-konforme Online-Dienste. ekom21 steht für das größte BSI-zertifizierte kommunale IT- Dienstleistungsunternehmen in Hessen und für den drittgrößten kommunalen IT-Dienstleister in Deutschland. Mit einem um- fassenden Produkt- und Dienstleistungsportfolio betreut die ekom21 über 700 Kunden mit 30.000 Anwendern und hat sich auf Komplettlösungen für den öffentlichen Dienst spezialisiert. Die KID Magdeburg GmbH ist ein Systemhaus mit kommuna- len Gesellschaftern. Zu ihnen gehören die Landeshauptstadt Magdeburg und weitere Kommunen über die Kommunale IT-UNION eG (KITU). Die Produkte und Dienstleistungen steuern die zentralen IT-Prozesse innerhalb der öffentlichen Verwaltung sowie in Unternehmen speziell des Public Sector. ab-data ist einer der führenden Anbieter für kommunale Finanz- software und Systemlösungen. Als inhabergeführtes Familien- unternehmen legen wir Wert auf ganzheitlich-nachhaltige Konzepte. Mit der verwaltungsweit skalierbaren IT-Plattform VOIS bieten wir die passende Strategie. Für das VOIS|Finanz- wesen liefern wir exklusiv die passende Lösung. Prosoz hat sich in den zurückliegenden 35 Jahren vom Soft- warehersteller für Kommunen zum Komplettlösungs anbieter in den Bereichen Soziales, Jugend sowie Bauen und Umwelt entwickelt. Mit Software- und Beratungsdienst leistungen sowie BI-Lösungen begleitet Prosoz Kommunen auf dem Weg der digitalen Transformation. Weniger warten, mehr erledigen! JCC Software hilft Ihnen dabei Ihre Verwaltungsprozesse zu digitalisieren: Von der Termin- vergabe über die Personalplanung bis zur Besuchersteuerung und Zahlungsverarbeitung. Seit über 30 Jahren entwickeln wir unsere Software mit Kommunen für Kommunen. Jetzt kosten- lose Vorführung vereinbaren: hallo.jccsoftware.de/k21-demo Nagarro Ansprechpartner: Dr. Norbert Rheindorf Campusplatz 2 D-51379 Leverkusen Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 611 / 71189200 PublicSector.NES@nagarro.com www.nagarro.com/de/services/erp/ sap/german-public-sector Suite4Public: ganzheitliches kommunales Finanzwesen auf Basis von SAP. Fachverfahren für die Veranlagung von Steuern und Abgaben und Vollstreckung (Suite4KA) sowie template- basierte SAP-Implementierungen (Suite4Doppik auf Basis SAP PSCD, Haushaltsplanung mit SAC und Haushaltsplandruck). regio iT GmbH Lombardenstraße 24 52070 Aachen Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 241 / 41359-0 vertrieb@regioit.de www.regioit.de EDV Ermtraud GmbH Ansprechpartner: Tobias Krumnow Arienheller Str. 10 D-56598 Rheinbrohl Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 2635 / 9224-0 +49 (0) 2635 / 9224-29 vertrieb@edv-ermtraud.de www.edv-ermtraud.de Kommunix GmbH Ansprechpartner: Joseph Bunten Friedrich-Ebert-Straße 74 D-59425 Unna Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 23 03 / 25 47 00 +49 (0) 23 03 / 4 00 49 info@kommunix.de www.kommunix.de Digitaler Wandel: Als größter kommunaler IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen bietet die regio iT GmbH öffentlichen Auftraggebern wie Kommunen, Schulen, Energieversorgern und Entsorgern ein umfangreiches Produkt- und Serviceportfolio – qualitätsgesichert und dreifach nach international gültigen Standards zertifiziert. 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i y k s n a a Y l i i r d n A / m o c . e b o d a k c o t s . t o k a r y p s / m o c . e b o d a k c o t s . v o n u g a L / m o c . e b o d a k c o t s . v o n a y l e m e Y m y s k a M m o c . e b o d a k c o t s / . Vorschau Die nächste Ausgabe (4/2025) erscheint am 31.03.2025 Langfristig denken Damit die Verwaltungsdigitalisierung langfristig nach- haltige Veränderungen mit sich bringt, ist auch ein Umdenken in Abläufen und Prozessen notwendig. Ebenso unerlässlich ist es, aus Fehlern zu lernen und erfolgreiche Ansätze weiterzuverfolgen. Den Verkehr datenbasiert steuern Mithilfe von Sensorik, Datenplattformen und Künst- licher Intelligenz können Kommunen den städtischen Verkehr effizient sowie umweltfreundlich steuern und auch das Parkraummanagement verbessern. Das zeigen Projekte aus Lübeck, Wolfsburg und Hamburg. IT-Schwerpunkte im April In der Rubrik Informationstechnik geht es um Lösun- gen zur technischen Unterstützung interkommunaler Kooperationen, Kennzahlen zur Steuerung internatio- naler Beziehungen, Onlineformulare und Antragsassis- tenten sowie das Thema i-Kfz. Ist die digitale Schule ein Irrweg? In Deutschland wird an immer mehr Schulen mit Computern und Tablets gearbeitet – während etwa in Schweden der Trend zurück zum Buch geht. Wo können digitale Medien Bildung tatsächlich unterstützen und wo ist ihr Einsatz aus pädagogischer Sicht fraglich? Inserentenverzeichnis dieser Ausgabe AKDB .......................................... 2 Axians Infoma .............................. 7 brain-SCC ................................... 41 DATEV.......................................... 5 GELAS .......................................... 3 Governikus ................................. 35 Haufe-Lexware .......................... 17 JCC Software ............................. 39 K21 media ........................... 23, 57 Karlsruher Messe- und Kongress ..59 Kommunix ........................... 47, 49 NOLIS ....................................... 60 regio iT ...................................... 45 SmartDocuments Deutschland .. 15 tts ............................................... 19 Branchenindex IT-Guide .... 51 - 57 Impressum Verlag und Herausgeber: Telefon: Fax: E-Mail: Internet: K21 media GmbH Olgastraße 7 72074 Tübingen +49 (0) 70 71 / 855 - 6770 +49 (0) 70 71 / 855 - 6773 info@k21media.de www.k21media.de Verantwortlicher Redakteur im Sinne Alexander Schaeff des Presserechts und Chefredakteur: Olgastraße 7 E-Mail: Redaktion: Verantwortlich für den Anzeigenteil: Telefon: E-Mail: 72074 Tübingen redaktion@kommune21.de Bettina Weidemann (stellv. Chefredakteurin) Verena Barth Alexandra Braun Thomas Nolte Dr. Helmut Merschmann (Autor) Sibylle Mühlke (Freie Mitarbeiterin) Sara Ott Olgastraße 7 72074 Tübingen +49 (0) 70 71 / 855-2787 marketing@k21media.de Seit dem 1.1.2025 gilt die Preisliste Nr. 25 der Media Information 2025. Erscheinungsweise: ISSN: Einzelpreis Inland: Jahresabonnement Inland: Telefon: monatlich 1618-2901 9,00 € (zzgl. Porto und Versand) 104,00 € (Abonnement frei Haus) +49 (0) 70 71 / 855 - 6770 Bankverbindung: Layout: Kreissparkasse Tübingen, BLZ 641 500 20 Kontonr. 155 010 tebitron gmbh, Gerlingen Titelbild, Seite 4: stock.adobe.com/Andrii Druck: Druckerei Raisch GmbH & Co. KG Auchtertstraße 14 72770 Reutlingen Hinweise: Für unverlangt eingesandte Manuskripte, Grafiken und Bilder wird keine Haftung übernommen. Die Annahme zur Veröffentlichung muss schrift- lich erfolgen. Mit der Annahme zur Veröffentlichung überträgt der Autor dem Verlag das ausschließliche Verlagsrecht für die Zeit bis zum Ablauf des Urheberrechts. Die Zustimmung zum Abdruck und zur Veröffentlichung wird vorausgesetzt. Eingeschlossen sind insbesondere auch das Recht zur Herstellung elektronischer Versionen und zur Einspeicherung in Daten- banken sowie das Recht zu deren Vervielfältigung und Verbreitung Online oder Offline sowie das Recht zur öffentlichen Zugänglichmachung im Inter- net ohne zusätzliche Vergütung. Honorare nach Vereinbarung. Alle in dieser Zeitschrift veröffentlichten Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Die ausschließlichen urheberrechtlichen Nutzungsrechte für an- genommene und veröffentlichte Beiträge liegen bei dem Verlag. Kein Teil dieser Zeitschrift darf außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form – durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren – reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenverarbeitungsanlagen verwendbare Sprache übertragen werden oder in eine andere Sprache übersetzt werden. Artikel, die mit Namen oder Signet des Verfassers gekennzeichnet sind, geben nicht unbedingt die Meinung des Herausgebers und der Redak tion wieder. © Copyright 2025 K21 media GmbH. Alle Rechte vorbehalten. 58 Kommune21 · 03/2025 www.kommune21.de

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