Aber sicher, ich arbeite in der AKDB-Cloud! Der Aufwand für Kommunen, Cyberbedrohungen und Ransomware dauerhaft erfolgreich zu trotzen, steigt stetig. Gut, wenn die eigenen Verwaltungsdaten im Rechenzentrum der AKDB liegen. Hoch verfügbar und sicher. www.akdb.de

Inhalt Ausgabe 2/2023 – Februar E-Government Interview: Christian Aegerter, Hauptamtsleiter der Stadt Leipzig, äußert Unmut über das Vorgehen bei der Wohngeldnovelle ............ 8 Studie: Zukunftsradar untersucht die digitale Kommune 2022 ..... 10 OZG 2.0: Expertinnen und Exper­ ten äußern ihre Vorstellungen und Erwartungen ............................. 12 Titel E-Partizipation: Chance und He­ rausforderung gleichermaßen .. 16 Leitlinien: Den Rahmen für gute digitale Beteiligungsverfahren schaffen .................................... 18 Wuppertal: Bürger sind cross­ medial involviert ...................... 20 Pforzheim: Hürden der Teilhabe abgebaut ................................... 22 Anliegen-Management: Neues Modul sorgt für mehr Übersicht im kommunalen E­Mail­ Postfach .................................... 24 Informationstechnik Digitale Transformation: Die Stuttgarter Rahmendienstver­ einbarung bietet Mitarbeitenden Sicherheit ................................. 26 Serie Cyber-Sicherheit: Maßnahmen zur Stärkung der organisatorischen Resilienz ...... 28 Kita-Lösungen: Von ineinandergreifenden Prozessen profitieren ............... 30 OZG: Die Kitaplatzvergabe wurde fristgerecht digitalisiert ............ 32 Verkehrswesen: Kritische Fragen zum OZG­Leuchtturm i­Kfz ..... 34 Personalwesen: Rechtssichere Entscheidungen treffen ............ 36 Branchen-News: S­Management Services, Wolters Kluwer, KDO .. 37 Praxis Heidelberg: Virtuelles Bürgeramt und KI­Assistenz Lumi helfen bei Behördengängen ....................... 38 Altentreptow: Ressourcen einsparen dank digitaler Akten­ führung ..................................... 40 Praxis-News: Würzburg, Augsburg, Detmold, Kreis Haßberge .................................. 41 Studie: Elektronische Bezahl­ prozesse bürger­ und behörden­ freundlich umsetzen ................. 44 Kassenrecht: Umsatzsteuerpflicht und Überfallprävention ............ 46 Interview: Über das ganzheitliche Bezahlsystem in ihren Kommu­ nen sprechen Harry Weisskir­ chen für den Wetteraukreis und Mario Exner für das Landratsamt Kulmbach ................................. 48 Spezial E-Payment: Serviceowner verhin­ dert in Frankfurt am Main einen Wildwuchs von Online­Bezahlpro­ zessen ....................................... 42 Rubriken: Editorial ...................................... 3 News ........................................... 6 IT­Guide .................................... 50 Vorschau, Impressum ............... 58 Analog und digital Die E­Partizipation hat mit der Corona­Pandemie einen starken Aufschwung erlebt und wird fester Bestandteil der Beteiligungslandschaft bleiben. Sie hat viele positive Effekte, birgt aber auch einige Herausforderungen. Beispielsweise sind nicht alle Bürger digitalaffin. ab Seite 16 4 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

News twitter.com/k21news Erfurt: Optimierte Kassenprozesse Erfurt hat das Software-Modul ELKO des Anbieters ab- data eingeführt. Dabei handelt es sich um eine selbstler- nende Lösung zur Optimierung des Kassenbetriebs. • www.erfurt.de Bamberg: Digitales Besucherleitsystem Bamberg will ein digitales Besucherleitsystem installie- ren. Es soll Besuchende intelligent durch die Stadt füh- ren. Die Vorstudie für das Projekt hat begonnen. • www.stadt.bamberg.de Breitbandportal: Erste Genehmigungen Als erste Kommunen in Deutschland haben die Städte Fulda und Lindenfels Anträge digital über das von ekom21 entwickelte Breitbandportal genehmigt. • www.breitband-portal.de Hünfeld: Sensoren warnen bei Starkregen Hünfeld will sich besser auf Starkregenereignisse vorbe- reiten und installiert dazu Sensoren und Messstellen, die frühzeitig Warnungen auslösen sollen. • www.huenfeld.de Hildesheim Smart City wird sichtbar Im Jahr 2023 will Hildesheim die ersten Smart­City­Projekte umset­ zen. „Noch sind wir in der Strate­ giephase, die planmäßig bis Mitte des Jahres läuft. Trotzdem wollen wir schon jetzt mit ersten Projekten die Smart City in die Praxis bringen und für die Bürgerinnen und Bürger sichtbar machen“, sagt Oberbürger­ meister Ingo Meyer. Zum einen gehe es um das Thema Hochwasser. In ei­ nem Pilotprojekt mit dem Fraunho­ fer­Institut IOSB­INA sollen konti­ nuierlich Messwerte zu Pegelstand, Bodenfeuchte und Mikroklima über ein LoRaWAN in den relevanten Stadtgebieten gesammelt und in ei­ ner Datenkarte visualisiert werden. In einem weiteren Projekt sollen Bildungskurse und Veranstaltungen für Kinder und Jugendliche rund um das Thema Smart City organisiert werden. Weitere für 2023 geplante Projekte sind unter anderem ein Augmented­Reality­Spielplatz, eine Entwicklungskooperation Urbane Datenplattform sowie die Erweite­ rung der Hildesheim­App. www.smartcity­hildesheim.de FITKO Auf Wachstumskurs Die Föderale IT­Kooperation (FITKO) bildet die operative Basis des IT­Planungsrats. Sie hat zum 1. Januar 2023 im Auftrag des IT­ Planungsrats dessen Produkte Gov­ Data, Behördennummer 115, FINK und FIT­Connect in ihr Produkt­ Management übernommen. Auch die Geschäfts­ und Koordinierungs­ stellen 115 und GovData wurden offiziell überführt. Die Aufnahme aller Produkte des IT­Planungsrats in das Produkt­Management der FITKO ist Teil seiner Bündelungs­ planung. Schrittweise sollen alle Strukturen des Bund­Länder­ Gremiums in die FITKO überführt werden, die damit eine zen trale Ko­ ordinierungsfunktion übernimmt. Bund, Länder und Kommunen sol­ len so effektiver zusammenarbeiten. www.fitko.de Open.NRW Leitfaden für Open Data Die Open­Data­Beratungsstelle beim Beauftragten der Landesre­ gierung Nordrhein­Westfalen für Informationstechnik (CIO) hat einen umfassenden Leitfaden zum Thema Datenhoheit und Datennut­ zung veröffentlicht. Die Publikation „Datensouveränität im Kontext von Open Data“ zeige Verwaltungsmit­ arbeitenden die wichtigsten Schritte und Handlungsfelder auf dem Weg zur Datensouveränität und ebne den Weg zu mehr frei nutzbaren Verwaltungsdaten. Das Nach­ schlagewerk enthalte zahlreiche Anwendungsbeispiele und Muster­ klauseln und helfe so, urheber­ und lizenzrechtliche Besonderheiten bei der Beschaffung, Sammlung und Weitergabe von Daten frühzeitig zu erkennen und einzuordnen. www.open.nrw AKDB Trends für die Verwaltungs-IT Welche IT­Trends werden die öffentliche Verwaltung in diesem Jahr beherrschen? Welche aus den vergangenen Jahren bleiben aktuell? Die Anstalt für Kommunale Da­ tenverarbeitung in Bayern (AKDB) hat dazu ihre Experten befragt und ein kleines Trendbarometer der Verwaltungs­IT für das Jahr 2023 veröffentlicht. Demnach wollen kommunale Anwenderinnen und Anwender IT­Lösungen zunehmend rund um die Uhr nutzen können. Hinzu kommt, dass immer größe­ re Datenmengen anfallen und die Aufgaben und Berechnungen im­ mer umfangreicher werden. Diese Entwicklung erfordere eine leis­ tungsfähige Kommunikations­ und IT­Infrastruktur, die auch mit der Breitbandversorgung korrelieren müsse, so die AKDB. Eine schnelle und effiziente Digitalisierung der Verwaltung werde häufig mit Fach­ Software aus der Cloud in Verbin­ dung gebracht. Diese biete bessere IT­Sicherheit, höhere IT­Souverä­ nität, aber auch schnell verfügbare und aktuelle Software. Gleichzeitig werden kommunale IT­Dienstleis­ ter verstärkt daran arbeiten, Fach­ Software in kürzeren Zyklen für unterschiedliche Betriebsszenarien bereitzustellen, prognostiziert die AKDB. So könne die Verwaltung souverän entscheiden, ob sie die Software selbst betreibt, auf ihren IT­Dienstleister zurückgreift oder auf eine Verbundlösung vertraut – zum Beispiel auf einer Instanz der Deutschen Verwaltungscloud. www.akdb.de 6 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Interview Wir müssen es ausbaden In den Kommunen gibt es viel Unmut über die Wohngeldnovelle. Im Interview erklärt Christian Aegerter, Hauptamtsleiter der Stadt Leipzig, warum es aufgrund der kurzfristigen Verabschiedung zu enormen Verzögerungen bei der Bearbeitung kommt. Herr Aegerter, die Bundesregierung hat Ende Dezember vergangenen Jah- res neue Regelungen beim Wohngeld beschlossen. Von einer schlagartigen Verdreifachung der Zahl der Antrags- berechtigten ist die Rede. Wie ist die Situation in Leipzig? Das Gesetzgebungsverfahren hat uns überrascht. Unabhängig von den politischen und fachlichen In­ halten haben wir dieses ähnlich wie beim Bürgergeld als grenzwertig empfunden. Man startet in Berlin ein Gesetzgebungsverfahren, ver­ zichtet darauf, die kommunale Ebe­ ne einzubinden und auf den Rat von Fachleuten zu hören, die vielfältige Vereinfachungsvorschläge gemacht haben. Man nimmt nicht zur Kennt­ nis, dass damit eine Verdreifachung der Zahl der Antragsteller verbun­ den ist, rechnet die Folgekosten mit falschen Zahlen klein und ignoriert, dass die Kommunen in der Kürze der Zeit überhaupt nicht die Mög­ lichkeit hatten, Stellen und Personal für die Bearbeitung zu beschaffen. Was hätte denn besser vorbereitet werden können? Ich bin einer der Autoren der Dresdner Forderungen, mit denen Kommunen auf dem Kongress des IT­Planungsrats in Dresden 2021 eine Änderung der Aufgabener­ füllung bei so genannten Pflicht­ aufgaben des Bundes im Zeitalter digitaler Prozesse fordern. Kurz gesagt bedeutet das, dass der Bund bei solchen Aufgaben zunächst prüfen muss, ob diese nicht von vornherein digital auf Bundesebene erledigt werden können oder alter­ nativ zen trale IT­Verfahren für die Abwicklung der Prozesse zur Ver­ fügung gestellt werden. Das Wohn­ geld wäre eigentlich der Prototyp für einen Prozess gewesen, der gar nicht unbedingt auf die kommunale Ebene übertragen werden muss, sondern bei dem die Bearbeitung gleich auf Bundes­ oder Landesebe­ ne erfolgen kann. Wie stellen Sie sich die Abwicklung vor? Man hätte den Prozess auf der Bundesebene mit einem zentralen Portal, mit zentral bereitgestellten Formularen und Fachverfahren abwickeln können. Wenn die zu­ ständige Ministerin für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen dem Finanzminister gesagt hätte, ich muss nicht nur die Erhöhung des Wohngelds finanzieren, sondern brauche dafür auch 5.000 neue Stel­ len, hätte das Gesetz garantiert ganz anders ausgesehen, nämlich einfa­ cher und digitaler. So aber wird wie­ der einmal die ganze Arbeit auf eine andere föderale Ebene abgeschoben Dr. Christian Aegerter und die Kommunen dürfen das jetzt ausbaden. Das erzeugt nicht nur in der Verwaltung Frust, sondern auch bei den Antragstellern, die nun mo­ natelang warten dürfen. Das kann und darf nicht die Gesetzgebung der Zukunft sein. Man gefährdet damit das Vertrauen der Menschen in un­ seren Rechtsstaat. Welche Maßnahmen haben Sie in Leipzig ergriffen, um die Situation zu bewältigen? Wir haben noch im November 2022 beschlossen, 30 neue Stellen zu schaffen und dafür Personal ein­ zustellen. Die ersten sind auch schon mit der Bearbeitung der Anträge beschäftigt. Aber es rollt eine riesige Antragswelle auf uns zu, weil nicht nur die Anspruchsberechtigten kom­ men, sondern auch viele Bürgerin­ nen und Bürger einen Probeantrag 8 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Studie Baustelle Digitalisierung Gerd Landsberg Die Corona-Pandemie hat für einen Digitalisierungsschub gesorgt. Diesen Schwung gilt es zu nutzen und funktionierende Digitalstrategien flächendeckend in den Kommunen zu etablieren. Hindernisse stellen mangelnde Finanzen und die Personalnot dar. I n den Städten und Ge- meinden Deutschlands hat die Digitalisierung Fahrt aufgenommen. Den- noch reichen die erzielten Ergebnisse derzeit noch nicht aus, um mit den wach- senden Anforderungen aus Gesellschaft und Wirtschaft Schritt halten zu können. Dies ist ein zentrales Ergeb- nis der Studie „Zukunftsradar Digitale Kommune 2022“, der regelmäßig vom Deut- schen Städte- und Gemeindebund (DStGB) in Kooperation mit dem Institut für Innovation und Technik (iit) herausgegeben wird. An der dritten Auflage dieser Erhebung zum Stand der Digitalisierung in den deutschen Kommunen haben sich im vergangenen Jahr mehr als 900 Städte und Gemeinden aller Größenklassen beteiligt. Erfreulicher Befund der dritten Auflage ist, dass ein großer Teil der Kommunen in den vergange- nen Jahren deutliche Fortschritte bei der Digitalisierung gemacht hat. Mehr als 60 Prozent der teil- nehmenden Kommunen schätzen das so ein. Allerdings bezeichnet nur rund ein Fünftel den eigenen Digitalisierungsgrad als gut oder sogar sehr gut, mehr als ein Viertel schätzt ihn hingegen als schlecht Galerie betrachten Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. oder sehr schlecht ein. Interes- sant ist, dass die Selbsteinschät- zung umso kritischer auszufallen scheint, je größer die Kommune ist. Nur rund ein Viertel der be- fragten Kommunen unter 10.000 Einwohnern schätzt den Grad der Digitalisierung als schlecht oder sehr schlecht ein, bei den Kommu- nen zwischen 10.000 und 100.000 Einwohnern liegt dieser Anteil bei 31 Prozent. Insgesamt macht die Diskrepanz zwischen erzielten Fortschritten und erreichtem Di- gitalisierungsgrad deutlich, dass trotz des Vorankommens nach wie vor sehr großer Handlungsbedarf besteht und es den Städten und Gemeinden trotz aller Anstrengun- gen schwerfällt, mit dem technolo- gischen Fortschritt, wie er etwa im Bereich der Wirtschaft zu beobach- ten ist, Schritt zu halten. Den mit Abstand größten Handlungsbedarf sehen 75 Prozent der Städte und Ge- meinden weiterhin bei der Digitalisierung der eigenen Verwaltung. Dabei wäre es vermessen anzunehmen, dass es in diesem Zusammenhang „nur“ um die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes geht. Vielmehr dürfte vor allem die Digitalisierung der Verwaltungsstrukturen insgesamt, also der gesamten inneren Verwaltung, gemeint sein. Echte Verwaltungsdigitalisierung bedeutet, Abläufe und Prozesse mit digitaler Technik neu aufzu- stellen und auch in den Köpfen der Mitarbeitenden und Nutzer ein entsprechendes Mindset zu etablieren. Das ist alles andere als einfach. In engem Zusammenhang mit dieser Frage stehen auch die von den Kommunen formulierten Herausforderungen mit Blick auf die Personalausstattung und den Finanzbedarf. Das Thema Personal bildet die wohl größte Baustelle auf dem Weg zur kommunalen Digitalisierung. Die derzeitige Situation schätzen in dieser Frage 42 Prozent der teilnehmenden Kommunen als schlecht oder sogar sehr schlecht ein, lediglich 19 Prozent geben sie 10 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

OZG 2.0 Worauf es jetzt ankommt Nach dem OZG ist vor dem OZG: Während ein Folgegesetz noch auf sich warten lässt, hat Kommune21 einige Expertinnen und Experten um ihren Blick auf die Verwaltungsdigitali- sierung gebeten. Wie soll es weitergehen? N ach fünf Jahren Umset­ zung bleiben die Resultate aus dem Onlinezugangs­ gesetz (OZG) übersichtlich. Der Nationale Normenkontrollrat hat in seinem aktuellen Jahresbericht ganze 33 von 575 flächendeckend ver­ fügbare Verwaltungsleistungen als Resultate aus dem OZG gezählt. Das offizielle OZG­Dashboard kommt auf andere Zahlen und weist etwa für Nordrhein­Westfalen 372 Online­ Dienste aus, die allerdings längst nicht überall zugänglich sind. Fest steht: Die Verwaltungsdigitalisierung steckt erst in den Kinderschuhen und wird noch Jahre andauern, vielleicht niemals vollendet sein, sondern sich kontinuierlich weiterentwickeln. Die Probleme beim flächendecken­ den Roll­out liegen vor allem in der Anbindung von Fachverfahren, der Einigung auf interoperable Standards und in der Rechtssetzung. Was lässt sich aus dem unvoll­ endeten OZG für die Zukunft lernen? Welche Schritte müssen nun unternommen werden, damit die Verwaltungsdigitalisierung von Bund, Ländern und Kommunen in absehbarer Zeit gelingen kann? Die befragten Expertinnen und Exper­ ten kommen zu ganz unterschiedli­ chen Einschätzungen. Helmut Merschmann Kristina Sinemus, Hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung Die Grundsteine sind gelegt Die digitale Transformation der Verwaltung ist ein Mega­Moder­ nisierungsprojekt, das nur durch die Zusammenarbeit über Länder­ grenzen und Verwaltungsebenen hinweg gelingt und zunächst ent­ sprechende Zeit benötigt hat, Pro­ zesse und Abläufe zwischen Bund, Ländern und Kommunen zu instal­ lieren. Diese Grundsteine sind in­ zwischen gelegt und gute Prozesse etabliert. Alle Länder arbeiten mit Hochdruck an der Fertigstellung der eigenen Leistungen. Wir haben in Hessen unseren Kommunen die Digitalisierungsplattform civento zur Verfügung gestellt, die die Ab­ läufe in der Verwaltung verschlankt und effizienter macht. Zudem stel­ len wir in „Digitalisierungsfabri­ ken“ den Kommunen Leistungen zur einfachen Einbindung auf den eigenen Web­Seiten zur Verfügung. Ein weiteres Beispiel, bei dem Hessen und Rheinland­Pfalz die Federführung nach dem Einer­für­ Alle­(EfA)Prinzip hatten, ist das OZG­Breitbandportal, mit dem kommunale Genehmigungsprozes­ se im Rahmen des Breitbandaus­ baus beschleunigt werden. Wichtig ist mir der Hinweis, dass die Verwaltungsdigitali­ sierung einen kontinuierlichen Prozess darstellt und nie abge­ schlossen, son­ dern zu einer Daueraufgabe geworden ist. I m p u l s u n d M o m e n t u m werden beibe­ halten, um durchgängig digitale Verfahren zu schaffen. Hier gilt es weiterzudenken, vom Online­ zugangsgesetz zur Volldigitalisie­ rung. Auch die Zusammenarbeit von Bund und Ländern in der Ver­ waltungsdigitalisierung wird wei­ ter ausgebaut. Dort, wo es sinnvoll und möglich erscheint, soll über das OZG hinaus das EfA­Prinzip genutzt werden. 12 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

OZG 2.0 Karola Voß, Bürgermeisterin der Stadt Ahaus Wir brauchen einen digitalen Staat Leider trägt das Onlinezugangs­ gesetz nur bedingt zur Digitalisie­ rung der Verwaltung bei. Obwohl die gesetzliche Pflicht zu mehr Auf­ merksamkeit und Sensibilisierung führt, werden die Potenziale der Digitalisierung – etwa durch Auto­ matisierung oder Skalierung – nicht oder kaum gehoben. Zum einen sollte der Fokus auf die Entwicklung eines digitalen und innovativen Staatswesens gelegt werden. Anspruch muss es sein, Dienstleistungen unter dem Motto Digital first und disruptiv zu entwickeln. Viele Prozesse in der Verwaltung könnten digital, automatisiert und hochgradig nutzerzentriert ablaufen. Staatli­ che Dienstleistungen müssen von der Couch, 24/7 und mit wenigen Klicks beantragt und erbracht werden können. Dazu braucht es vor allem eine flächendeckende und nutzerfreundliche ID, die nicht nur die Authentizität sicher­ stellt, sondern auch weitere Funk­ tionen bietet – unter anderem Kommunikation, Postfach und Wallet. Darüber hinaus brauchen wir digitalisierungsfreundliche Gesetze, sodass Prozesse wie Antragstellung und Sachbearbei­ tung vollständig digital ablaufen können. Z u m a n d e ­ ren muss der Staat die Ex­ pertinnen und Experten aus der Digitalwirt­ schaft aktiver einbinden. Die Entwicklung von benutzerfreundlichen Front Ends, Online­Anträgen und Software soll­ te in den Händen der Digitalwirt­ schaft liegen. Die Festlegung von Standards, die Entwicklung einer sicheren und verbindlichen ID und die Vernetzung der Behörden ist hingegen Aufgabe des Staates und sollte bei der Aufgabenwahrneh­ mung priorisiert werden. Alexander Britz, Geschäftsleitung Microsoft Deutschland (Public Sector) Klare Roadmaps Das Onlinezugangsgesetz sollte Ländern und Bundesressorts die Bedeutung guter Zusammenar­ beit vor Augen geführt haben. Die wichtigste Lehre für das OZG 2.0 muss es daher sein, klare Road­ maps für die Umsetzung und ein kontinuierliches Monitoring für den Fortschritt aufzubauen. Dazu gehört die Erkenntnis, dass Fort­ schritt verhindert, wer – oft bereits vorhandene – Lösungen nochmals selbst entwickeln möchte. Vertrauen braucht es dabei nicht nur zwischen den Verwaltungsebe­ nen, sondern auch gegenüber der Privatwirtschaft. Wo direkt nutz­ bare Technologien vorhanden sind, sollten Behörden sie im Rahmen von Public Private Partnerships einsetzen. Das OZG 2.0 muss in­ dividuelle Lösungen zulassen und technisch sichere, interoperable Rahmen vorsehen. Viele Technologien sind bereits entwickelt und unter Einhaltung unterschiedlicher Sicherheits­ niveaus vollintegrationsfähig. Multicloud bietet die nötige IT­Ar­ chitektur. Ihre Ressourcen können Behörden gezielt nutzen, um Inno­ vationen dort zu entwickeln, wo es noch keine Lösungen gibt. Die gute Nachricht ist: Es geht. Manche Län­ der und Einrich­ tungen sind bei der Umsetzung des Onlinezu­ gangsgesetzes w e s e n t l i c h weiter vorangekommen als andere. In Europa haben Public Private Partnerships digitale Identitäten, moderne Register und Bürgerplatt­ formen ermöglicht. Auch im globa­ len Süden gibt es Vorreiter moder­ ner Digitalpolitik. Diese Beispiele sollten Mut machen und Vorbilder sein, von denen wir in Deutschland lernen können. Die Bürgerinnen und Bürger erwarten es. 14 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

E-Partizipation Das digitale Dilemma Jörg Sommer Auch die Bürgerbeteiligung erlebt derzeit – ausgelöst durch die Corona-Pandemie – einen Digitalisierungsschub. Das eröffnet Kommunen viele Chancen, weil sie etwa neue Zielgrup- pen erreichen, ist aber auch mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. D ie Corona­Pandemie führ­ te Anfang 2020 zu einer abrupten Unterbrechung laufender deliberativer Verfahren. Primär verantwortlich war dafür die politische Maßnahme des Social Distancing, die eine Minimierung persönlicher Kontakte erzwang. Das hatte nicht nur kurzzeitige Auswirkungen, sondern führte zu zahlreichen abgesagten, stark geschrumpften oder verschobenen Beteiligungsverfahren, wie eine Studie des Berlin Institut für Parti­ zipation ergab. Genau ein Jahr nach der ersten Umfrage wurde diese mit derselben Zielgruppe wiederholt. Ziel war es, zu ermitteln, welche Befürchtun­ gen und Erwartungen tatsächlich eingetreten sind, inwiefern sich die unterschiedlichen Akteure mit den Einschränkungen arrangieren konnten und welche (langfristigen) Veränderungen sich in der Praxis abzeichnen. Die Umfrage zeigte, dass mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung ein Anstieg hinsicht­ lich der Verbreitung und Nutzung digitaler Beteiligungsformen zu beobachten war. Letzteres hat die Entwicklung digitaler Kompetenzen und Routinen bei vielen Usern ge­ fördert und die technische Ausstat­ tung verbessert. Viele Partizipati­ onsdienstleister haben ihr Portfolio um digitale Angebote erweitert und sind nun Komplettanbieter von Beteiligungslösungen. Etliche Kommunen planen zudem zukünf­ tig den Ausbau ihrer digitalen Beteiligungs­ strukturen, sodass der virtuelle Raum auch nach Corona absehbar fester Bestandteil der deuts ch en Bete ili ­ gungslandschaft sein wird. Aller­ dings sind insbesondere die kom­ munalen Erfahrungen mit digitaler Beteiligung noch wenig evaluiert. Bislang gibt es keine universellen, wissenschaftlich belegten Empfeh­ lungen. Hingegen hat sich ein Dut­ zend Herausforderungen ergeben, die sich als Chance oder Risiko im Rahmen der Digitalisierung von Beteiligung erwiesen haben – und oft genug als beides zugleich. Digitale Beteiligungsformate haben zahlreiche positive Effekte: Entfallende Wege zu Ämtern, Rat­ häusern und Veranstaltungsorten bieten mehr Menschen eine Chance mitzuwirken. Der Zugang über das Internet bei gleichzeitigem Verbleib in der persönlichen Wohlfühlumge­ bung senkt die Hemmschwelle für eine Teilnahme. Jüngere, digitalaf­ Bürgerbeteiligung findet zunehmend digital statt. finere Menschen werden erfolgrei­ cher angesprochen. Schnelle Re­ aktions­ und Rückmeldegeschwin­ digkeiten machen die Beteiligung dynamischer und attraktiver. Sie kann so, auch unter Kostengesichts­ punkten, breiter angeboten und wahrgenommen werden. Während digitale Angebote bestimmte Ziel­ gruppen also leichter erreichen, gilt für andere Gruppen das Gegenteil. Denn die unterschiedlichen Mi­ lieus in unserem Land sind auch unterschiedlich beteiligungsaffin und digitalkompetent. So stellen zum Beispiel die „Konservativ­ etablierten“ eine starke Gruppe in offenen Beteiligungsprozessen, sind aber in der Digitalkompetenz abge­ schlagen. Die „Experimentalisten“ wiederum sind in der klassischen Beteiligung unterrepräsentiert, aber digital gut anzusprechen. Digitale 16 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Leitlinien Grundsätze guter Beteiligung Andreas Paust Um gute E-Partizipationsangebote zu gestalten, gilt es, ebenso wie bei analogen Bürger- beteiligungsformaten, einige Grundregeln zu beachten. Diese betreffen etwa die Transpa- renz des Angebots und die Verbindlichkeit der Ergebnisse. S chon seit Langem gibt es Qualitätskriterien, Leitli­ nien und Grundsätze für gute Bürgerbeteiligung. Allerdings sind diese Grundsätze auf analoge Formate ausgerichtet, die während der Covid­19­Pandemie kaum oder gar nicht stattfinden konnten. Es ist deshalb nötig, sie in digitale und hy­ bride Formate zu transferieren. Das soll hier anhand der „10 Grundsätze für die Qualität von Bürgerbetei­ ligung“ der Allianz Vielfältige De­ mokratie geschehen. Die meisten dieser Grundsätze sind so allgemein formuliert, dass sie universelle Gül­ tigkeit beanspruchen können. Im Einzelfall sind für die digitale und hybride Welt besondere Aspekte zu beachten. Gute Bürgerbeteiligung lebt von der Bereitschaft zum Dialog. Dieser Grundsatz bezieht sich auf die Hal­ tung und die Einstellung der Akteu­ re zur Beteiligung. Schon bei ana­ loger Beteiligung gelingt es nicht immer, einen Dialog auf Augenhöhe zu führen. Bei digitalen Veran­ staltungen besteht die ungleich größere Gefahr, die Eingeladenen in eine Zuschauerrolle zu drängen. Denn die Veranstalter legen fest, welche Videokonferenz­Software eingesetzt wird. Sie können nach Belieben unliebsame Teilnehmende stummschalten, aus dem Meeting entfernen oder gar nicht erst he­ reinlassen. Während bei analogen Treffen eine anonyme Teilnahme in der letzten Reihe möglich ist, geht das bei digitalen Konferenzen, wo Anmelde­ und Klarnamenpflicht herrscht, nicht. Gute Bürgerbeteiligung beachtet die Themen, Akteure und Rahmenbedingun- gen. Dieser Grundsatz hebt ab auf eine Stakeholder­ und Themenfeld­ analyse, mit der Betroffene eines Projekts identifiziert und Hand­ lungsspielräume für die Beteiligung ausgelotet werden. Bei der digitalen Beteiligung ist früh zu prüfen, ob die Zielgruppen die einzusetzende Technik aus Gründen der IT­Sicher­ heit und des Datenschutzes nutzen dürfen. Sodann ist zu klären, ob die potenziellen Teilnehmenden über das nötige Know­how verfügen, um die Technik zu bedienen. Ge­ gebenenfalls ist zu überlegen, ob auf digitale Beteiligung verzichtet werden muss, wenn es wichtige Akteure gibt, die nicht über die nötigen technischen Möglichkeiten oder Fähigkeiten verfügen. Gute Bürgerbeteiligung braucht klare Ziele und Mitgestaltungsmöglichkeiten. Bei diesem Grundsatz geht es um das so genannte Erwartungsma­ nagement: Nicht mehr versprechen, als gehalten werden kann. Die digi­ Regeln erhöhen die Qualität von E­Partizipation. tale Beteiligung erschwert zudem den vertrauensvollen, persönlichen Austausch, der für manche Aus­ handlungsprozesse nötig ist. Auch gelingt es nicht immer, Teilneh­ mende aufmerksam und wach in digitalen Meetings zu halten. Gute Bürgerbeteiligung beginnt früh- zeitig und verpflichtet alle Beteiligten. Sowohl mit der analogen als auch der digitalen/hybriden Beteiligung sollte begonnen werden, wenn es noch echte Handlungsspielräume gibt. Die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse sollten von allen mitge­ tragen und umgesetzt werden. Was die Frühzeitigkeit angeht, kann die digitale Beteiligung ihre Stärken ausspielen: Schon vor Beginn des offiziellen Beteiligungsverfahrens 18 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Wuppertal Crossmedial involviert Antonio Arcudi Im Jahr 2019 hat Wuppertal die Plattform talbeteiligung.de gestartet. Digitale Beteiligungs- formate haben in der Stadt seitdem an Bedeutung gewonnen. Für den Erfolg der Partizipa- tionsvorhaben ist insbesondere deren breitgefächerte Ausrichtung verantwortlich. U m möglichst viele Men- schen zu erreichen und in lokale Entscheidungen mit einzubeziehen, müssen Kom- munen auf eine breitgefächerte Kommunikation und vielfältige Angebote zum Mitmachen setzen. Vor allem ist die intelligente Ver- knüpfung digitaler und analoger Formate ein wichtiger Faktor, wenn die ganze Stadtgesellschaft teilha- ben soll. Eine solche crossmediale Bürgerbeteiligung ermöglicht es, dass beruflich oder familiär stark eingebundene Gruppen digital, zeit- und ortsunabhängig ebenso teilnehmen können wie digital weniger affine Menschen. Wie das gut gelingen kann, macht die Stadt Wuppertal vor. Den Grundstein für E-Partizipati- on legte die nordrhein-westfälische Kommune Anfang 2019. Gemein- sam mit dem Unternehmen wer denkt was wurde damals talbe- teiligung.de als zentrale Informa- tions- und Beteiligungsplattform konzipiert und eingeführt. Zu- nächst diente das Web-Portal der Durchführung des Bürgerbudgets. Diesem folgten jedoch recht schnell zahlreiche weitere digitale Verfah- ren. Insgesamt zwölf Beteiligungs- projekte wurden bislang online durchgeführt. Das Portal talbetei- ligung.de wurde dadurch stadtweit Auftakt zur crossmedialen Bürgerbeteiligung in Wuppertal. Galerie betrachten bekannt. Rund 19.000 registrierte Nutzende, 150.000 Besucherinnen und Besucher sowie mehr als eine halbe Million Seitenaufrufe kann die städtische Beteiligungsplattform mittlerweile verzeichnen. „Das sind tolle Nutzungszahlen und auch die Qualität der Beiträge und die Um- setzung dieser Ideen und Anregun- gen zeugen von gelebter digitaler Beteiligung“, resümiert Theresa Lotichius. Die Geschäftsführerin von wer denkt was hat die Einfüh- rung der Plattform aktiv begleitet und freut sich, dass die Stadt das Portal so intensiv und erfolgreich nutzt. Besonders erfolgreich ist das zweijährlich stattfindende Bürger- budget. 200.000 Euro standen etwa im Jahr 2021 zur Förderung von Projekten zur Verfügung, die der Stadt und den Menschen zugute kommen. Um damit möglichst alle Bevölkerungsgruppen zu erreichen, setzt die Stadt auf eine crossmedi- ale Ausrichtung. Die Menschen in Wuppertal haben somit verschiede- ne Möglichkeiten, ihre Ideen für das Bürgerbudget einzubringen: über die Online-Plattform, per E-Mail, Brief, Telefon sowie auf persönli- chem Weg in den Bezirksstationen. Ist die Einreichungsphase für Ideen beendet, führt die Stadt eine Bürgerwerkstatt vor Ort durch, den so genannten Gemeinwohl- Check. Dort können sich die 20 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Pforzheim Teilhabe-Hürden abbauen Anika Blank Durch die digitale und persönliche Einbeziehung der Stadtgesellschaft konnten in Pforzheim Hürden der Teilhabe abgebaut und unterschiedliche Zielgruppen erreicht werden. Ihre neue Online-Beteiligungsplattform startete die Stadt mit dem Thema Smart City. D ie Stadt Pforzheim wurde 2021 im Rahmen der dritten Förderstaffel der „Modellprojekte Smart Cities“ vom Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen als eine von 28 Kommunen ausge­ wählt. In Aussicht gestellt wurden dabei Fördermittel in Höhe von 9,1 Millionen Euro für die kom­ menden fünf Jahre. Unter dem Motto „Pforzheim. Gemeinsam. Smart“ wurde zunächst in einem einjährigen, partizipativen Prozess eine sektorübergreifende räumliche Smart­City­Strategie entwickelt. Dabei wurde ein aktivierender und integrativer Ansatz gewählt, der die gesamte Stadtgesellschaft durch zielgruppengerechte Beteiligungs­ formate einbezog. Zur Ansprache verschiedener Be­ völkerungsgruppen kamen sowohl analoge als auch digitale Formate zum Einsatz. Am 19. Juli 2022 hat Pforzheim eine Online­Bürgerbe­ teiligungsplattform gestartet, auf der künftig alle E­Partizipationsan­ gebote der Stadt gebündelt werden. Die Plattform dient in erster Linie der aktiven Beteiligung, ist aber gleichzeitig auch Informationsquel­ le für die Bevölkerung. Der erste Themenbereich widmete sich dabei der Smart City. Von Zeit zu Zeit werden die Themen und Funktio­ Stadt Pforzheim: Neue Beteiligungsplattform freigeschaltet.* nen ausgeweitet. „Mit der Plattform entsteht für die Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, sich zeit­ und ortsunabhängig an verschie­ denen Projekten der Verwaltung zu beteiligen. Damit bauen wir die Hürden der Teilhabe ab und brin­ gen unterschiedliche Zielgruppen zusammen“, erläutert Oberbürger­ meister Peter Boch. Die Partizipati­ on der Bevölkerung hat für die Stadt Pforzheim eine große Bedeutung, weswegen ein Beirat eingerichtet wurde, der über Konzepte zur Bürgerbeteiligung bei städtischen Projekten berät. Von ihm stammt auch die Idee der Online­Plattform. Die Verwaltung hat den Vorschlag unterstützt und umgesetzt. Finan­ ziert wird die Plattform mit Mitteln aus dem Bundesförderprogramm Smart Cities. Im Rahmen des Strategieentwick­ lungsprozesses haben bei mehreren Beteiligungsformaten in Form von Zukunftswerkstätten neben Expertinnen und Experten aus Ver­ waltung, Wissenschaft, Wirtschaft und Politik auch Bürgerinnen und Bürger ihre Meinungen und Ideen eingebracht. Diese Maßnahmenan­ sätze wurden im Zuge einer breit angelegten Beteiligung nochmals reflektiert. Eine wichtige Rolle spielte hier­ bei die neue Online­Beteiligungs­ plattform, auf der die ausgearbeite­ ten Inhalte vorgestellt wurden. Die * v. l. : Kevin Lindauer, Digitalisierungs­ beauftragter der Stadt Pforzheim; Ober­ bürgermeister Peter Boch; Susanne Wacker, Beauftragte für Ehrenamt und Bürgerbeteiligung 22 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

## Anliegen-Management Postfach entrümpeln Boris Kaminski Web-Formulare und eine Vielzahl anderer Anfragen können das E-Mail-Postfach von Sachbearbeitenden schnell volllaufen lassen. Der Überblick über aktuelle Vorgänge wird erschwert. Abhilfe schafft das neue Modul eines Anliegen-Management-Systems. W eb­Formulare sind seit Jahren eine gute Mög­ lichkeit, um Anträge, Anfragen oder Hinweise über die kommunale Website an die Verwal­ tung zu senden. Meist laufen die ausgefüllten Formulare in einem zentralen E­Mail­Postfach auf und müssen umständlich weiterbear­ beitet werden. Schnell läuft das Postfach außerdem wegen direkter Anfragen an Sachbearbeitende oder weitergeleiteter Anfragen von Kolleginnen und Kollegen voll. Die Übersicht über aktuelle Vorgänge geht dadurch verloren. Wenn dann noch Rückfragen zum Bearbei­ tungsstand durch Vorgesetzte oder Bürgerinnen und Bürger kommen, kann das eine regelrechte Schnit­ zeljagd quer durch die Verwaltung auslösen. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern lenkt auch von den wichtigen Abläufen des Verwaltungsalltags ab. Eine Möglichkeit, das kommuna­ le Postfach zu entrümpeln, bietet das Unternehmen leanact mit dem zweiten MeldooPLUS Modul Allgemeine Anliegen an. Verwal­ tungen können damit beliebig viele Web­Formulare ihrer Website kopieren und ersetzen. Die neuen MeldooPLUS Formulare sorgen für eine erhebliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung. Wenn Bürge­ rinnen und Bürger dann beispiels­ weise das Formular „Ideen­ und Beschwerden“ ausfüllen, können die Anfragen je nach Auswahlfeld direkt an die zuständigen Fach­ bereiche, Personengruppen oder Mitarbeitenden weitergeleitet wer­ den. Die jeweiligen Mitarbeitenden werden zwar weiterhin per E­Mail über die neue Anfrage informiert, können das entsprechende Ticket jedoch mit einem Klick in der über­ sichtlichen MeldooPLUS Oberfläche bearbeiten. Die browserbasierte Verwaltungs­ oberfläche des Moduls wartet mit zahlreichen Funktionen auf, die die Sachbearbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit zusätzlich unter­ stützen: Textvorlagen, Ein­Klick­ Erledigungen, interne Weiterlei­ tungen sowie ein ausgeklügeltes Fristenkonzept sorgen dafür, dass Mitarbeitende jederzeit die Über­ sicht behalten. Bürgerinnen und Bürger werden über individuelle Eingangsbestätigungen sowie auto­ matisierte Erledigungsnachrichten, ganz ohne personellen Aufwand, über den Status ihrer Anfrage in­ formiert. Einsetzen können die Kommu­ nalverwaltungen das Modul Allge­ meine Anliegen in verschiedenster Weise. So wurde das System Überblick trotz unterschiedlicher Anliegen. beispielsweise von der Kreisver­ waltung Rendsburg­Eckernförde im Jahr 2022 als Ideen­ und Beschwerde­Management genutzt. „MeldooPLUS hat unser analoges Anliegen­Management innerhalb kürzester Zeit digitalisiert. Eine moderne Software gepaart mit einem beispiellosen Support – wir sind begeistert“, lautet das Re­ sümee von Anton Kiebert, Chief Digital Officer (CDO) des Kreises. Ebenso kann das Modul als Formular­Manager, externes oder internes Ticketsystem oder Help­ desk Software in der Bürgerkom­ munikation eingesetzt werden. Auch traditionelle Prozesse lassen sich damit im Rahmen des Online­ zugangsgesetzes (OZG) als digitaler Antrag zeitsparend abbilden. Dabei 24 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Digitale Transformation Beschäftigte mitnehmen Regine Stang In Stuttgart flankiert eine Rahmendienstvereinbarung die Digitalisierungs- und IT-Vorhaben der Stadt. Enthalten ist unter anderem eine Beschäftigungssicherung, die betriebsbedingte Kündigungen im Rahmen der Digitalisierung ausschließt. O hne Technik und Digita­ lisierung geht heute fast nichts mehr. Der Erste Bürgermeister der baden­württem­ bergischen Landeshauptstadt Stutt­ gart, Fabian Mayer, gab deshalb im Jahr 2018 den Startschuss für einen Strategieentwicklungsprozess, an dessen Ende die Digitalisierungs­ strategie Digital MoveS stand. Der Gemeinderat bewilligte zum da­ maligen Haushalt die beachtliche Summe von 64 Millionen Euro für die Digitalisierung der Verwaltung. Als Pendant zur Digitalisierungs­ strategie wurde im Mai 2022 zwischen der Gesamtpersonalrats­ vorsitzenden Claudia Häußler und Oberbürgermeister Frank Nopper die Rahmendienstvereinbarung zur Digitalisierung und IT bei der Lan­ deshauptstadt geschlossen. Die Vereinbarung bildet den großen Rahmen für die Stuttgarter Digitalisierungs­ und IT­Vorhaben. Sie soll nicht nur die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung für die Beschäftigten aufzeigen, sondern auch die vertrauens­ volle Zusammenarbeit mit der Personalvertretung stärken und effizient gestalten. Durch ein transparentes und struktu­ riertes Beteiligungsverfahren wird der Abstimmungspro­ zess beschleunigt und die Vertragspartnerinnen und ­partner erhalten Handlungs­ sicherheit. Begonnen haben die Ver­ handlungen unter Leitung der Organisationsabteilung in einem Kern­Team, bestehend aus Gesamtpersonalratsmitgliedern, Vertretenden aus der IT­Abteilung, der Digitalisierungsbeauftragten und einer Juristin. Auch wurden die wichtigsten Fachexpertinnen und ­experten hinzugezogen. So wurden zum Beispiel der Datenschutz, der Arbeits­ und Gesundheitsschutz, die Schwerbehindertenvertretung, die Behindertenbeauftragte und der Bereich der Aus­ und Fortbildung eingebunden. Über zwei Jahre hin­ weg wurden so Themen strukturiert und kompakt zusammengefasst. Stuttgart erarbeitete Rahmendienstvereinbarung für IT. parteien ist es wichtig, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, die Beschäftigten, also die Mitarbeiter­ schaft, in den Transformationspro­ zess einzubinden und mitzuneh­ men. Die Beschäftigten werden bei der digitalen Transformation durch permanente Personalentwicklungs­ und Qualifizierungsmaßnahmen sowie durch das Changemanage­ ment unterstützt und begleitet.“ Bürgermeister Fabian Mayer ist überzeugt, dass Digitalisierung nur mit motivierten und engagierten Mitarbeitenden gelingen kann. Entsprechend bedeutsam sei diese mit der Arbeitnehmervertretung geschlossene Regelung: „Die Lan­ deshauptstadt legt bei der Digita­ lisierung mittlerweile ein beachtli­ ches Tempo vor. Die abgeschlossene Rahmendienstvereinbarung stellt Hinweis Stuttgart stellt die Rahmendienst­ vereinbarung Interessierten zur Ver­ fügung. Bitte wenden Sie sich dazu an Gudrun.Brewko@stuttgart.de. Zukunftsweisend ist die Zusage zur Beschäftigungssicherung, die betriebsbedingte Kündigungen im Rahmen der Digitalisierung aus­ schließt. In der Präambel der Ver­ einbarung heißt es: „Den Vertrags­ 26 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Serie Cyber-Sicherheit Lohnenswerte Investition Da die Bevölkerung auf arbeitsfähige Kommunen angewiesen ist, müssen sich diese nach einem Cyber-Angriff möglichst schnell erholen und mit der Wiederaufbauphase beginnen. Die Resilienz lässt sich durch ein Business Continuity Management stärken. M it der voranschreitenden Digitalisierung wächst die Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger: Dienstleistungen der Verwaltung sollen nutzerfreundlich, digital und möglichst ohne Wartezeiten erbracht werden. Nahezu jeder bür­ gernahe digitale Service erfordert ein komplexes Zusammenspiel zwi­ schen unterschiedlichen Software­ Schnittstellen, Datenbanken und Dienstleistern. Ein Cyber­Angriff auf eine solche gewachsene, kom­ plexe Struktur hat oftmals ungeahn­ te Folgen. Die Realität zeigt auch, dass eine Rückkehr zum Zustand vor dem Cyber­Angriff fast unmög­ lich ist: Essenzielle Datenbanken müssen rekonstruiert werden, im Darknet veröffentlichte Daten sind nicht mehr zurückzuholen und Fristen etwa von Bußgeldverfahren können nicht eingehalten werden. Doch Bürgerinnen und Bürger sowie lokale Unternehmen sind da­ rauf angewiesen, dass die Kommune nach einem Cyber­Angriff schnell wieder arbeitsfähig ist. Die Frage ist daher nicht, ob bei einem Cyber­ Angriff Schäden entstehen, sondern wie schnell sich eine Kommune erholt und die Wiederaufbauphase beginnen kann. Diese Fähigkeit, die organisatorische Resilienz, lässt sich mit einer der wichtigsten Maßnah­ men des Cyber­ S i c h e r h e i t s ­ managements erhöhen. Diese erfordert die Mitarbeit und das Mitdenken u n t e r s c h i e d ­ l i c h e r F a c h ­ g r u p p e n u n d Beschäftigter und liegt in der Verantwortung der Leitung: das Business Continuity Management (BCM). Business Continuity Manage­ ment bezeichnet die Entwicklung und das Einüben von Plänen und Abläufen, welche bei einer Störung des Normalbetriebs greifen. Ziel ist es, den normalen Betrieb nicht oder zumindest nicht für lange Zeit zu unterbrechen oder rasch einen Not­ betrieb realisieren zu können. Das BCM muss sich mit den Kommunen und deren Infrastruktur, Personal­ stärke, Arbeitsweise, Fachverfah­ ren und gebotenen bürgernahen Dienstleistungen entwickeln. Es ist daher immer wieder zu prüfen, zu üben und anzupassen. Das Business Continuity Ma­ nagement ist in der Norm ISO 22301:2019 definiert. Zur Un­ terstützung bei der Erarbeitung Nach einer Cyber­Attacke schnell wieder arbeitsfähig werden. eines BCM stellt das Bundesamt für Sicherheit in der Informations­ technik (BSI) den Standard 200­4 und Hilfsmittel wie beispielsweise Formatvorlagen zur Verfügung. Anders als sein Vorgänger ist der neue BSI­Standard 200­4 in Stufen aufgebaut. Selbstverständlich sollen BCM und Notfallplan nicht zum Selbstzweck werden, sondern im Notfall hilfreich sein. Eine umfas­ sende Leitlinie, die nicht geübt und auf Tauglichkeit geprüft wurde, ist im schlimmsten Fall nur ein Haufen nutzloses Papier. Gemeinsam mit IT­Dienstleister ekom21 bietet das Land Hessen seinen Kommunen im Hessischen Cyberabwehrausbildungszentrum Land/Kommunen (HECAAZ L/K) kostenlose Schulungen zum Thema BCM an. Fast alle hessischen Kom­ munen nehmen dieses Angebot des Innenministeriums wahr. 28 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Kita-Lösungen Ganzheitlicher Ansatz Michael Zinnäcker Wollen Kommunen die Kitaplatzvergabe und -verwaltung erfolgreich digitalisieren, sollten sie darauf achten, dass alle Prozesse nahtlos ineinander greifen. Erst dann entstehen Vor- teile. Eine ganzheitliche Lösung bietet das Unternehmen Little Bird. V iele Kommunen kennen das: Bei der über Jahre ge­ wachsenen IT­Infrastruktur fehlen Funktionen und Schnitt­ stellen, die eine effiziente und fachübergreifende Zusammenar­ beit gewährleisten. Die Folgen: Dokumente müssen weiterhin ausgedruckt und Daten manuell gepflegt werden. Kommunale Auf­ gaben gestalten sich kompliziert. Die Effizienz und Stimmung bei den Verwaltungsangestellten sowie Bürgerinnen und Bürgern leiden. Neue IT­Projekte wie die Digitali­ sierung der Kitaplatzvergabe und ­verwaltung sollten also weitere In­ sellösungen vermeiden. Komplexe­ re kommunale Prozesse lassen sich nur erfolgreich digitalisieren, wenn dies ganzheitlich und umfassend geschieht – insbesondere, wenn sie Antrags­ und Fachverfahren zu­ sammenführen sollen und externe Akteure beteiligt sind. Kommunen sollten von Anfang an alle Abläufe, Anforderungen und Beteiligten im Blick behalten – von der Kitaplatzsuche der Eltern über die Anmeldung und Platzvergabe bis hin zur alltäglichen Organisation und Planung. Ein Unternehmen, das sich seit dem Jahr 2009 auf die ganzheitliche Digitalisierung dieser Aufgaben spezialisiert hat, ist Little Bird. Gut 350 Städte, Gemeinden und Landkreise in ganz Deutschland setzen heute auf dessen Lösung. Die Federführung bei der Digi­ talisierung der Kitaplatzvergabe und ­verwaltung liegt in der Regel bei der Kommune. Hier laufen die Fäden zusammen. „Es ist wichtig, frühzeitig mit allen Beteiligten zu sprechen und sie für eine ganzheit­ liche Digitalisierung zu gewinnen“, sagt Anke Odrig. Sie hat Little Bird gegründet, weil sie als Mutter erfahren musste, wie kompliziert der Weg zu einem Betreuungsplatz für das eigene Kind sein kann. Und obwohl die Digitalisierung hier viel Erleichterung bringt, berücksichti­ gen Kommunen die Interessen der Eltern oft nicht ausreichend. Das kann dazu führen, dass zwar eine digitale Option zur Verfügung steht, sie aber in der Praxis kaum genutzt wird – etwa, weil sie nicht attraktiv gestaltet wurde oder einfach zu kompliziert ist. Kommunen, die halbherzig digitalisieren – also zum Beispiel nur ein PDF zum Herunter­ laden bereitstellen –, frustrieren die Eltern zusätzlich. Bei ganzheitlichen Lösungen wie der von Little Bird ist ein el­ ternfreundliches Portal zentraler Bestandteil der Digitalisierung. Hier können Eltern unter anderem angeben, welche Betreuungsart sie wünschen, welche Öffnungszeiten für sie wichtig sind oder welches pädagogische Konzept sie bevorzu­ gen. Die Suchergebnisse werden als Liste und auf einer Karte angezeigt. Passende Angebote lassen sich auf eine Merkliste setzen und direkt online anfragen. Einzige Vorausset­ zung ist die einmalige Registrierung für das Portal. Bei Little Bird ist die Anmeldung zudem über Bür­ gerkonten wie die BayernID oder OpenR@thaus möglich. In der Regel erfolgen in Kommunen, die Little Bird nutzen, über 90 Prozent der Kita­Anmeldungen über das Elternportal. Entsprechend groß ist die Entlastung der Verwaltung. Die Daten aus dem Elternportal werden automatisch in die digitale Verwaltungslösung von Little Bird überführt. Technisch sind beide Anwendungen aus Sicherheits­ und Datenschutzgründen strikt vonei­ nander getrennt. Alle Vorgaben der Datenschutz­Grundverordnung (DSGVO) werden erfüllt. Eine Besonderheit bei Little Bird: Kom­ mune, Träger und Kita­Leitungen arbeiten mit der gleichen Anwen­ dung. Dieses Konzept sichert ein Höchstmaß an Aktualität und Datenintegrität. Little Bird bietet darüber hinaus zahlreiche Mo­ dule, mit denen Kommunen ihre Lösung bedarfsgerecht erweitern 30 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Kita-Lösungen Mit OZG Prozesse optimieren M. Warnecke Dass die OZG-Umsetzung nicht zwingend kompliziert sein muss, zeigt das Beispiel der Kitaplatzvergabe: Zahlreiche Kommunen konnten sie bis zum Ende des Jahres 2022 und damit fristgerecht digitalisieren. D i e d i g i t a l e K i t a p l a t z - vergabe zeigt, dass die Vorgaben des Onlinezu- gangsgesetzes (OZG) durchaus zu erfüllen sind. So setzen Kommunen seit bald zehn Jahren NOLIS | Kita- Platz für die Online-Anmeldung und die trägerübergreifende, me- dienbruchfreie Kitaplatzvergabe ein. Ziel der Kommunen ist es aber nicht, nur gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Vielmehr sollen Prozesse für Verwaltung, Kitas und Träger optimiert sowie die Suche nach ei- nem passenden Betreuungsplatz für Eltern möglichst einfach gestaltet werden. Seit vielen Jahren ist das Fach- verfahren bei Kommunen unter- schiedlicher Größe in verschiede- nen Bundesländern im Einsatz. Die Software ist so flexibel, wie die Anforderungen der Kunden vielfältig sind. „Jede Einführungs- phase beginnt zunächst mit einer Bestandsaufnahme: Wie sieht der bisherige Vergabeprozess aus und wie soll er künftig ablaufen?“, erklärt David Jauch, Leiter Projekt- management und Kundensupport bei Nolis. Auf dieser Basis werden die grundlegenden Weichen für die Nutzung der Software gestellt. So wird zum Beispiel die Frage, wer die Betreuungsplätze final Samtgemeinde Mittelweser hat die Kitaplatzvergabe in drei Monaten digitalisiert. Bild vergrößern zuweist, seitens der Verantwort- lichen ganz unterschiedlich be- antwortet: Während in manchen Kommunen alle Beteiligten zu einer gemeinsamen Vergaberunde zusammenkommen, liegt die Ver- antwortung für die Platzvergabe andernorts ausschließlich bei der Kommunalverwaltung. Und auch die selbstständige Vergabe durch die Kita-Leitungen wird vielerorts praktiziert. „Für all diese Vergabe- prozesse kann NOLIS | Kita-Platz eingesetzt werden, und das ohne aufwendige Programmierung oder komplizierte Konfigurationen“, sagt David Jauch. Doch auch Gemeinsamkeiten sind bei den Kommunen zu finden: Mehr Transparenz, eine optimierte trä- gerübergreifende Zusammenarbeit und die Vermeidung von doppelten Platzvergaben sind übliche Zielset- zungen. Die Bereitstellung eines zentralen Anmeldeformulars für sämtliche Einrichtungen einer Kom- mune sowie eine zentrale Warteliste in der Software, auf die alle Beteilig- ten überall und jederzeit zugreifen können, erfüllt diese Anforderun- gen. Ein umfassendes Rollen- und Rechte-Management gewährleistet dabei den Datenschutz. „Hier zeigt sich der Unterschied zwischen einem zentralen, träger- übergreifenden Vergabeprozess und einem einfachen, digitalen Anmeldeformular, das letztlich nur an alle beteiligten Einrichtungen weitergeleitet wird. Die Anforde- rungen des OZG sind mit Letzterem zwar erfüllt – Eltern können ihre Kinder online anmelden –, doch der anschließende Prozess bleibt 32 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Verkehrswesen Offene Fragen bleiben Andreas Günther i-Kfz gilt vielen Experten bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes als Erfolgsprojekt – auch wenn die Nutzerzahlen bislang hinter den Erwartungen zurückblieben. Vor dem In- krafttreten der Stufe 4 im i-Kfz-Projekt gibt es jedoch einige offene Fragen. D as Projekt i­Kfz (internet­ basierte Kraftfahrzeug­ zulassung) des Bundes­ ministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV) gilt nicht wenigen Experten im E­Government­Um­ feld als eines der, wenn nicht sogar als das Leuchtturmprojekt bei der Umsetzung des Onlinezugangsge­ setzes (OZG). Bereits seit dem Jahr 2015 wird an der stufenweisen Umsetzung der Online­Geschäftsprozesse zur Zulassung sowie zur Außerbetrieb­ setzung von Kraftfahrzeugen gear­ beitet. Dabei sollte ab Herbst 2019 mit der dritten Projektstufe der Durchbruch bei der Nutzung der i­Kfz­Online­Dienste erzielt wer­ den. Diese dritte Stufe ermöglichte es erstmals, den vollständigen An­ tragsprozess für ein Kraftfahrzeug – von der Erstzulassung bis zur endgültigen Außerbetriebsetzung – vollständig online abzubilden. Al­ lerdings blieben die Nutzungszah­ len aus vielfältigen Gründen hinter den Erwartungen zurück. Erst die pandemiebedingten Ausnahmege­ nehmigungen in einigen Bundes­ ländern, so etwa der Verzicht auf die Pflicht­Identifizierung mittels eID oder die Integration von Elek­ trofahrzeugen in die i­Kfz­Prozesse, konnten die Akzeptanz und das Nutzungspotenzial zumindest bei i­Kfz: Wirkbetrieb der Stufe 4 aus politischen Gründen auf den Herbst verschoben. einer Reihe von Kfz­Zulassungs­ behörden auf ein Niveau bringen, welches die bislang für die i­Kfz­ Portale getätigten Aufwände und Investitionen zumindest teilweise rechtfertigen konnte. Bereits Ende des Jahres 2020 wurden vom Bund Planungen be­ kannt, welche die Umsetzung der Stufe 4 im i­Kfz­Projekt beinhalten, die in den vergangenen zwei Jahren stetig konkretisiert wurden. Diese umfassen unter anderem: • Eine Erweiterung des Vertrau­ ensniveaus bei der Nutzung der Online­Geschäftsprozesse auf substanziell, verbunden mit zusätzlichen Möglichkeiten zur sicheren sowie eIDAS­konformen Identifizierung der Antragsteller (Nutzerkonto Bund sowie Unter­ nehmenskonto Bund unter Nut­ zung von ELSTER­Zertifikaten). • Nutzungsmöglichkeiten der i­Kfz­Prozesse durch juristische Personen wie Firmen oder Selbst­ ständige. • Die vollautomatisierte Antragsbe­ arbeitung als Regelfall, das heißt, die Anträge werden softwarege­ stützt bereits während des On­ line­Prozesses zur Entscheidung gebracht. • Die sofortige Inbetriebnahme eines Kraftfahrzeugs direkt nach dem erfolgreichen Abschluss eines Online­Zulassungspro­ zesses. Das ermöglicht ein sofor­ tiges Losfahren unter Nutzung eines temporären Zulassungsbe­ scheids, wobei für einen auf ma­ ximal zehn Werktage befristeten Zeitraum auch auf das Anbringen von Plaketten auf den Kfz­Kenn­ zeichen verzichtet werden kann. • Eine Tageszulassung, bei der die Erstzulassung sowie die Außer­ 34 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Personalwesen Rechtssicher und digital Franz Schlickum Mit der Lösung eGovPraxis Personal lassen sich bei der Digitalisierung des Personalamts Entscheidungen schnell und rechtssicher treffen. P ersonalämter sehen sich mit einer immer größeren Anzahl von gesetzlichen Neure­ gelungen konfrontiert. Gleichzeitig müssen sie Gleichbehandlung und Rechtssicherheit bei allen Perso­ nalangelegenheiten gewährleisten. Hierbei unterstützt die Lösung eGovPraxis Personal: Sie stellt pra­ xisorientierte, allgemeine und lokale Rechtsinformationen zentral gebün­ delt bereit. Dadurch verhilft sie den Sachbearbeitenden im gesamten Aufgabenspek trum zu einem intui­ tiven Workflow. Nach der erfolgreichen Marktein­ führung von eGovPraxis Personal für die Kommunen in Nordrhein­ Westfalen steht das Angebot nun auch in allen anderen Bundeslän­ dern zur Verfügung. Für die positive Marktakzeptanz steht die Koopera­ tion mit den Unternehmen Picture und Flowmium. Picture liefert mit Kasaia eine Software­Lösung für die Stellen­ und Dienstpostenbewer­ tung, Flowmium bietet eine für die öffentliche Verwaltung optimierte Online­Anwendung für die Erstel­ lung von Dienst­ und Arbeitszeug­ nissen. „eGovPraxis Personal stellt Sachbearbeitenden sowie Füh­ rungskräften in den Personal­ und Hauptämtern auf einer digitalen Plattform anwendungsorientiertes Wissen bereit, ergänzt um viele übersichtli­ che und anschauliche Beispiele, Praxistipps, Check­Listen und We­ binare“, sagt Torsten Herbert, Geschäftsführer des Kommunalen Arbeit­ geberverbands Nordrhein­Westfalen (KAV NW) und Mitherausgeber von eGovPraxis Personal. „Für die prak­ tische Personalsachbearbeitung und ihre Vorgänge bedeutet das mehr Rechtssicherheit. Außerdem lassen sich benötigte rechtliche Informati­ onen an der passenden Stelle im Ar­ beitsablauf schneller auffinden und verarbeiten.“ Für die tarifrechtlichen Inhalte ist als weiterer Herausgeber Professor Kai Litschen, Dekan der Brunswick European Law School an der Ostfalia Hochschule (BELS), verantwortlich. Die beamtenrechtli­ chen Inhalte verantwortet Carsten Tegethoff, Richter am Bundesver­ waltungsgericht. Die Herausgeber und das Autoren­ Team pflegen einen engen Bezug zu Verwaltung, Lehre und Rechtspre­ chung. Dadurch sind Praxisausrich­ tung, Aktualität der Inhalte und Mehrwerte für die tägliche Arbeit unmittelbar gewährleistet. Das bestätigt auch Jutta Kleegräfe, Fach­ dienstleiterin Personal bei der Stadt Lippstadt: „Mit dem Einsatz von eGovPraxis Personal verbessern und eGovPraxis Personal stellt Rechtsinformationen zentral bereit. beschleunigen wir die Bearbeitung unserer Aufgaben im Personalamt – sowohl für die Tarifbeschäftigten als auch die Beamten. Besonders schät­ zen meine Mitarbeitenden und ich die an der täglichen Sachbearbeitung orientierte Aufbereitung der Inhalte, die bei rechtlichen Fragestellungen schnell und rechtssicher zu den passenden Antworten führt. Auch für weitergehende Recherchen und Analysen stellt eGovPraxis Personal alle relevanten Inhalte und Quellen bereit.“ Gemeinsam mit den Kunden werden weitere Potenziale der Qua­ litäts­ und Produktivitätssteigerung durch die Digitalisierung interner Prozesse im Personalamt adressiert, so etwa die Integration mit den Personalaktensystemen, um für den Einzelfall relevante Informationen in eGovPraxis Personal direkt der jeweiligen Personalakte zuordnen zu können. Franz Schlickum ist Senior Product Manager eGovPraxis bei der Wolters Kluwer Deutschland GmbH. 36 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Heidelberg Mit Lumi in die Zukunft Sascha Balduf Bei ihren Dienstleistungen achtet die Stadt Heidelberg auf Bürgernähe. Im Jahr 2022 sind mit dem virtuellen Bürgeramt und der künstlichen Assistenz Lumi zwei prominente Bei- spiele für eine umkomplizierte Abwicklung von Online-Services an den Start gegangen. B ürgernah, unkompliziert und effektiv – nach dieser Devise arbeitet die Stadt Heidelberg stetig am Ausbau ihres Dienstleistungsangebots. Zwei Pro- jekte stachen 2022 dabei besonders hervor: das virtuelle Bürgeramt und die künstliche Intelligenz (KI) Lumi. Als kleine Rathäuser vor Ort bieten die Heidelberger Bürgerämter der Bevölkerung ei- nen umfassenden, persönlichen Service. Was die Stadt am Neckar 1992 als weltweites Leuchtturm- projekt startete, hat inzwischen Schule gemacht. Heute bietet die Technik neue Möglichkeiten, den Bürgerservice weiter zu verbessern und näher an die Stadtgesellschaft zu bringen. In der jüngsten Außen- stelle der Heidelberger Stadtver- waltung, dem Bürgeramt Virtuell, ist sogar das persönliche Gespräch mit einem Sachbearbeiter oder einer Sachbearbeiterin möglich, ohne sich auf den Weg ins Amt zu machen. Einzige Voraussetzung ist ein internetfähiges Endgerät mit Kamera und Mikrofon. Termine können unter termin.heidelberg.de gebucht werden. O b e r b ü r g e r m e i s t e r E c k a r t Würzner sagt: „Die Digitalisierung kann uns dabei helfen, unsere Dienstleistungen passgenau auf die individuellen Anliegen der Bürge- rinnen und Bürger z u z u s c h n e i d e n . Dazu gehört auch die unkomplizierte Erreichbarkeit un- serer Bürgerämter per Video-Call. Was für den einen ein bequemer Weg ist, seine Anliegen zu klären, bedeutet für den nächsten einen wichtigen Schritt zur gesellschaftli- chen Teilhabe. Ge- meinsam mit vielen Partnerinnen und Partnern treiben wir die Ent- wicklung zur digitalen Stadt aktiv voran. Dabei ist es uns besonders wichtig, alle Bürgerinnen und Bür- ger auf diesem Weg mitzunehmen.“ Zu den Leistungen des virtuellen Bürgeramts zählen An- und Um- meldungen bei einem Wohnungs- wechsel sowie Abmeldungen bei einem Umzug ins Ausland. Zudem können Melde- und Aufenthalts- bescheinigungen beantragt sowie Auskünfte aus dem Einwohner- melderegister eingeholt werden. Ebenso lassen sich Führungszeug- nisse online ausstellen. Wer einen Heidelberg-Pass/Heidelberg-Pass+ oder Landesfamilienpass beantra- gen möchte, kann dies ebenfalls vir- tuell tun und bekommt den Pass im Galerie betrachten Vom Modell zur virtuellen KI-Assistenz: Lumi.* Anschluss an das Gespräch per Post zugeschickt. Auch Bewohnerpark- ausweise oder Schwerbehinderten- parkausweise erhalten Bürgerinnen und Bürger künftig unkompliziert im Bürgeramt Virtuell. An seine Grenzen stößt das Bür- geramt Virtuell derzeit noch, wenn Fingerabdrücke gescannt werden müssen, etwa beim Antrag auf einen Reisepass. „Entsprechende Lesegeräte für Fingerabdrücke ha- ben die allerwenigsten zu Hause, weshalb wir diesen Teil unserer Dienstleistungen noch nicht digital anbieten können“, erklärt Bernd Köster, Leiter des Bürger- und * v. l. : Heidelbergs Oberbürgermeister Eckart Würzner; Jonas Andrulis, CEO und Gründer von Aleph Alpha 38 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Altentreptow Zentrale Verteilplattform Stefan Radicke Die Stadt Altentreptow setzt bei der digitalen Aktenführung auf die Lösung CC ECM des Software-Entwicklers CC e-gov. A ls geschäftsführende Ge­ meinde des Amtes Trep­ tower Tollensewinkel verwaltet die Stadt Altentreptow 20 Gemeinden im Amtsbereich. Bereits im Jahr 2015 hat sie sich für die digitale Aktenführung ent­ schieden und den Markt nach ent­ sprechenden Anbietern sondiert. Schnell war klar, dass für sie das Produkt CC­DMS des Software­ Entwicklers CC e­gov die beste Lö­ sung darstellt. Nach sieben Jahren im Einsatz ist das Nachfolgepro­ dukt CC ECM zentraler Bestandteil der digitalen Verwaltungsarbeit im Amt Altentreptow. Gerade die E­Aktenführung spart viele Res­ sourcen. Bei Bedarf werden alte Papierakten digitalisiert und den Sachverhalten zugeordnet. Eines der ersten Projekte mit dem Dokumenten­Management­System (DMS) war die Digitalisierung des Posteingangs. Die zentral gescann­ ten Poststücke, die den Vorgesetzten oder jeweiligen Sachbearbeitenden zugeordnet wurden, erleichterten damals und heute die Arbeit. Ein weiterer großer Vorteil der digitalen Post ist, dass dadurch ein Posteingangsarchiv entsteht. So lässt sich jederzeit auf Kopien aller Posteingangsstücke zugreifen. Der digitale Posteingang legte als nächs­ ten logischen Schritt nahe, das Anordnungswesen zu digitalisieren. Über das DMS als zentraler Verteil­ plattform ordnen die Mitarbeiter die Rechnungen an. Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, werden die Rechnungen und die entspre­ chenden Anordnungen automati­ siert digital in das Kassenarchiv im Enterprise Content Management (ECM) abgelegt. Damit kann seit dem Jahr 2016 auf fast alle Rech­ nungen und Anordnungen digital zugegriffen werden. Ein digitales Vertragsarchiv gab es in der Altentreptower Verwaltung schon vor der Einführung des DMS. Die Dokumente ließen sich migrie­ ren und sind jetzt zentral auf einer einheitlichen Plattform verfügbar. Anfang des vergangenen Jahres wurde das Projekt des Qualitätsma­ nagements im Bereich der dezentra­ len Vergaben ausgerollt. Nach dem Update zur Rechtevergabe läuft es seit März 2022 im Echtbetrieb sehr erfolgreich und zufriedenstellend. Die Kombination aus digitaler Akte und Aufgaben­Management sollte die Qualität im Verfahren steigern. Das hat gut funktioniert, und vor den Kontrollen der Verga­ beverfahren konnten einige Fehler vermieden werden. In diese Prozes­ se sind bis zu sechs Mitarbeiter in verschiedenen Stufen involviert. Sie können nun schnell und effizient Amt Treptower Tollensewinkel arbeitet mit E­Akte. auf die digitalen Dokumente zu­ greifen. Mittels Workflows ist alles optimiert und dank der SignPads laufen einige Prozesse schon ohne Medienbrüche ab. Das CC­ECM hilft der Stadt Al­ tentreptow, die stetig steigenden Anforderungen des Verwaltungs­ alltags zu bewältigen. Um neue Aufgaben angehen zu können, müssen die bisherigen so effizient wie möglich erledigt werden. Ohne ein modernes DMS und die damit verbundene Digitalisierung der Prozesse ist das kaum möglich. Die Vorteile der digitalen Aktenführung sind für die Mitarbeiter gerade in Zeiten der Corona­Pandemie und der zunehmenden Bedeutung von Homeoffice offensichtlich. Stefan Radicke ist Fachgebietsleiter IT bei der Stadt Altentreptow. 40 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

E-Payment Bezahlprozesse steuern David Reise Mit der Einführung von E-Payment müssen Kommunen auch neue Organisationsstrukturen schaffen, um einen Wildwuchs von Online-Bezahlprozessen zu vermeiden. In Frankfurt am Main wurde der Serviceowner Zahlungsservice als Steuerungsinstrument implementiert. N icht zuletzt durch die Umsetzung des Onlinezugangsge­ setzes (OZG) sind Verwal­ tungen immer mehr damit konfrontiert, elektronische Zahlungsmöglichkeiten anzu­ bieten. Denn zum Abschluss eines ordnungsgemäßen Online­Prozesses gehört auch der Online­Bezahlprozess. Dabei kommt dem Einsatz von E­Payment­Lösungen eine besondere Bedeutung zu. Um den geänderten Bu­ chungsanforderungen im Sinne einer Win­win­Situation gerecht zu werden, müssen Verwal­ tungen neue Organisationsstruk­ turen schaffen. Der Sicherstellung einheitlicher Standards, der An­ bindung von (Vor­)Systemen und der ordnungsgemäßen Verbuchung kommt hierbei besondere Bedeu­ tung zu. Die Stadt Frankfurt am Main hat bereits Anfang 2019 erste Online­ Bezahlprozesse eingeführt. Bei der Vielzahl von Anbietern in diesem Bereich wurde sich im weiteren Roll­out darauf verständigt, ledig­ lich die Bezahlverfahren Giropay, Paydirekt, Kreditkarte (VISA, Mas­ tercard) und PayPal anzubieten. Internationale Zahlungsmedien mit Sitz außerhalb der europäischen Kommunen ist dies oft nicht bekannt. Auch die komple­ xen Testungen und Einbin­ dungen durch die jeweiligen Fachkräfte der IT werden zu­ weilen vergessen. Dies bedarf einer zentralen Koordination und Genehmigungsstruktur – auch, um die IT­Sicherheit zu gewährleisten und einen Wildwuchs von ungeteste­ ten Zahlungsströmen in den Online­Bezahlprozessen zu vermeiden. Online­Bezahlprozesse richtig organisieren. Union wurden wegen Bedenken im Bereich des Datenschutzes von vornherein ausgeschlossen. Die Anbindung von elektro­ nischen Bezahlprozessen und insbesondere IT­gestützter Online­ Bezahlprozesse sollte immer im Einvernehmen mit der Kasse der jeweiligen Kommune erfolgen. Nur so ist sichergestellt, dass alle sicher­ heitsrelevanten Merkmale einge­ halten werden können. In Hessen ist die Sonderrolle des Kassenver­ waltenden gemäß § 110 HGO zu berücksichtigen. Die Anbindung von Software, welche Zahlungen verarbeitet, ohne die Einbindung des Kassenverwaltenden ist dem­ nach rechtswidrig. Gerade den jeweiligen Fachbereichen großer Der Nutzen von E­Payment liegt vor allem in den verschlank­ ten Prozessen, welche durch die relativ geringen Kosten pro Trans­ aktion aufgewogen werden. Bei der Betrachtung des klassischen Prozesses der Vereinnahmung von Forderungen der Kommune steht zunächst die Leistungserbringung im Fokus, gefolgt vom Versand ei­ ner Rechnung oder eines Bescheids auf Papier. Sollten die Kunden nicht zahlen, stehen im nächsten Schritt aufwendige Mahn­ und Vollstre­ ckungskosten an. Diese binden eine Vielzahl von Ressourcen, ins­ besondere in personeller Hinsicht. E­Payment ermöglicht es hingegen, die Erbringung einer Leistung an die sofortige Zahlung zu knüpfen und damit den Prozess erheblich zu verschlanken. Bei einer solchen 42 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Studie Hürden nehmen Sebastian Plog Der elektronische Zahlungsverkehr ist unabdingbar für moderne Bürgerservices. Die Stu- die E-Payment und kommunales Finanz-Management hat die Hürden bei der Umsetzung ermittelt. Mit der passenden Lösung lassen sich diese überwinden. I m Zuge der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) werden immer mehr Kontakte zwischen Behörden und Bevölke­ rung langfristig von elektronischen Bezahlfunktionen begleitet wer­ den. E­Payment bleibt deshalb ein wesentlicher Bestandteil jeder um­ fassend durchdachten Digitalisie­ rungsstrategie – und das unabhän­ gig davon, ob in den Verwaltungen die geforderten OZG­Leistungen fristgerecht umgesetzt werden können oder nicht. Wie die Stu­ die „E­Payment und kommunales Finanz­Management“ ermittelt hat, bieten 81 Prozent der befragten Ver­ waltungen für mindestens eine Ver­ waltungsleistung die elektronische Bezahlung an – bei vielen ist die Anzahl an elektronisch bezahlbaren Bürgerdiensten somit noch ausbau­ fähig. Die Untersuchung wurde im Juli 2022 vom Kompetenzzentrum Öffentliche Wirtschaft, Infrastruk­ tur und Daseinsvorsorge (KOWID) durchgeführt und von S­Public Services, Visa und dem Deut­ schen Städte­ und Gemeindebund (DStGB) herausgegeben. Während die Bedeutung des E­Payment weiter steigt, weisen die für die Studie befragten Verwaltun­ gen auf verschiedene Hürden bei der Umsetzung des elektronischen Zahlungsverkehrs hin. E­Payment­ Lösungen schnell und einfach in bestehende Systeme zu integrieren, scheitert demnach oft schon an grundlegenden Voraussetzungen. Neben dem Zeit­ und Kostenauf­ wand bei der Integration erschwe­ ren laut den Befragten beispielswei­ se unterschiedliche Schnittstellen innerhalb der Fachverfahren die Realisierung. An eine unkomplizier­ te Einbindung ist da meist nicht zu denken. Unsicherheit herrscht in einigen Verwaltungen außerdem hinsichtlich der Datenschutzthe­ matik. Die Befragten kritisierten hierbei vor allem die hauseigenen Datenschutzabteilungen, die po­ tenzielle Risiken vermeiden wollen und deshalb nicht ins Handeln kommen. Eine fehlende Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und Über­ forderung in Bezug auf die Anfor­ derungen sowie langsame Prozesse beeinträchtigen die Einbindung von E­Payment­Lösungen zusätzlich. All diese Aspekte können jedoch umgangen oder stark minimiert werden. Es braucht dafür eine umfassende E­Payment­Lösung, die sich unkompliziert in die ei­ genen Systeme eingliedern lässt und Prozesse automatisiert. Das Produkt pmPayment aus dem Hause GovConnect etwa lässt sich problemlos datenschutzkonform und sicher in die verschiedenen Fachverfahren einbinden und kann damit gleichzeitig in einer Vielzahl von Kontexten – von der Urkunden­ beantragung bis hin zur Meldere­ gisterauskunft – eingesetzt werden. Zeitgemäße Bezahlung ermöglichen. Bislang wenig beachtet, aber entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von E­Payment­Lösungen ist die Auswahl der Bezahloptionen für die Endnutzenden. Je weniger Bezahloptionen die Verwaltungen den Bürgerinnen und Bürgern anbieten, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ihnen kein passender Dienst für die Zah­ lungsabwicklung zur Verfügung steht. Bezahlprozesse werden in der Folge abgebrochen. Um die Akzeptanz in der Bevölkerung zu sichern, sollten deshalb möglichst viele der zentralen Bezahldienste angeboten werden. Mit pmPayment lassen sich Gebühren über alle gängigen Bezahlarten wie PayPal, 44 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Kassenrecht Neue Regeln Tobias Krumnow Zahlreiche Leistungen von Kommunen und kommunalen Einrichtungen werden ab 2025 der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, viele Verwaltungen bereiten sich bereits darauf vor. Darü- ber hinaus mussten im Kassenrecht neue Regelungen der Unfallkassen umgesetzt werden. haben aber bereits das vergangene Jahr genutzt, um ihre Kassen für das neue Umsatzsteuerrecht zu ertüchtigen – so auch viele Kunden des Unternehmens EDV Ermtraud, Anbieter der Kassenlösung Top­ Cash. I m vergangenen Jahr standen nicht nur diverse Digitalthe­ men, wie die Digitalisierung von Datenübermittlungen im Ge­ werbewesen, das Onlinezugangs­ gesetz (OZG) oder die E­Akte im Fokus, 2022 war auch geprägt von Neuerungen im Kas­ senrecht. Auf der kom­ munalen Agenda stan­ den etwa die Ablösung von Registrierkassen oder die Einführung revisionssicherer Kas­ sensysteme. Teil dieser Projekte waren zudem das künftige Umsatz­ steuerhandling und die Optimierung von Bezahlprozessen. Überfallprävention: Kassen und Zahlstellen besser schützen. Ursprünglich soll­ ten zahlreiche Kommunen und deren Einrichtungen als juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR) schon ab Januar dieses Jahres umsatzsteuerpflichtig wer­ den. Kurz vor Weihnachten hat der Bund jedoch eine Verlängerung der Optionsregelung für das alte Umsatzsteuerrecht für zwei weite­ re Jahre beschlossen. Kommunen können also noch bis zum Jahr 2025 von der Umsatzsteuerbefreiung durch Übergangsregelungen profi­ tieren, ehe §2b Umsatzsteuergesetz (UStG) zum Tragen kommt. Viele Im Vorfeld galt es dabei, die um­ satzsteuerpflichtigen Leistungen und Produkte zu identifizieren. Dabei unterstützte EDV Ermtraud zahlreiche Anwender aktiv. Verein­ facht lässt sich zusammenfassen: Nur eine Gebühr im Sinne einer klassischen Amtshandlung ist steuerfrei. Darüber hinausgehende Leistungen sind mit Umsatzsteuer abzurechnen. Umsatzsteuerpflicht besteht beispielsweise für Sou­ venirs im Fremdenverkehrsamt, Snacks und Getränke in der Rat­ hauskantine, Bücher im Muse­ umsshop, Eintritte, Stammbücher im Standesamt, Zusatzleistungen zum amtlichen Trauakt, Urkun­ denduplikate, Feinstaubplaketten in der Zulassungsstelle, Kopien im Bürgeramt, Leistungen des Bau­ hofs, Gebühren für beschleunigte Fallbearbeitung oder die Vermietung von Räumen, Turnhallen und Stellplätzen. Im Folgenden muss­ te im Kassensystem f ü r d i e e i n z e l n e n Produkte der jeweils gültige reguläre oder ermäßigte Steuersatz hinterlegt werden. In Einzelfällen galten auch Sondersteuer­ sätze, etwa für den gemeindlichen Holzverkauf. Die Steuersatzverwaltung im Kassen­ verfahren unterstützte die TopCash­ Anwender effektiv – die Steuersätze werden zentral verwaltet, und nicht bei jedem Einzelprodukt. Sollte – wie es im Zuge der Krisenmaßnah­ men während der Corona­Pandemie der Fall war – befristet eine redu­ zierte Mehrwertsteuer gelten, oder eine Änderung zu einem Stichtag angekündigt werden, kann diese au­ tomatisiert, zeitgesteuert und ohne manuelles Eingreifen eingepflegt werden. 46 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

Interview Alles aus einer Hand Immer mehr Kommunen setzen auf die Bezahllösungen von Hess Cash Systems. Über die Vorteile berichten Harry Weisskirchen, Team-Leiter Application Management beim Wetter- aukreis, sowie Mario Exner, Sachgebietsleiter Kreiskasse im Landratsamt Kulmbach. Herr Weisskirchen, Herr Exner, auf welche Produkte der Firma Hess setzen Sie in Ihren Kreisverwaltungen? Harry Weisskirchen: Im Moment haben wir zwei Kassenautomaten von Hess im Einsatz: Seit 2011 den HESS MultiPay 300, 2015 kam der HESS MultiPay 800 hinzu. Darüber hinaus nutzen wir für bargeldlose Zahlungen aktuell rund 56 Point of Sale (POS) Terminals – sowohl das Modell Ingenico Desk/3500 für die Mitarbeiterplätze als auch das Mo­ dell Ingenico Move/5000 für mobile Anwendungen. Mario Exner: Laut meines Vor­ Vorgängers setzen wir tatsächlich seit dem Jahr 1999 auf Produkte von Hess. Damals hat die Kreisver­ waltung Kulmbach ihre komplette Bargeldabwicklung auf einen Kas­ senautomaten umgestellt. Dieser wurde 2015 schließlich vom HESS MultiPay 800 abgelöst. Um den Bürgerinnen und Bürgern auch bar­ geldlose Zahlungen zu ermöglichen, haben wir zudem das POS­Terminal Ingenico Desk/3500 im Einsatz. Warum haben Sie sich für die Bezahl- lösungen dieses Anbieters entschieden? Weisskirchen: Durch die Lösung mit integrierten Schnittstellen können wir ein Instrument nutzen, Harry Weisskirchen Mario Exner das aus einer Hand kommt. In der Vergangenheit haben wir nur die Software von Hess genutzt und un­ sere Hardware von einem anderen Anbieter bezogen. Das hat oftmals Probleme verursacht. Seitdem auch unsere Hardware aus dem Hause Hess kommt, ist unser gesamtes Bezahlsystem quasi zu einer ganz­ heitlichen Lösung zusammenge­ wachsen. Das macht uns das Leben deutlich leichter. nämlich Hard­ und Software von zwei unterschiedlichen Anbietern. Wie es Herr Weisskirchen bereits beschrieben hat, war das oftmals nicht ganz leicht, wenn Probleme auftraten. Komplett auf Produkte von Hess zu setzen und damit so­ wohl Hard­ und Software­Lösungen als auch Service­ und Provider­Leis­ tungen aus einer Hand zu beziehen, ist für uns definitiv die beste und sauberste Lösung. Exner: Die Entscheidung für Hess als Anbieter unserer Hardware ist bereits im Jahr 1999 gefallen. Über die genauen Gründe kann ich leider keine Auskunft geben, das war vor meiner Zeit. Im Jahr 2015, als wir den alten Kassenautomaten gegen den HESS MultiPay 800 getauscht haben, entschieden wir uns dazu, fortan auch die Software von Hess zu beziehen. Vor 2015 nutzten wir Welche Vorteile bieten die Bezahl- lösungen von Hess Ihrer Kommune? Weisskirchen: Ein wesentlicher Vorteil ist der Wegfall des Forde­ rungsmanagements. Die Kunden zahlen direkt vor Ort, sodass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Forderungen nicht mehr hinter­ herlaufen müssen und sich stattdes­ sen voll und ganz auf die Anliegen 48 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

IT-Guide Zahlreiche Unternehmen bieten Lösungen und Dienstleistungen für den Public Sector an. Behalten Sie den Überblick und orien- tieren Sie sich bei Ihren Investitionsentscheidungen am IT-Guide von Kommune21. Die Marktübersicht finden Sie auch im Internet unter www.kommune21.de. • E-Government .......................................................................... 50 • CMS | Portale / Spezial-Software ................................................ 51 • Finanzwesen / Schul-IT / E-Procurement .................................. 52 • Geodaten-Management / Dokumenten-Management .............. 53 • E-Formulare / Personalwesen / RIS | Sitzungsmanagement / IT-Infrastruktur / IT-Security ...................................................... 54 • Breitband / Consulting / E-Partizipation / Komplettlösungen ................................................................ 55-57 Anzeige 0 - D 0 - D 0 - D 0 - D 2 - D 4 - D 7 - D 7 - D 8 - D FORMCYCLE ist ein Produkt der XIMA MEDIA GmbH Ansprechpartner: Sascha Weber Sudhausweg 9 D-01099 Dresden E-Mail: Internet: kontakt@formcycle.de formcycle.eu t n FORMCYCLE ist eine Low-Code-Digitalisierungsplattform, eine e m echte All-in-One Lösung, egal ob in der Cloud oder On Premises. n r Einfach und unkompliziert per Drag&Drop, digitale Formulare e v erstellen, Daten weiterverarbeiten, Workflows konfigurieren o G und Ihre Prozesse ohne Programmierung schnell automatisieren. 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KG Ansprechpartnerin: Petra Waldmüller-Schantz Hochschulring 4 D-28359 Bremen Telefon: Telefax: E-Mail: Internet: +49 (0) 421 / 204 95-0 +49 (0) 421 / 204 95-11 kontakt@governikus.de www.governikus.de ITEBO GmbH Dielingerstraße 39/40 D-49074 Osnabrück Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 541 / 9631-0 +49 (0) 541 / 9631-196 info@itebo.de www.itebo.de cit GmbH Ansprechpartner: Andreas Mühl Kirchheimer Straße 205 D-73265 Dettingen/Teck Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 70 21 / 95 08 58-0 +49 (0) 70 21 / 95 08 58-9 vertrieb@cit.de www.cit.de Form-Solutions GmbH Ansprechpartner: Matthias Eisenblätter Bahnhofstraße 10 D-76137 Karlsruhe Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 721 / 754055-0 +49 (0) 721 / 754055-17 info@form-solutions.de www.form-solutions.de S-Public Services GmbH Hauptstraße 27 a D-88699 Frickingen Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 7554 / 97090-00 +49 (0) 7554 / 97090-09 info@s-publicservices.de www.s-publicservices.de Der Behördenbot Govii steht für moderne Kommunikation zwischen Verwaltung und Kunden. Er bedient sich bestehender Datenbestände und beantwortet Fragen zu behördlichen The- men, wie z.B. Personalausweis beantragen, Auto ummelden etc. Govii ergänzt Portale, Bürgerservice und Servicecenter. Govii ist modular aufgebaut und nutzt verfügbare (XÖV) Standards. TSA ist Ihr Partner für Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Bund, Länder, Kommunen und Dienstleister setzen auf unsere Lösungen und Know-how rund um Zustän- digkeitsfinder, Bürgerservice, Servicecenter/115, Ideen- und Beschwerdemanagement, Integration von Verwaltungsdaten, 115-Datenbereitstellung und OZG-Umsetzung. Die brain-SCC GmbH verfügt über umfassende Kompetenzen bei der Entwicklung und Betreuung von Portallösungen der öffentlichen Hand. Gestalten Sie Ihr Verwaltungs- und Geopor- tal mit dem leicht bedienbaren Content-Management-System brain-GeoCMS®, individuellem Design und zahlreichen Service- modulen zur OZG-Umsetzung – nutzerorientiert und bürgernah. Governikus setzt sich für digitale Souveränität in einer komplex vernetzten Welt ein und sorgt für den Schutz personenbe- zogener Daten mit zukunftsweisenden IT-Lösungen. Sichere Identitäten, vertrauliche und rechtssichere Kommunikation und der Umgang mit Daten zur Authentizitäts- und Integritätssiche- rung stehen im Vordergrund. Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist Ihr Dienstleister für Kommunen und Kirchen. Wir bieten kompetente Prozess- und Organisationsberatung sowie die Vernetzung von Fachverfahren und Onlinediensten im Bürgerportal. Fundierte Basisdienste im Bereich der IT-Sicherheit, des Datenschutzes und unser ITIL konformes Rechenzentrum runden unser Portfolio ab. Die cit GmbH ist mit cit intelliForm® führender Anbieter von E-Government-Lösungen speziell in den Bereichen Virtuelles Bauamt mit dem XBau-Standard, EfA-Dienste und OZG. Die modellbasierte Entwicklungsumgebung für formularbasierte Workflows ist in vielen Bundesländern auf landes- und kom- munaler Ebene im Einsatz. Neben einem umfassenden Sortiment rechtssicherer Antrags- assistenten können im Handumdrehen eigene Webapplika- tionen mit intelligenter Verfahrenslogik selbst erstellt und medienbruchfrei in die behördliche Umgebung integriert wer- den. Bundesweit nutzen über 2.200 behördliche Kunden das Antragsmanagement 4.0. S-Public Services ist als Kompetenzcenter E-Government der Sparkassen-Finanzgruppe erster Ansprechpartner für die öffentliche Hand sowie kommunalnahen Organisationen und Unternehmen. Mit Plug’n’Play-Lösungen rund um Payment- Services helfen wir gemeinsam mit den Sparkassen vor Ort bei der digitalen Transformation unterschiedlichster Bürgerservices. 50 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

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Karsten Kraft Eintrachtstraße 95 D-45478 Mülheim-Ruhr Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 208 / 46959-60 +49 (0) 208 / 46959-70 info@KNE.de www.KNE.de AixConcept GmbH Ansprechpartner: Thomas Jordans Wallonischer Ring 37 D-52222 Stolberg Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 2402 / 38941-10 +49 (0) 2402 / 38941-30 vertrieb@aixconcept.de www.aixconcept.de SBE network solutions GmbH Ansprechpartner: Sales Team Edisonstraße 21-23 D-74076 Heilbronn Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 7131 / 89840-60 vertrieb@sbe.de www.sbe.de coTec Software. Hardware. Bildung. co.Tec GmbH Traberhofstraße 12 D-83026 Rosenheim Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 8031 / 2635-0 e-shop@cotec.de www.cotec.de Anzeige n e s e w z n a n F i T I - l u h c S Als Softwarehersteller der SAP-zertifizierten xSuite® bieten wir für öffentliche Auftraggeber eine standardisierte, SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung. Angesprochen werden die SAP-Module FI, MM, PSM und PSCD sowie der Kommunalmas- ter Finanzen. 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Mit der innovativen Softwarelösung School@min und dem leistungsstarken Betriebskonzept kann jedes Schulnetz auch stadtweit kosteneffizient gemanagt werden. Die volle Abdeckung jedes administrativen und pädagogischen Anforderungsprofils und die hohe Skalierbarkeit begeistern Anwender und Kostenträger. AixConcept liefert als Experte für Schul-IT alle Leistungen von der Bestandsaufnahme bis zur Realisierung aus einer Hand. Mehr als 3.500 Schulen vertrauen bereits auf die zuverlässigen und skalierbaren Lösungen aus Stolberg bei Aachen. Aixcon- cept sorgt dafür, dass Digitalisierung in Schulen erfolgreich ist. Mit LogoDIDACT bekommen Sie Ihre Schul-IT im Hand- umdrehen in den Griff. Der modulare Schulserver vereint kinderleichte Bedienung mit umfassenden Funktionen, die auf die Bedürfnisse moderner Schulen zugeschnitten sind. Über 3.000 Schulen vertrauen bereits auf die führende IT-Lösung für Schulnetzwerke. Von SBE network solutions. 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Ergänzend dazu: unser Partnernetzwerk mit zahlreichen EDU-Lösungen. 2 - D 2 - D 3 - D 4 - D 5 - D 7 - D 8 - D 1 - D 5 - D 7 - D DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH Ansprechpartner: Lucas Spänhoff Sickingenstraße 70 D-10553 Berlin Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 30 / 374343-810 +49 (0) 30 / 374343-822 vergabestellen@dtvp.de www.dtvp.de subreport Verlag Schawe GmbH Ansprechpartnerin: Daniela Hammami Buchforststraße 1-15 D-51101 Köln Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 221 / 985 78 -28 +49 (0) 221 / 985 78-66 daniela.hammami@subreport.de www.subreportCAMPUS.de TEK-Service AG Ansprechpartnerin: Monika Schmidt Eisenbahnstraße 10 D-79541 Lörrach Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 7621 / 914040 +49 (0) 7621 / 9140429 schmidt@tek-service.de www.tek-service.de DTVP bietet eine umfassende E-Vergabe-Lösung für Vergabe- stellen und unterstützt diese bei der elektronischen Durchfüh- rung von Vergabeverfahren. Neben einem breiten Funktions- umfang und offenen Schnittstellen liegen die Besonderheiten des Portals u.a. in der intuitiven Benutzerführung, die ohne Einführungsprojekte verständlich ist. t n e m e r u c o r P - E subreport-Kunden greifen auf 98% aller öffentlichen Aufträge zu. subreport ELViS ist seit 2001 die eVergabe-Plattform mit über 75.000 Bietern, die ohne Schulungsaufwand sofort einsetz- bar ist, anwenderfreundlich und selbsterklärend. Auf subreport CAMPUS tauschen Auftraggeber u.a. Erfahrungen aus, der Lieferantenpool vernetzt Auftraggeber und Unternehmen. TEK-Service AG ist das inhabergeführte Dienstleistungsunterneh- men für E-Einkauf. Seit 2000 arbeiten wir bundesweit für Verwal- tungen und Organisationen. Als lieferantenneutraler Dienstleister bieten wir webbasierende Technologie, umfassende Services, Helpdesk sowie branchenspezifische Beratung und Begleitung im operativen Tagesgeschäft des Einkaufs. 52 Kommune21 · 02/2023 www.kommune21.de

IT-Guide E-Formulare • Personalwesen • RIS | Sitzungsmanagement • IT-Infrastruktur • IT-Security S-Management Services GmbH Ansprechpartner: Peter Höcherl Am Wallgraben 115 70565 Stuttgart Telefon: +49 (0) 711 782 129-00 E-Mail: peter.hoecherl@s-management-services.de Internet: www.s-management-services.de Die S-Management Services GmbH ist Full-Service-Dienstleister für Formularanwendungen und bietet Kommunalverwaltungen und Landesbehörden einen breiten Katalog an Online-Formula- ren für die OZG-Umsetzung und andere E-Government-Vorha- ben. Als Tochter des Deutschen Sparkassenverlags unterstützt sie mehr als 370 Sparkassen und Landesbanken. W. Kohlhammer Deutscher Gemeindeverlag GmbH Heßbrühlstraße 69, D-70565 Stuttgart +49 (0) 711 / 78 63-73 55 Telefon: +49 (0) 711 / 78 63-84 00 Fax: dgv@kohlhammer.de E-Mail: Internet: www.kohlhammer.de NOLIS GmbH Ansprechpartner: Uwe Warnecke Celler Straße 53 D-31582 Nienburg/Weser Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 5021 / 88 77 555 +49 (0) 5021 / 88 77 599 info@nolis.de www.nolis.de CC e-gov GmbH Gotenstraße 10 D-20097 Hamburg Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 40 / 22 71 99-0 +49 (0) 40 / 22 71 99-71 info@cc-egov.de www.cc-egov.de Der Kohlhammer Formularserver KoFoS ist eine zukunfts- orientierte Lösung für das eGovernment. KoFoS erfüllte die hohen Anforderungen des Media@Komm-Projektes und stellt Ihnen damit, in Verbindung mit unseren aktuellen und rechtsicheren Formularen, eine zuverlässige technologische Lösung zur Verfügung. NOLIS | Recruiting ist eine komfortable Bewerbungsma- nagement-Lösung mit zahlreichen speziell auf die öffentliche Verwaltung abgestimmten Features. 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KG Ansprechpartner: Jan-Christopher Reuscher Kerkmannstraße 1 D-33729 Bielefeld Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 521 / 97700 0 +49 (0) 521 / 97700 99 info@sternberg24.de www.sitzungsdienst.net STERNBERG bietet mit seinem Sitzungsmanagement SD.NET, dem Gremieninfosystem SD.NET RIM und den RICH Sit- zungsApps für iOS, Android und Windows eine Lösung für die digitale Verwaltungs- und Gremienarbeit. In Politik, Wirtschaft und Bildung arbeiten Sie so plattformübergreifend, nutzen Informationen gemeinsam und optimieren zahlreiche Prozesse. 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IT-Guide Komplettlösungen 2 - D 3 - D 3 - D 3 - D 3 - D 4 - D 4 - D 4 - D 5 - D 5 - D Anzeige n e g n u s ö l t t e p m o K l Zweckverband Kommunale Daten- verarbeitung Oldenburg (KDO) Ansprechpartnerin: Tina Thüer Elsässer Straße 66, D-26121 Oldenburg Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 441 / 9714-0 +49 (0) 441 / 9714-148 info@kdo.de www.kdo.de GovConnect GmbH Jathostraße 11b, D-30163 Hannover Geschäftstelle Oldenburg Ansprechpartner: Jörn Bargfrede Nadorster Straße 228, D-26123 Oldenburg Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 441 / 97353-0 info@govconnect.de www.govconnect.de krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe Ansprechpartner: Lars Hoppmann Am Lindenhaus 19, D-32657 Lemgo Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 5261 / 252-0 +49 (0) 5261 / 252-200 info@krz.de www.krz.de ekom21 – KGRZ Hessen Ansprechpartnerin: Gabi Göpfert Carlo-Mierendorff-Straße 11 D-35398 Gießen Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 6 41 / 98 30-12 20 +49 (0) 6 41 / 98 30-20 20 ekom21@ekom21.de www.ekom21.de KID Magdeburg GmbH Ansprechpartnerin: Andrea Pape Alter Markt 15 D-39104 Magdeburg Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 391 / 2 44 64-0 +49 (0) 391 / 2 44 64-400 info@kid-magdeburg.de www.kid-magdeburg.de ab-data GmbH & Co. KG Kommunale Systemlösungen Friedrichstraße 55 D-42551 Velbert Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 2051 / 944-0 +49 (0) 2051 / 944-288 info@ab-data.de www.ab-data.de PROSOZ Herten GmbH Ewaldstr. 261 D-45699 Herten Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 23 66 / 188-0 +49 (0) 23 66 / 188-111 info@prosoz.de www.prosoz.de JCC Software Mendelstrasse 11 D-48149 Münster Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 256 / 294 539-99 info@jccsoftware.de www.jccsoftware.de Nagarro ES Ansprechpartner: Dr. Norbert Rheindorf An der Schusterinsel 3 D-51379 Leverkusen Telefon: E-Mail: Internet: +49 (0) 611 / 71189202 info@nagarro-es.com www.nagarro-es.com EDV Ermtraud GmbH Ansprechpartner: Tobias Krumnow Arienheller Str. 10 D-56598 Rheinbrohl Telefon: Fax: E-Mail: Internet: +49 (0) 2635 / 9224-0 +49 (0) 2635 / 9224-29 vertrieb@edv-ermtraud.de www.edv-ermtraud.de Als größter kommunaler IT-Dienstleister in Niedersachsen deckt die KDO das gesamte Anforderungsprofil öffentlicher IT ab: Individual- und Standard-Fachanwendungen, Hosting und zentraler Betrieb, Cloud- und E-Government-Lösungen, Datenschutz und vieles mehr. Wir sind Kompetenzzentrum für Kommunen – seit über 45 Jahren! Die GovConnect GmbH unterstützt den öffentlichen Sektor kompetent und zuverlässig bei der Verwaltungsdigitalisierung. Das Produktportfolio umfasst u. a. Lösungen aus den Bereichen Ordnungswidrigkeiten, Online-Bezahlverfahren, Datenschutz, Hund & Halter sowie einen umfassenden Modulbaukasten zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Das krz ist der bundesweit erste BSI-zertifizierte Informatik- Dienstleister für Kommunen. Als erfolgreicher Projektpartner und Integrator bietet die kommunale Einrichtung modernste Fachverfahren im kostengünstigen ASP-Betrieb für alle Kunden an und leistet seit mehr als 50 Jahren einen wesentlichen Bei- trag zu einer dienstleistungsorientierten Verwaltung. ekom21 steht für das größte BSI-zertifizierte kommunale IT- Dienstleistungsunternehmen in Hessen und für den drittgröß- ten kommunalen IT-Dienstleister in Deutschland. Mit einem umfassenden Produkt- und Dienstleistungsportfolio betreut die ekom21 über 700 Kunden mit 30.000 Anwendern und hat sich auf Komplettlösungen für den öffentlichen Dienst spezialisiert. Die KID Magdeburg GmbH ist ein Systemhaus mit kommu- nalen Gesellschaftern. Zu ihnen gehören die Landeshauptstadt Magdeburg und weitere Kommunen über die Kommunale IT-UNION eG (KITU). Die Produkte und Dienstleistungen steuern die zentralen IT-Prozesse innerhalb der öffentlichen Verwaltung sowie in Unternehmen speziell des Public Sector. ab-data ist einer der führenden Anbieter für kommunale Finanzsoftware und Systemlösungen. Als inhabergeführtes Familien unternehmen legen wir Wert auf ganzheitlich- nachhaltige Konzepte. Mit der verwaltungsweit skalierbaren IT-Plattform VOIS bieten wir die passende Strategie. Für das VOIS|Finanzwesen liefern wir exklusiv die passende Lösung. PROSOZ Herten hat sich in über 30 Jahren vom Software- hersteller für Kommunen zum Komplettlösungsanbieter in den Bereichen Soziales, Jugend sowie Bauen und Umwelt entwickelt. Mit Software- und Beratungsdienstleistungen sowie BI-Lösungen begleitet Prosoz Kommunen auf dem Weg der digitalen Transformation. Besucherströme im Rathaus optimieren? Mit dem JCC- Besucherleit- und Terminvereinbarungssystem machen Sie den ersten wichtigen Schritt. Sie reduzieren die Wartezeit, steigern die Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen und Besucher*innen und minimieren unerwünschten Begegnungskontakt in der Corona-Zeit. Jetzt kostenlose Demo anfordern. Nagarro ES ist ein führender deutscher IT-Full-Service- Provider für kritische Unternehmensapplikationen und komplexe ERP-Landschaften. Suite4Public: SAP-basierte Lösung für Städte, Landkreise und AöRs. Fit für die Zukunft mit Suite4Doppik – Abbildung des doppischen, kommunalen Finanzwesens und Suite4KA – Veranlagung von Steuern. 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Vorschau Die nächste Ausgabe (3/2023) erscheint am 28.02.2023 Register schneller modernisieren Moderne Register sind die Basis für eine vollständig digitale Abwicklung von Verwaltungsvorgängen. In einem aktuellen Positionspapier zeigt Vitako auf, wie sich die Registermodernisierung effektiver und schnel­ ler realisieren lässt. Jeder kann smart sein Das Konzept Smart City ist mittlerweile nicht mehr nur für Großstädte wie Freiburg im Breisgau oder Gütersloh handlungsleitend, sondern auch für kleinere Städte. Das zeigt beispielsweise das Vorhaben der Stadt Neu­ Isenburg. IT-Schwerpunkte im März Die Umsetzung des neuen Wohngelds stellt Kommu­ nen vor Herausforderungen. Darüber hinaus geht es um Termin­Management und eine effiziente Besu­ chersteuerung sowie Software für die Friedhofsver­ waltung. Grundsteuerreform digital meistern Aktuell werden in Deutschland 35 Millionen Grund­ stücke neu bewertet. Mithilfe digitaler Lösungen können Kommunen diese Herausforderung stemmen und eine reibungslose Veranlagung der neuen Grund­ steuer sicherstellen. Inserentenverzeichnis dieser Ausgabe AKDB .......................................... 2 beyond SSL ................................ 33 CC e-gov ..................................... 3 CSG Systems ............................. 45 DATEV ......................................... 5 GovConnect .............................. 43 Haufe-Lexware ............................ 7 K21 media ................................. 49 Kommunix ........................... 23, 25 LITTLE BIRD ............................. 60 NOLIS ....................................... 59 Optimal Systems ........................ 27 regio iT ...................................... 37 Trinuts ........................................ 31 Zweckverband KDO ................ 41 Branchenindex IT-Guide .... 50 – 57 Impressum Verlag und Herausgeber: Telefon: Fax: E-Mail: Internet: K21 media GmbH Olgastraße 7 72074 Tübingen +49 (0) 70 71 / 855 - 6770 +49 (0) 70 71 / 855 - 6773 info@k21media.de www.k21media.de Verantwortlicher Redakteur im Sinne Alexander Schaeff des Presserechts und Chefredakteur: Olgastraße 7 E-Mail: Redaktion: Verantwortlich für den Anzeigenteil: Telefon: E-Mail: 72074 Tübingen redaktion@kommune21.de Bettina Weidemann (stellv. Chefredakteurin) Verena Barth Alexandra Braun Thomas Nolte Dr. Helmut Merschmann (Freier Mitarbeiter) Sara Ott Olgastraße 7 72074 Tübingen +49 (0) 70 71 / 855-2787 s.ott@k21media.de Seit dem 1.1.2023 gilt die Preisliste Nr. 23 der Media Information 2023. Erscheinungsweise: ISSN: monatlich 1618-2901 Einzelpreis Inland: Jahresabonnement Inland: Telefon: 9,00 € (zzgl. Porto und Versand) 104,00 € (Abonnement frei Haus) +49 (0) 70 71 / 855 - 6770 Bankverbindung: Layout: Druck: Kreissparkasse Tübingen, BLZ 641 500 20 Kontonr. 155 010 tebitron gmbh, Gerlingen Druckerei Raisch GmbH & Co. KG Auchtertstraße 14 72770 Reutlingen Für unverlangt eingesandte Manuskripte, Grafiken und Bilder wird keine Haftung übernommen. Die Annahme zur Veröffentlichung muss schrift- lich erfolgen. Mit der Annahme zur Veröffentlichung überträgt der Autor dem Verlag das ausschließliche Verlagsrecht für die Zeit bis zum Ablauf des Urheberrechts. Die Zustimmung zum Abdruck und zur Veröffentlichung wird vorausgesetzt. Eingeschlossen sind insbesondere auch das Recht zur Herstellung elektronischer Versionen und zur Einspeicherung in Daten- banken sowie das Recht zu deren Vervielfältigung und Verbreitung Online oder Offline sowie das Recht zur öffentlichen Zugänglichmachung im Inter- net ohne zusätzliche Vergütung. Honorare nach Vereinbarung. Alle in dieser Zeitschrift veröffentlichten Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Die ausschließlichen urheberrechtlichen Nutzungsrechte für an- genommene und veröffentlichte Beiträge liegen bei dem Verlag. Kein Teil dieser Zeitschrift darf außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form – durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren – reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenverarbeitungsanlagen verwendbare Sprache übertragen werden oder in eine andere Sprache übersetzt werden. 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